Panoramica
Il modulo Budget è l’ultima novità nella suite di strumenti di gestione progetti di Fieldwire, pensata per offrire un metodo chiaro e strutturato per gestire gli aspetti finanziari dei progetti di costruzione. Impostando aspettative di costo e dettagliando tutte le spese necessarie, l’utilizzo del modulo Budget aiuta a mantenere il progetto sotto controllo dal punto di vista economico, dall’inizio alla fine.
Questa funzionalità consente infatti una pianificazione accurata dei costi diretti, come materiali, manodopera, attrezzature e subappaltatori, così come dei costi indiretti, come spese generali, assicurazioni e permessi.
Inoltre, offre un sistema per monitorare le spese e allinearle agli obiettivi finanziari del progetto.
Questo aiuta a evitare costi imprevisti e garantisce trasparenza per tutti gli stakeholder coinvolti.
Per ottenere questa funzionalità sul tuo account, puoi programmare una demo con il nostro team commerciale oppure acquistarla tramite il piano Business Plus.
Se sei già abbonato a Business Plus, il modulo Budget verrà aggiunto automaticamente al tuo account.
Contenuti
- Come abilitare la gestione del progetto (PM) su un progetto
- Permessi del modulo Budget
- La scheda Budget
- Creare (o importare) voci di budget
- Bloccare/Sbloccare il budget
- Feed attività
- Configurazione dei subappaltatori
- Ordini di modifica e budget
- Costo effettivo
- Eliminazione delle voci di budget
- Modifica ed eliminazione del “Costo effettivo”
Come abilitare la gestione del progetto (PM) su un progetto
Per informazioni sulle aziende e su come abilitare la gestione del progetto (PM) in un progetto, consulta questo articolo
Permessi del modulo Budget
Per accedere al modulo Budget, è necessario configurare un’azienda nella scheda Persone del progetto e impostarla come azienda principale.
Solo gli amministratori appartenenti all’azienda principale avranno accesso al modulo Budget.
Come impostare l'azienda principale
Per garantire che solo la tua “azienda” possa accedere e gestire il modulo Budget, è necessario impostarla come azienda principale.
Per iniziare, vai alla scheda Persone del progetto e clicca su “Imposta azienda principale” accanto all’azienda che desideri designare come "principale”.
Dopo aver cliccato su “Imposta azienda principale”, appare un pop-up che mostra cosa possono fare gli utenti appartenenti all’azienda principale rispetto agli utenti delle altre aziende non designate come principali.
Ad esempio, gli utenti dell’azienda principale possono accedere e gestire il modulo Budget, mentre gli utenti delle altre aziende non hanno accesso.
Dopo aver cliccato sul pulsante blu “Imposta azienda principale”, vedrai l’azienda principale indicata con un’icona a forma di corona e la dicitura “Azienda principale” accanto al nome.
Se hai selezionato per errore l'azienda principale sbagliata, qualsiasi amministratore del progetto può modificarla procedendo come segue:
- Clicca sui tre puntini (⋮) accanto all'icona Invita utenti
- Seleziona Seleziona Rimuovi/Modifica azienda principale
La scheda Budget
La scheda Budget è accessibile solo dagli amministratori appartenenti all’azienda principale. Questo serve a tutelare la riservatezza dell’azienda principale, poiché tale sezione potrebbe contenere dati finanziari sensibili relativi al progetto.
Le intestazioni in questa scheda offrono una panoramica generale delle diverse colonne e dei dati visualizzati nella scheda Budget.
Più nello specifico, le colonne sono definite come segue:
Voci di budget / codici di costo Budget:
- Originale = Valore originale del lavoro previsto per l’azienda principale
- Attuale = Contratto originale + ordini di modifica approvati dell’azienda principale
- In attesa = Ordini di modifica ancora in attesa di approvazione da parte dell’azienda principale
Costo:
- Originale = Valore originale del lavoro previsto per l’azienda subappaltatrice
- Attuale = Contratto originale + ordini di modifica approvati dall’azienda subappaltatrice
- In attesa = Ordini di modifica in attesa dall’azienda subappaltatrice
- Previsto = Valore dei costi che l’azienda principale prevede di sostenere
- Effettivo = Costo sostenuto fino ad oggi
Previsione:
- Scostamento attuale = Budget attuale - Costo attuale
- Scostamento proiettato = (Budget originale + in attesa) - Costo proiettato
- Scostamento effettivo = Budget attuale - Costo effettivo
Inoltre, nella parte superiore della scheda è presente una barra analitica che mostra chiaramente la differenza tra il budget proiettato e il costo proiettato, fornendo così lo scostamento proiettato. Questo mette in evidenza le metriche di budget più importanti e aiuta sia i project manager che i dirigenti a individuare rapidamente tendenze e prendere decisioni basate sui dati.
Come impostare i codici dei costi
I codici di costo sono indispensabili per configurare il tuo Budget e servono anche per collegare le voci di budget agli ordini di modifica.
Durante la prima configurazione del modulo Budget per il tuo progetto, ti verrà richiesto di cliccare su “Gestisci codici di costo” per iniziare.
Dopo una prima impostazione iniziale potete comunque continuare a gestire i codici di costo.
È possibile aggiungere codici per creare voci di Budget e di varianti manualmente, iniziando con l'aggiunta di un nuovo gruppo di costo:
È anche possibile aggiungere ogni codice sotto il gruppo di costo
Nota: I codici di costo non possono essere cancellati quando vengono usati sia in Budget che nelle Varianti.
Come importare i codici dei costi
È possibile importare i codici di costo caricando un file Excel.
Fieldwire fornisce un modello per iniziare, che può essere scaricato dal modulo di importazione riportato di seguito.
Nota: quando si importano i codici di costo da un file .xls o .xlsx esistente, assicurarsi che le celle dei codici di livello 1 e 2 siano memorizzate come “testo”.
Se la cella è formattata come 'numero' invece che come 'testo', si riceverà un codice di errore al momento del caricamento.
Questa formattazione delle celle viene utilizzata nel modello per garantire che se il codice inizia con uno “0”, ad esempio “01”, Excel non rimuova lo “0” e lo faccia apparire come “1”.
Creare o importare le voci budget
Una volta impostati i codici aziendali e di costo, è il momento di iniziare a creare le voci di budget.
Al momento della prima configurazione, questa sarà la terza fase e si avrà la possibilità di aggiungere manualmente nuove voci di bilancio o di importare le voci da un file Excel.
Le linee Budget da poter aggiungere sono le seguenti:
- Codice costo
- Tipologia costo
- Valore di contratto
Nota: I codici costo possono avere diverse tipologie di costo
Importazione delle voci di budget
Se si sceglie di importare le voci budget, è possibile scaricare dalla maschera “Importa budget” un modello che garantisce che il file Excel sia formattato correttamente:
Una volta completate le tre fasi iniziali per impostare il budget del progetto, le fasi di impostazione saranno sostituite dal nuovo budget.
È ancora possibile aggiungere nuove voci e importare il budget:
Note: I codici di costo non possono essere cancellati quando vengono usati sia in Budget che nelle Varianti.
Bloccare/Sbloccare il Budget
Per bloccare il budget originale e iniziare ad assegnare le voci ai subappaltatori:
- Clicca sul pulsante blu “Blocca budget” sul lato destro dello schermo
- Nel pop-up che appare, verifica che il numero del budget sia corretto
- Clicca su “Blocca budget” nel pop-up
Se hai bisogno di modificare i valori del Budget originale e/o del Costo originale, puoi farlo seguendo questi passaggi:
- Clicca su “Sblocca budget”
- Leggi attentamente il messaggio del pop-up per confermare che è ciò che desideri fare
- Clicca sul pulsante rosso “Sblocca budget” nel pop-up
- Clicca sull’icona della matita accanto ai budget e ai costi originali che vuoi modificare
- Inserisci il nuovo importo e clicca sul segno di spunta blu per confermare
- Clicca nuovamente sul pulsante blu “Blocca budget” sul lato destro dello schermo
- Conferma la scelta cliccando su “Blocca budget” nel nuovo pop-up
Feed Attività
Durante la creazione del Budget, gli utenti che hanno accesso al modulo possono monitorare tutte le modifiche apportate alle voci, inclusi aggiornamenti al Budget, ai Costi e altro ancora.
Inoltre, è possibile aggiungere note nel feed attività per mantenere una traccia verificabile delle operazioni.
Per accedere al feed attività, segui questi passaggi:
- Vai al modulo Budget
- Apporta modifiche alle voci di Budget o Costo
- Clicca sulla voce modificata per aprire il pannello laterale
- Seleziona la scheda Attività
Qui potrai visualizzare tutte le modifiche effettuate su quella voce e aggiungere eventuali note pertinenti al feed
Nel feed delle attività delle singole voci di spesa, puoi anche collegare file e moduli esistenti! Questo è un modo semplice per gestire la documentazione direttamente dalla scheda Attività del Budget. Per aggiungere un file e/o un modulo:
- Vai alla scheda Budget
- Seleziona la singola voce di spesa in cui desideri aggiungere il file/modulo
- Clicca sulla scheda Attività
- Clicca su + Aggiungi allegato o link
- Scegli “Allega da File”, “Collega da Moduli” oppure clicca su + Carica nuovo file
- Seleziona il file/modulo che desideri allegare al feed delle attività di quella voce
- Clicca su Aggiungi note
Il modulo/file verrà quindi aggiunto al feed delle attività con data e ora.
Configurazione dei subappaltatori
Se nel progetto sono coinvolti subappaltatori esterni, seleziona il tipo di costo “Subappaltatore” quando crei una voce di budget.
Una volta bloccato il budget, apparirà il pulsante “Assegna a” accanto alle voci relative ai subappaltatori.
Cliccando su questo pulsante, si aprirà una finestra in cui potrai:
- Assegnare la voce di budget all’azienda del subappaltatore presente nel progetto
- Impostare il costo originale per quella voce
Quando hai completato l’assegnazione, clicca su “Assegna” per confermare.
Se hai assegnato una voce di budget all’azienda sbagliata del subappaltatore, puoi scegliere di riassegnarla o rimuovere l’assegnazione, anche se il budget è bloccato.
Per farlo:
- Vai al modulo Budget
- Clicca sul menu a tre puntini (⋮) accanto alla voce interessata
- Seleziona “Riassegna” o “Rimuovi assegnazione”, in base a ciò che desideri fare
- Se scegli di rimuovere l’assegnazione, il pulsante “Assegna a” riapparirà accanto alla voce
Nota: L’opzione “Rimuovi assegnazione” sarà disponibile solo se non ci sono ordini di modifica collegati a quella voce.
Se provi a rimuovere l’assegnazione con ordini di modifica già collegati, riceverai un messaggio di errore.
Ordini di modifica e Budget
I moduli Ordini di modifica e Budget sono strettamente collegati tra loro, in particolare attraverso la creazione e selezione dei codici di costo.
Dopo aver creato un ordine di modifica, è fondamentale selezionare un codice di costo: in questo modo, il costo verrà correttamente associato al budget del progetto.
Questo collegamento garantisce che tutte le modifiche siano tracciate e che i costi siano visibili e gestibili all’interno della scheda Budget.
Una volta compilati i campi dell’ordine di modifica, clicca sul pulsante “Invia” e seleziona “Invia per approvazione” per invialo al cliente.
Lo stato dell’ordine di modifica verrà aggiornato a “In attesa di approvazione”.
Il valore inserito nell’ordine di modifica apparirà nel modulo Budget, precisamente nella sezione “Budget”, nella colonna “In attesa”, e sarà associato al codice di costo corrispondente selezionato, come mostrato nello screenshot qui sotto.
Una volta approvato l’ordine di modifica, il suo valore verrà aggiornato nella colonna “Attuale” della sezione Budget del modulo.
Ordini di modifica dei subappaltatori
Dopo aver creato un ordine di modifica, puoi richiedere il costo al subappaltatore cliccando sul menu a tendina “Invia” e poi selezionando “Richiedi costo”.
Nota: I subappaltatori devono essere utenti del progetto per poter ricevere ordini di modifica assegnati.
Una volta inviata la richiesta di costo, lo stato dell’ordine di modifica verrà aggiornato a “Richiesto” e il subappaltatore riceverà una notifica via email.
Se il subappaltatore non compila l’ordine di modifica direttamente in Fieldwire e te lo rimanda esternamente, puoi inviarlo a suo nome cliccando su “Azioni” e poi su “Invia per conto”.
Puoi quindi compilare l’ordine di modifica per conto del subappaltatore, selezionando il codice di costo corrispondente.
Una volta completata la compilazione, clicca sul pulsante blu “Invia per conto”.
Il costo dell’ordine di modifica del subappaltatore apparirà nella sezione “Costo” del modulo Budget, nella colonna “In attesa”, insieme al codice di costo corrispondente a cui è stato collegato.
Una volta approvato l’ordine di modifica, il suo valore verrà aggiornato nella colonna “Attuale” della sezione Costo del modulo Budget.
Costo Effettivo
Per aggiungere un costo effettivo a una voce di budget, clicca sulla voce desiderata e si aprirà un pannello laterale
Selezionare l'opzione "Costi"
E cliccare su "+nuovi costi"
Nella finestra di dialogo aggiungere
- Il nome del nuovo costo,
- Il valore del costo,
- Eventuali allegati.
Poi fare clic su "Crea":
Una volta creato il costo effettivo, questo apparirà nel pannello laterale della voce di budget e nella colonna “Effettivo” della tabella del budget
Nota: è possibile aggiungere più costi effettivi per ogni voce.
Importazione dei Costi Effettivi
Gli amministratori possono importare in blocco i costi effettivi dai sistemi ERP per confrontare rapidamente le spese di progetto con i budget.
Per farlo:
- Vai alla scheda Budget
- Clicca su Importa
- Seleziona Importa costi effettivi
- Se non l’hai già fatto, scarica il modello cliccando su Scarica modello per assicurarti che l’importazione dei costi avvenga correttamente
- Utilizza il modello Excel fornito per raccogliere tutti i dati rilevanti che desideri importare in Fieldwire (vedi screen sotto)
- Clicca su Seleziona file oppure trascina il file Excel aggiornato nella casella di caricamento
Di seguito è riportato uno screenshot che fornisce un esempio base su come utilizzare al meglio il modello Excel.
Dopo aver caricato correttamente il foglio di calcolo, i nomi e i valori dei Costi Effettivi verranno aggiunti alle rispettive voci di costo nel progetto.
Se il tuo modello Excel non viene caricato correttamente, verrà visualizzato un messaggio con il motivo dell’errore:
Nell’esempio mostrato nello screenshot qui sotto, il codice di costo nella riga 2 del foglio di calcolo non corrisponde a un codice di costo esistente nel progetto.
In questo caso, è necessario verificare quali codici di costo sono attualmente presenti nel progetto e confrontarli con quelli nel foglio Excel per assicurarsi che corrispondano.
Se ritieni che il messaggio di errore sia stato ricevuto per errore, ti invitiamo a contattare support@fieldwire.com per ulteriori verifiche
Eliminazione delle voci di Budget
Per eliminare una voce di budget, segui questi passaggi:
- Sblocca il budget
- Elimina le voci singolarmente oppure per gruppo
- L’icona del cestino appare passando il cursore sopra le righe da eliminare
Nota: Le voci di budget non possono essere eliminate se sono associate a un costo effettivo, a un ordine di modifica o a un subappaltatore.
Per poterle eliminare, è necessario rimuovere prima queste connessioni.
Modifica ed eliminazione del “Costo Effettivo”
I team possono ora modificare o eliminare il costo effettivo delle voci di budget.
Chiunque abbia accesso al modulo Budget può effettuare queste modifiche, e il totale del Costo Effettivo si aggiornerà automaticamente.
- Vai al modulo Budget
- Clicca sulla voce di budget con il costo effettivo da modificare o eliminare
- Seleziona la scheda Costo
- Clicca sull'icona (⋮) accanto al costo effettivo desiderato
- Seleziona Modifica o Elimina
- Conferma la tua scelta (Salva o Elimina)
Ulteriori informazioni
- Introduzione agli Ordini di Modifica in Fieldwire
- Introduzione alle RFI (Richieste di Informazioni) in Fieldwire
- Flusso di lavoro delle Sottomissioni in Fieldwire