Chiari e concisi, i report attività di Fieldwire aiutano gli utenti a risparmiare tempo, a comunicare i progressi e a tenere informate le parti interessate all'andamento dei lavori. I report possono anche essere preconfigurati e inviati automaticamente su base settimanale o mensile, per risparmiare ancora più tempo. Questa guida pratica spiega come impostare i diversi tipi di report che tu o il tuo team potreste voler generare in Fieldwire. Descrive inoltre come impostare correttamente le attività in modo da acquisire le informazioni più rilevanti da condividere nei report con il team, il committente lavori e così via.
I dati delle attività possono essere acquisiti direttamente sul campo e poi distribuiti automaticamente nei report a tutti i soggetti interessati. Tutto ciò è possibile senza alcuna post-elaborazione delle note sul campo e senza dover ricorrere a software aggiuntivi.
In che modo Fieldwire contribuisce alla stesura dei report?
- Puoi condividere report, elenchi difformità, relazioni sul sito/certificati di ultimazione lavori con tutti i soggetti coinvolti nel progetto, mostrando le attività specifiche e i requisiti attività pertinenti per ciascuno di essi.
- Puoi condividere report con chiunque, anche con chi non dispone di un account Fieldwire.
- Puoi personalizzare i modelli di report e filtrarli in base ai requisiti attività.
- Puoi documentare le informazioni nelle attività e classificarle in base agli attributi pertinenti.
- Puoi programmare report giornalieri o settimanali.
Sommario
1a. Configurare le risorse dei report e le attività preimpostate
1b. Utilizzo dei requisiti attività
2. Creare e completare le attività
3. Creare report professionali
3a. Creare report per gli elenchi difformità
3b. Creare report sull'avanzamento dei lavori
3c. Creare report di chiusura lavori
Scopri come le altre aziende sfruttano gli strumenti di reportistica di Fieldwire
1. Utilizzo delle attività
Le attività sono la chiave nel monitoraggio dell'avanzamento del lavoro in Fieldwire. Le attività possono sostituirsi alle email, ai messaggi di testo e persino alle telefonate, divenendo la singola fonte affidabile di informazioni, aggiornamenti e messaggistica in cantiere. Le attività di Fieldwire sono utilizzate in diversi modi e sono un modo per documentare:
- Controlli QA/AC
- Relazioni sui sopralluoghi
- Difformità e inefficienze
- Problemi di sicurezza
- Richieste di informazioni e varianti in corso d'opera
- Avanzamento dei lavori
- Ritardi
- Progettazione e coordinamento preliminare
- Variazioni
- Comunicazioni generali e messaggistica istantanea tra i team.
Questa sezione descrive alcune delle risorse e dei requisiti attività più comunemente utilizzati per fornirti suggerimenti e idee sui tanti modi in cui il team può sfruttare le attività di Fieldwire.
1a. Configurare le risorse dei report e le attività preimpostate per risparmiare tempo
Prima di iniziare a creare attività, si consiglia di configurare alcune risorse nella versione web di Fieldwire per organizzare e standardizzare le informazioni che si desidera monitorare nelle attività ed eventualmente inserire nei report.
Impostare le categorie per organizzare le attività:
| Le categorie sono completamente personalizzabili per ogni progetto e aiutano a ordinare le attività in base alla disciplina, ai lavori specialistici, ai team e agli altri gruppi primari. Possono essere aggiunte in qualsiasi momento nel corso del progetto, come da necessità, ma è molto utile crearne almeno un paio prima di iniziare il lavoro. Per esempio, quando si pianificano le attività dell'elenco difformità, è opportuno aggiungere la categoria "Sopralluoghi". |
Crea modelli di checklist per standardizzare e semplificare i flussi di lavoro:
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Utilizzare i modelli di checklist nelle attività degli elenchi difformità fa risparmiare tempo e assicura coerenza. Si tratta di elenchi di cose da fare completamente personalizzabili che è possibile salvare per ogni tipo di checklist da distribuire ai team per ogni tipo di attività che si ha in mente. Quando si aggiunge il modello, il nome della checklist viene inserito sotto forma di tag. Questo permette di filtrare e trovare rapidamente tutte le attività che contengono quella specifica checklist. Crea contemporaneamente più checklist precompilate nella scheda "Impostazioni" per standardizzare i processi degli elenchi difformità e garantisce che tutti seguano sempre le stesse azioni e le stesse buone prassi, indipendentemente da chi è l'assegnatario dell'attività. |
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Creare posizioni per tenere traccia dei luoghi dove il lavoro è stato completato:
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l segnaposto attività indicano una posizione specifica sulla planimetria, ma le Posizioni possono essere usate per identificare aree, piani, complessi e altri punti del sito per organizzare in maniera più efficiente la sequenza degli interventi da assegnare ai team. È possibile importare più posizioni dalla scheda "Impostazioni" in modo da standardizzare le indicazioni delle posizioni per tutti coloro che utilizzano Fieldwire. Le posizioni sono il modo migliore per assegnare in modo specifico e tenere traccia dei luoghi in cui si svolgono i sopralluoghi una volta completate le attività previste per quelle aree. |
Applica i tag per aggiungere un ulteriore livello di organizzazione alle attività all'interno e tra le categorie:
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Aggiungi un set di tag all'inizio del progetto tramite la funzione "Gestisci tag" nella scheda delle impostazioni. I tag man mano creati vengono salvati anche nelle impostazioni per standardizzare la procedura. Le categorie possono essere viste come le sezioni principali di un'attività e i tag come dei filtri di ricerca aggiuntivi da usare per identificare e tenere traccia di gruppi di attività simili in categorie diverse. Per esempio, è possibile creare tag per le attività da rivedere (esempio: "richiede revisione") o che devono essere chiuse (esempio: "certificato ultimazioni lavori"), indipendentemente dalla categoria. Puoi eliminare i tag aggiunti quando questi non sono più rilevanti per l'attività. |
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Aggiungere il proprio logo nelle impostazioni:
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Gli Admin di progetto possono personalizzare gli elementi dei report nella scheda delle impostazioni. È possibile inserire l'indirizzo del progetto, caricare il proprio logo e regolare il colore del banner dei report. Gli Admin di progetto possono inoltre importare e gestire elenchi di tag, modelli di checklist, posizioni e modelli di report. |
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1b. Utilizzo dei principali requisiti attività
I requisiti attività possono essere configurati dall'autore dell'attività e modificati da chi completa il lavoro in qualsiasi momento, a seconda delle necessità; tutte le modifiche apportate ai requisiti e l'indicazione esatta di chi le ha fatte vengono tracciate automaticamente nella sezione dei commenti dell'attività.
Impostare lo status dell'attività per indicare la priorità:
| Gli status delle attività indicano la priorità dell'attività rispetto alle altre attività in sospeso. Questo aiuta a determinare l'allocazione e la sequenza dell'utilizzo della manodopera in loco. Man mano che le attività vengono completate, i colleghi in cantiere possono spostarle nello status "Completato" e poi cambiarne l'assegnatario (o aggiungerlo come "Osservatore") assegnandole a chiunque sia preposto a controllare il risultato del lavoro. Gli status attività vengono utilizzati durante il progetto e possono essere utilizzati come filtro nei report attività per rilevare l'avanzamento dei lavori dei diversi gruppi di attività nei diversi livelli di urgenza. |
Designare un assegnatario e degli osservatori per informare le persone che lavorano all'attività:
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Usa il campo Assegnatario per dare notifica in tempo reale alla persona che deve iniziare l'attività. Se ci sono più persone da coinvolgere, aggiungile come Osservatori. Può modificare (aggiungere/rimuovere) gli osservatori su più attività contemporaneamente con la funzione "Modifica di gruppo" nella scheda "Attività". Assegnatario e osservatori riceveranno una notifica ogni volta che l'attività viene aggiornata. È possibile cambiare l'assegnatario in qualsiasi momento, se elementi diversi di un'attività devono essere svolti da altri colleghi del team. Tutte le persone che sono stati assegnatari dell'attività ne diventano automaticamente osservatori, in modo da ricevere aggiornamenti quando nuovi contenuti vengono aggiunti all'attività. |
Impostare e aggiornare le date di inizio e di fine per tenere traccia della durata delle attività:
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Le date di inizio e di fine sono lo strumento chiave per impostare la programmazione delle attività e coordinare il lavoro in cantiere. Aggiungi le date desiderate alle attività quando le crei, per assicurarti che il programma venga rispettato. A mano a mano che il progetto procede, è possibile utilizzare le posizioni insieme alle date di inizio e di fine per coordinare il via vai delle consegne di materiale, dei subappaltatori specializzati e degli ispettori, in modo sicuro e senza interruzioni. |
2. Creare e completare le attività sul campo
Gli attributi delle attività, come i modelli delle checklist, i sopralluoghi, le posizioni e così via che hai creato nel progetto nella versione web di Fieldwire diventano disponibili per chiunque in quel progetto anche dalla versione App da telefono o tablet. Più informazioni si inseriscono nelle attività, più robusti saranno i report. Analogamente, più sono gli attributi attività, più parametri possono essere impiegati per ordinare e rendere più dettagliati i report.
Come creare e aggiornare le attività al volo su tablet e altri dispositivi mobili:
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1. Fissa un segnaposto attività sulla planimetria. Se la planimetria contiene già delle attività che si desidera modificare o aggiornare, basta toccarne il segnaposto. 3. Inserisci la categoria, la posizione, le date di inizio e di fine e l'assegnatario. Da qui puoi anche modificare lo status dell'attività. 4. Per aggiungere una checklist, seleziona l'opzione +. Seleziona quindi "Checklist": tutti i modelli creati sulla versione web sono disponibili e possono essere aggiunti all'attività con un semplice clic. Tieni presente che questi attributi possono essere modificati anche in seguito e questo per tutta la durata dell'attività. Assicurati pertanto di aggiornare elementi come la data di fine e lo status attività quando questi cambiano. |
3. Creare report professionali
Puoi generare i report dalla scheda "Attività". Seleziona "Genera report" e poi "Nuovo report", poi inserisci e salva il titolo del report:
Modelli di report: Fieldwire salva i report creati come modelli pienamente configurati, pronti per essere riutilizzati con un semplice clic. Puoi sempre tornare indietro per modificare il modello. È inoltre possibile duplicare i report all'interno di un progetto e clonarli da progetti esistenti nel proprio account ogni volta che si creano nuovi progetti.
Infine, puoi utilizzare la sezione "Includi" della finestra popup del report per personalizzare la visualizzazione nel report che stai creando limitandola ai soli contenuti dell'attività che ritieni pertinenti (planimetrie, foto, file, video, messaggi, date di inizio e di fine, ecc.). I contenuti che si sceglie di includere sono resi accessibili tramite collegamenti ipertestuali che diventano visibili aprendo il report con un lettore PDF. Esempio: Acrobat Reader.
Ordinare i report: i report Fieldwire consentono di ordinare e raggruppare le attività in base a tre diversi attributi nella sezione "Ordina per" della finestra popup del report. Il primo attributo scelto determina i gruppi principali in cui verranno ordinate le attività nel report. Il secondo attributo viene utilizzato per ordinare ulteriormente le attività all'interno del primo gruppo di attributi e il terzo raggruppa attività simili all'interno dei raggruppamenti determinati dai primi due attributi.
Per esempio, se ordiniamo il report nell'ordine per "data di fine, categoria e priorità", le attività vengono elencate iniziando con le date di fine più recenti e ordinando a loro volta le attività che hanno la stessa data di fine elencandole in base a gruppi di categorie simili. All'interno delle sezione per data e delle sottosezioni per categoria, le attività sono poi raggruppate in ordine di priorità, con P1 al primo posto, P2 al secondo e P3 al terzo.
Al contrario, se ordiniamo il report nell'ordine per "priorità, categoria e data di fine", le attività vengono elencate iniziando con quelle che hanno la priorità più alta e ordinando a loro volta le attività che hanno la stessa priorità elencandole in base a gruppi di categorie simili. All'interno delle sezione per priorità e delle sottosezione per categoria, le attività sono poi raggruppate secondo la data di completamento, con le più recenti per prime.
Assicuratevi quindi, tu e il tuo team, di compilare con cura i requisiti attività, in modo da poterli utilizzare per generare a fine giornata il report esattamente come lo volete.
3a. Creare report per gli elenchi difformità
Gli elenchi difformità sono essenziali per la chiusura dei progetti. Sono uno strumento che contribuisce ad assicurare che il team dia il meglio di sé. Le attività Fieldwire possono essere configurate con attributi specifici per il progetto e per il team, per garantire che nulla vada perso quando si genera un report sulle difformità.
Alcune impostazioni sono particolarmente utili quando si genera un report sugli elenchi difformità:
- Tipo: "PDF dettagliato", questa selezione consente di scegliere esattamente i contenuti e i requisiti attività (esempio: "checklist", "messaggi", ecc.) da includere nel report.
- Includi: "Checklist", "Messaggi", "Foto". Qualunque tipo di informazione aggiunta alle attività può essere selezionata e inclusa nel report.
- Questa sezione è completamente personalizzabile. Nei report inviati al cliente puoi, per esempio, escludere i messaggi. Oppure potresti voler includere dei file, se qualcosa va sostituito e vuoi inviare il pacchetto dei documenti da sottomettere all'interessato. Se invece il destinatario del report non ha accesso a Fieldwire, potrebbe essere utile includere anche le planimetrie.
- Ordina per: questo report viene ordinato per "Categoria", "Posizione" e "Numero attività".
- Categorie: seleziona la categoria a cui appartengono le attività nell'elenco difformità.
- Status: puoi isolare o ordinare le attività per categoria. Per esempio, potresti voler inviare ai subappaltatori gli "Elementi aperti" e all'architetto invece le "Attività completate" in attesa di verifica. Il report "Verificato" potrebbe invece andare al cliente.
Esempio:
Il seguente report riguarda un'attività, più informazioni si aggiungono alle attività più i report saranno robusti. È anche possibile includere copie delle planimetrie di riferimento al fine report.
È possibile vedere le planimetrie e aprire le foto allegate quando il report viene aperto in un visualizzatore pdf.
NB: Quando si genera un report in PDF Dettagliato occorre tenere presente che ci sono dei limiti di n° attività, foto e moduli correlati. Se il report include più di questi limiti, verrà visualizzato il messaggio 'Limite di report superato', come mostrato nella schermata seguente. Inoltre, se si tenta di inviare il report via e-mail, si riceverà lo stesso messaggio. Come indicato nel messaggio, per generare il report con successo, è necessario ridurre le dimensioni del report dividendolo in più parti utilizzando i filtri delle attività di report.
3b. Creare report sull'avanzamento dei lavori
Il committente lavori o i suoi rappresentanti devono sapere se il progetto procede in linea con le tempistiche, ma senza per questo doversi recare ogni giorno in cantiere. I report PDF di Fieldwire forniscono tutte le informazioni necessarie, filtrate per categoria, status, assegnatario e/o qualsiasi altro requisito attività che abbia rilevanza in termini di avanzamento dei lavori (per posizione, per esempio).
Quando si crea questo tipo di report, fai in modo di sfruttare le seguenti impostazioni:
- Tipo:il "PDF riepilogativo" è uno strumento utile per fornire un rapido sunto delle attività; le informazioni visualizzate non sono dettagliate come quelle degli altri tipi di report, cosa che lo rende ideale per i report di alto livello sui progressi realizzati.
- Ordina per: "Data di fine", poi "Priorità" e "Categoria"; elenca le attività in ordine di data di completamento (effettiva o prevista), poi per priorità e infine per categoria, in modo da raggruppare insieme le diverse specializzazioni. Questo è un ottimo modo per vedere ciò che è già stato completato, quello che lo sarà a breve e cosa richiede nuova priorità per anticiparne il completamento prima di quanto originariamente previsto.
- Filtri attività: per i report sullo stato di avanzamento, è possibile scegliere di concentrarsi sulle attività in attesa di completamento (status P1, P2, P3) o su quelle già completate (status "Completato" e "Verificato"). Indica quale status vuoi segnalare ai destinatari; puoi anche creare due report separati per mostrare l'avanzamento delle attività "aperte" e di quelle "completate". Le attività possono essere ordinate anche in base ai diversi "assegnatari".
- Filtri temporali: scegli di includere tutte le attività che sono state "modificate" nell'"ultima... settimana" per ottenere un report di avanzamento settimanale. In questo modo ottieni una panoramica sulle attività modificate nell'ultima settimana, ma è possibile utilizzare le altre opzioni del filtro per generare report sull'avanzamento dei lavori su base mensile, giornaliera o anche su intervalli personalizzati.
- Programma report: Fieldwire permette l'invio automatico dei report. È così possibile programmare l'invio di un report alla fine di ogni settimana per mostrare lo stato di avanzamento generale delle attività rispetto alla settimana precedente, oppure programmarne l'invio nello stesso giorno di ogni mese, se si preferisce un report sui progressi mensili.
L'esempio di Report Progressi offre una visione complessiva di tutte le attività modificate nell'ultima settimana, con dettagli su date di inizio e fine. Anche in questo caso, più campi si riempiono e più elementi si aggiungono a ogni attività, più robusti possono essere i report. È possibile vedere le planimetrie e le foto allegate quando il report viene aperto in un visualizzatore pdf, ecco un esempio.
3c. Creare report di chiusura lavori
Alla fine di un progetto, è possibile con pochi clic esportarne la cronologia completa di tutta la documentazione. Visualizzazione di foto, informazioni sulle attività, annotazioni e altro ancora riferito alle attività rilevanti del progetto. I report CSV di Fieldwire offrono un modo incredibilmente semplice per generare una panoramica olistica di tutto ciò che è stato fatto per portare a termine il lavoro.
Il report di chiusura dovrebbe idealmente includere tutti i contenuti rilevanti aggiunti nel corso del progetto. Assicuratevi, tu e il tuo team, di standardizzare l'uso di Categorie, Status, Posizioni, ecc. sulle attività fin dal primo giorno, per essere certi di poter generare alla chiusura del lavoro report utili su tutto ciò che è davvero importante.
I report di chiusura sono di solito molto veloci e facili da impostare, in quanto servono a riassumere le informazioni importanti aggiunte alle attività durante il progetto. Diventa così fondamentale configurare i report per adattarli al metodo che più si preferisce per elencare i dati delle attività, cosa che implica il ricorso a parametri specifici quando si definisce come si vuole ordinare il CSV.
- Tipo: il tipo di report "CSV" contiene essenzialmente tutti dati di tutte le informazioni rilevanti del progetto, con le attività elencate in righe e i dati corrispondenti nelle colonne. Il report contiene le informazioni sulle attività, i collegamenti alle planimetrie, alle foto, ai file pertinenti, ecc. Una volta esportato, è possibile personalizzarne e manipolarne i dati, in quanto si tratta di un file .csv che può essere caricato in Excel o in altri programmi per ulteriore analisi.
- Ordina per: questi sono i parametri più importanti da sfruttare quando si crea un report di chiusura. Si consiglia di ordinare per "Planimetria", poi "Categoria" e "Attività #". In questo modo sarà possibile visualizzare tutte le attività associate con ciascuna planimetria, raggruppate per categoria. Attività # mantiene le attività raggruppate nel loro ordine cronologico di creazione. Se preferisci elencare le attività in ordine di completamento piuttosto che di creazione, sostituisci "Attività #" con "Data di fine".
- Hashtag: qui puoi scegliere i tag su cui si desideri generare il report. Se scegli "Tutti", Fieldwire selezionerà tutte le attività, indipendentemente dal tag. La funzione permette quindi di aggiungere dettagli ai report in base al modo con cui il team sfrutta i tag.
- Filtri temporali: scegli delle voci robuste e longitudinali per i filtri temporali. Seleziona "Ultima modifica" e "Da sempre" per visualizzare la cronologia completa.
Attenzione: se il report include delle informazioni che non vuoi condividere con i destinatari, consigliamo di usare un software per la modifica dei PDF per rimuovere il testo in più.
Scopri come le altre aziende sfruttano gli strumenti di reportistica di Fieldwire
Sono molti i clienti che in Europa e nelle Americhe si affidano a Fieldwire per mantenersi al passo con la reportistica. Dai un'occhiata ad alcune di queste storie di successo che descrivono esempi di un utilizzo efficace delle attività e quindi dei report: