Overzicht
Fieldwire biedt drie soorten rapporten die beschikbaar zijn voor Pro- en Business-gebruikersin het tabblad 'Taken' van Fieldwire. Het doel van deze rapportage-opties is het exporteren van Taakgegevens voor het vastleggen en documenteren van uw complete project. Het aanmaken van taakrapporten is een stap-voor-stapproces dat eindigt met de ontvangst van een URL in een e-mail vansupport@fieldwire.com. Op dit moment kunnen gebruikers op drie manieren een taakrapport genereren voor een enkel project:
- Pdf-samenvatting – Dit is meer een soort puntenlijst (handig als eenvoudige opleverlijst).
- Gedetailleerde pdf-rapport – Een uitgebreid rapport met de complete inhoud van een project; afbeeldingen, annotaties, etc. (handig voor dagelijkse bouwvergaderingen).
- Volledige csv- (Excel-)export – Een datadump in Excelformaat met daarin alle informatie van uw project (handig voor documentatiedoelen aan het eind van een project of een handig alternatief als u gepersonaliseerde analyses of rapporten voor uw team wilt maken).
Naast de keuze voor het soort rapport dat u wilt genereren, kunt u ook aangeven wie het rapport zal ontvangen. U kunt het rapport naar elk willekeurig e-mailadres sturen: de ontvanger hoeft geen Fieldwire-account te hebben of te zijn uitgenodigd voor uw project. Ook kunt u instellen dat uw rapporten wekelijks of maandelijks verstuurd worden.
Tip: U kunt aangepaste taakstatussen in uw taakrapporten benutten als die in uw project worden gebruikt om taken te volgen. Raadpleeg dit artikel voor aanvullende informatie: Aangepaste taakstatussen
Opmerking: Fieldwire biedt ook Accountrapporten voor Pro- en Business-gebruikers. Dit zijn csv-rapporten die kunnen bestaan uit taken van meerdere projecten onder uw account. Raadpleeg voor meer informatie over deze rapporten en hoe ze te genereren dit artikel: Vragen en antwoorden: Kan ik een rapport genereren met daarin taken van meerdere projecten?
Inhoudsopgave
- De 'Rapporten genereren'-knop
- Hoe een rapport te genereren
- Hoe tekeningen en bestanden worden weergegeven in rapporten
- Wat betekent de pop-up 'Rapport genereren mislukt'?
- 'Rapport inplannen'-opties
De 'Rapporten genereren'-knop
Als u op de 'Rapporten genereren'-knop in het tabblad Taken klikt, verschijnt er een pop-up. Deze pop-up toont een lijst met rapportsjablonen. Elk nieuw project wordt automatische voorzien van twee rapportsjablonen, 'Alle taken (Overzicht)' en 'Openstaande taken (Uitgebreid)'. Naast deze rapportsjablonen hebt u ook de mogelijkheid om uw eigen taakrapportsjablonen te maken door op de blauwe knop '+ Nieuw rapport' te klikken, zoals in onderstaande screenshot te zien is.
Als u de cursor over een taakrapportsjabloon beweegt, ziet u drie knoppen. De enveloppeknop kunt u gebruiken om het rapport per e-mail te versturen. Met het middelste pictogram kunt u het rapportsjabloon dupliceren. En met het rode prullenbakpictogram kunt u het taakrapportsjabloon verwijderen. Deze knoppen hebben ieder hun eigen doel, maar ze zijn allemaal bedoeld om het bijbehorende proces te versnellen: aanmaken, verspreiden en verwijderen.
Opmerking: Als u een taakrapportsjabloon eenmaal hebt verwijderd, kan dit niet meer worden teruggehaald. Het is permanent verwijderd en u moet het sjabloon opnieuw aanmaken.
Samenvattingsrapport in pdf
Het samenvattingsrapport in pdf biedt een snel overzicht van de projectstatus, verantwoordelijke en of de taak is vastgezet op een tekening. Het biedt u een lijst met projecttaken waarin u makkelijk en snel ziet welke taken openstaan en welke gesloten zijn. Zo kunt u uw klant op de hoogte houden zonder deze toegang tot Fieldwire nodig heeft.
Tip: Gebruik de filteropties om ervoor te zorgen dat u de relevante informatie ziet.
Voorbeeld samenvattingsrapport in pdf
Gedetailleerde pdf-rapport
Een uiterst aanpasbaar en gedetailleerd rapport dat taakfoto's, checklists en andere bijlagen kan bevatten en gefilterd kan worden op verantwoordelijke, categorie, tijd, etc. Dit is met name handig als uw klant geen eenvoudig overzicht van het project wil, maar een grondig rapport. Dit is bijzonder bruikbaar voor bijwerken van opleverlijsten, voortgangsfoto's en inspectierondes.
Let er bij het genereren van uitgebreide rapporten op dat er beperkingen gelden voor het aantal taken, foto's en gerelateerde formulieren dat deze rapporten kunnen bevatten. Als uw rapport deze limieten overschrijdt, verschijnt het bericht 'Rapportlimiet overschreden' waarin dit wordt aangegeven. Ook ontvangt u, als u het rapport per e-mail probeert te versturen, hetzelfde 'Rapportlimiet overschreden'-bericht in uw mailbox. Zoals in het bericht wordt aangegeven, moet u het rapport verkleinen om het rapport succesvol te kunnen genereren. Dit doet u door het op te splitsen in meerdere delen met behulp van het filter voor rapporttaken.
Tip: Gebruik de automatisch ingeplande e-mails om op wekelijkse of maandelijkse basis automatisch rapporten naar de belangrijkste stakeholders te sturen.
Voorbeeld uitgebreid pdf-rapport
Volledige csv- (Excel-)export
Een datadump in Excelformaat met daarin alle informatie van uw project (handig voor documentatiedoelen aan het eind van een project of een handig alternatief als u gepersonaliseerde analyses of rapporten voor uw team wilt maken).
Usecases: Documentatiedoeleinden aan het eind van het project of overdracht van informatie tussen projecten.
Tip: U kunt de gedownloade csv-bestanden gebruiken om eigen analyses te maken in software van derden, zoals Excel.
Hoe een rapport te genereren
Stap 1:
Ga naar het tabblad 'Taken' en kies 'Rapporten genereren'.
Stap 2:
Selecteer het soort rapport dat u wilt genereren.
Tabblad Rapporten
Stap 3:
Selecteer de opties 'Sorteren op' en 'Filteren op' om te zorgen dat u de relevante informatie in het rapport opneemt. (Lees dit artikel voor meer informatie: Hoe rapporten te sorteren en filteren?).
Stap 4:
Als er informatie in het rapport staat die u niet met de ontvangers wilt delen, raden we aan pdf-bewerkingssoftware te gebruiken om de betreffende informatie te verwijderen.
Opmerking: U moet het rapport eerst downloaden, het vervolgens aanpassen met de bewerkingssoftware en het rapport vervolgens rechtstreeks versturen via uw persoonlijke of zakelijke e-mailadres.
Als u een kopie van het rapport naar meerdere personen tegelijk wilt sturen, kunt u hun e-mailadressen toevoegen onder 'Ontvangers' en vervolgens 'Delen' en 'E-mail' kiezen.
Als alternatief kunt u de 'Download'-optie selecteren om het rapport rechtstreeks in uw browser te downloaden.
Tip: De ontvanger hoeft geen Fieldwire-account te hebben of te zijn uitgenodigd voor uw project om als 'Ontvanger' te worden toegevoegd.
Stap 4:
Als u ervoor kiest om het rapport per e-mail te versturen, krijgen de 'Ontvangers' een AWS-link in een e-mail van Fieldwire. Klik op de link om het rapport te downloaden.
Stap 5:
Open het gedownloade rapport op uw lokale apparaat met een pdf-viewer of csv-weergavesoftware, afhankelijk van het soort rapport.
Hoe tekeningen en bestanden worden weergegeven in rapporten
U kunt ervoor kiezen om tekeningen in de rapporten op te nemen voor aanvullende documentatie. Deze tekeningen worden als afbeelding weergegeven en niet als pdf-bestand, maar tonen wel de taakpin-pictogrammen. U kunt ervoor kiezen om tekeningen als miniaturen toe te voegen voor ruimtebesparing of op ware grootte voor betere zichtbaarheid.
Ook kunt u uw tekeningen met markeringen exporteren als pdf-bestand. U hebt Adobe Reader nodig om ze goed te kunnen bekijken. De export biedt u de mogelijkheid om het definitieve blad met markeringen te bekijken, op de markeringen te reageren en zelfs te zien wie de markeringen oorspronkelijk heeft aangemaakt. Deze markeringen bevatten echter geen taakpinnen. Met andere woorden, markeringen op tekeningbladen verschijnen wel in de export, maar taakpin-pictogrammen niet.
Opmerking: De onderstaande tabel toont welke hyperlinks in een tekeningexport worden opgenomen en welke niet:
Automatische hyperlink |
Handmatige hyperlink voor tekening | Hyperlink voor bestand | Hyperlink voor taak | Hyperlink voor specificatie | Hyperlink voor foto | Hyperlink voor formulier | Hyperlink voor VOI | Markeringen, symbolen, teksten en afmetingen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tekeningen in pdf-samenvattingen en uitgebreide pdf-rapporten (al dan niet op ware grootte) (in Taakrapporten) | Niet zichtbaar | Zichtbaar maar niet aanklikbaar | Zichtbaar maar niet aanklikbaar | Zichtbaar maar niet aanklikbaar | Niet zichtbaar | Zichtbaar maar niet aanklikbaar | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar |
| Geëxporteerde tekeningen | Niet zichtbaar | Zichtbaar maar niet aanklikbaar | Zichtbaar en aanklikbaar | Zichtbaar maar niet aanklikbaar | Zichtbaar en aanklikbaar | Zichtbaar en aanklikbaar | Zichtbaar en aanklikbaar | Zichtbaar en aanklikbaar |
Lees voor meer informatie over het exporteren van tekeningen in pdf-bestanden het artikel 'Hoe tekeningen als pdf-bestand te exporteren (en af te drukken) en markeringen te bekijken?.'
Als u een bestand aan een taak koppelt en een rapport van de taken draait, wordt het bestand in het rapport opgenomen als het kleiner is dan 2,5 MB. Als het groter is dan 2,5 MB, wordt het via een hyperlink in het rapport opgenomen.
Bijvoorbeeld:
- Dit rapport vermeldt een specificatiebestand. Het is kleiner dan 2,5 MB en wordt dus volledig opgenomen aan het einde van het rapport.
- Dit rapport vermeldt een ander bestand. Het is groter dan 2,5 MB en dus wordt er een hyperlink opgenomen.
Voorbeeld van het Samenvattingsrapport:
Voorbeeld van het gedetailleerde rapport:
Wat betekent de pop-up 'Rapport genereren mislukt'?
Als u probeert een rapport te e-mailen of te downloaden en u het bericht 'Rapport genereren mislukt' krijgt, betekent dit dat het rapport te vaak is gegenereerd binnen het tijdsbestek van een uur:
De limiet is 10 rapporten, per rapportsjabloon, per uur.
Het uur begint af te tellen zodra het eerste rapport gegenereerd is.
Er kunnen een paar verschillende redenen zijn waarom u dit bericht ontvangt. Deze tabel geeft informatie over enkele veelvoorkomende redenen waarom u dit bericht krijgt:
| Reden: | Oplossing: | Wat doen: |
|
Een rapportsjabloon is binnen een uur meer dan tien keer achter elkaar gegenereerd; bij elk rapport zijn nieuwe filters toegepast. |
Kloon het rapportsjabloon en wijzig de filters voor het gekloonde rapport. |
|
|
Meerdere gebruikers genereren hetzelfde rapportsjabloon op hetzelfde moment. |
Voeg meer e-mailadressen toe in de de rubriek Ontvangers. |
Normaal gesproken zou u deze limiet niet moeten bereiken. Bedenk goed waarover u precies wilt rapporteren en denk eraan het veld 'Ontvangers' te gebruiken om het rapport naar de juiste stakeholders te sturen.
'Rapport inplannen'-opties
U kunt kiezen wanneer de rapporten verstuurd moeten worden en zelfs inplannen dat een rapport wekelijks of maandelijks automatisch wordt verstuurd.
Het rapport wordt dan verstuurd om 5 uur 's ochtends, op basis van de gespecificeerde tijdzone van het project. In het drop-downmenu voor Rapport inplannen kunt u kiezen voor wekelijks of maandelijks en kunt u de dag (wekelijks) of datum (maandelijks) opgeven.
Stap 1: Selecteer 'Wekelijks' of 'Maandelijks'
Stap 2: Kies een of meer dagen bij 'Wekelijks' of een dag van de maand bij 'Maandelijks':
Opmerking: Na archivering van het project blijven automatische wekelijkse/maandelijkse rapporten verstuurd worden. U kunt het rapport verwijderen of het automatisch verzenden uitschakelen.
Ga voor verwijderen naar Taken Rapporten genereren en klik op het prullenbakpictogram helemaal rechts van het rapport dat u wilt verwijderen.
Voor het uitschakelen van automatisch verzenden gaat u naar Taken Rapporten genereren en selecteert u het rapport dat u wilt bewerken. Verander de instelling Wekelijks/Maandelijks naar Nu delen en klip op het kruisje rechtsboven om het rapport te sluiten en op te slaan.
Meer informatie
- Praktische gids: Hoe taken te configureren voor geweldige rapporten
- Vragen en antwoorden: Kan ik een rapport versturen vanaf mijn mobiele apparaat?
- Hoe rapporten te sorteren en filteren?
Videohandleiding over het genereren van rapporten