Inleiding tot gepersonaliseerde formulieren en sjablonen

Overzicht

Fieldwire biedt een module genaamd "Formulieren" voor de niveaus Business en Business Plus. Binnen deze module bieden we u de mogelijkheid om uw eigen gepersonaliseerde formulieren op uw account aan te maken en leveren we vijf standaard formuliersjablonen mee. U kan ook de gepersonaliseerde formulieren van uw projecten naar uw account sturen zodat u ze ook voor andere projecten kan gebruiken. Op dezelfde manier kan u ook formulieren van uw account naar uw projecten sturen.
(Bekijk dit artikel over Account Formuliersjablonen voor meer informatie)

 Met de Fieldwire generator van gepersonaliseerde formulieren kunnen gebruikers de bestaande formulieren van Fieldwire aanpassen, of nieuwe gepersonaliseerde formulieren creëren die zijn afgestemd op hun specifieke workflows. Zodra het formuliersjabloon is gemaakt, kunnen gebruikers hun formulieren invullen, aftekenen en indienen in zowel de webapplicatie als de mobiele versies van Fieldwire.

U kan de generator van gepersonaliseerde formulieren gebruiken voor het bewerken van de dagelijkse rapporten, urenstaten, veiligheidsaudits en tijd- en materiaal labels van Fieldwire. Of u kan volledig nieuwe formulieren ontwerpen zoals arbeidsrisico analyse, wijzigingsverzoeken, kwaliteitsinspecties (QA/QC) en nog veel meer!

Opmerking: Elk formulier dat u uit Fieldwire exporteert zal voorzien zijn van het logo en de koptekst in kleur die de project administrator heeft opgegeven onder de tab Projectinstellingen. (Lees dit artikel voor meer informatie over de tab Projectinstellingen: De tab Projectinstellingen in de webversie en op mobiel)

Inhoudsopgave

• Standaard formuliersjablonen
• Een gepersonaliseerd formuliersjabloon creëren
  • Type Sjabloon
  • Statussen
  • Toestemmingen
  • Deadline meldingen
  • Nieuwe rubrieken toevoegen
  • De rubrieken Lijst en Tabel en Invoertypen
  • Formulier berekeningen
  • Bijlages
  • Weer
  • Handtekening
    • Meerdere handtekeningen
• Hoe uw gepersonaliseerde formuliersjablonen klonen
• Verwijderde formulieren terughalen
• 1-weg-synchronisatie
• Video over de generator van gepersonaliseerde formulieren

Standaard formuliersjablonen

De hierboven genoemde vijf standaard formuliersjablonen verschijnen niet langer automatisch in elk nieuw project. Als u een nieuw Business-account aanmaakt met Fieldwire, zal u deze standaard formuliersjablonen automatisch zien in de tab "Sjablonen" op uw project dashboard. Als u al eerder een Fieldwire Business account hebt aangemaakt, zal dat geen gevolgen hebben voor uw bestaande projecten. In plaats daarvan ziet u deze veranderingen enkel op nieuw aangemaakte projecten. 

Daarnaast kan u op elk moment en ongeacht of ze in uw account formuliersjablonen voorkomen, één van de vijf standaard formuliersjablonen toevoegen door deze workflow te volgen:

1. Klik op de blauwe knop "+Nieuw formulier"
2. Beweeg de cursor over de knop "+Nieuw sjabloon"
3. Klik op "Nieuw aanmaken"
4. Selecteer één van de vijf standaard formuliersjablonen onder het dropdown-menu "Begin met ..."
5. (Optioneel) Werk de sjabloonnaam bij
6. (Optioneel) Schakel de optie "Gedateerd sjabloon" in of uit
7. Klik op "Aanmaken"

Een gepersonaliseerd formuliersjabloon aanmaken

Selecteer +Nieuw formulier in de tab Formulieren en selecteer vervolgens +Nieuw sjabloon en klik op tot slot op "Nieuw aanmaken". Als u een bestaand formuliersjabloon wilt bewerken, moet u de knop "Sjablonen beheren" in de rechterbovenhoek selecteren en kiezen welk formulier u wilt bewerken. 

Als u een Administrator van het project bent, kan u vanaf de optie "+Nieuw sjabloon" ook account formuliersjablonen in uw project importeren.

Types Sjabloon

• De standaard types hebben onder meer een beschrijving, verantwoordelijke en status. U zou een standaard sjabloon kunnen aanmaken als het formulier de invoer van meerdere, unieke datums vereist en niet zozeer één algemene datum. Zo heeft het dagelijkse rapport van Fieldwire bijvoorbeeld een deadline voor het formulier, in plaats van 1 aanmaakdatum. Dit kan handig zijn als meerdere personen het formulier moeten bekijken en goedkeuren.

• Het gedateerde type zal een beschrijving, verantwoordelijke, status en datum bevatten. U zou een standaard sjabloon kunnen aanmaken als het formulier informatie vereist die is aangemaakt, of betrekking heeft op één enkele, specifieke datum. Zo bevat het dagelijkse rapport van Fieldwire bijvoorbeeld automatisch weersinformatie, gebaseerd op de datum die op het formulier werd geselecteerd.
  

Opmerking: Alleen op het 'Gedateerd' sjabloon type kan een 'Weer' rubriek worden opgenomen. Opmerking: een sjabloon "Dagelijks rapport" zal een "Gedateerd' sjabloon" zijn. 

Statussen

Nadat u het type Formulier hebt geselecteerd, kan u de verschillende Statussen aanpassen die een formulier kan hebben. Kies voor 'Beheren' van Toestemmingen en Statussen om dit aan te passen: 


Dat is met name erg handig als een goedkeuring is vereist voor verschillende delen van een formulier. U kan zo nodig meer statussen toevoegen door de optie +Nieuwe status te selecteren.

Kan naar status en Kan uit status is een manier om aan te geven welke toestemmingsniveaus nodig zijn om de status van een formulier op elk moment te wijzigen. Standaard kunnen alleen gebruikers op Administrator niveau een Formulier als Ingediend instellen. (Lees dit artikel voor meer informatie over project toestemmingen: Inleiding tot project toestemmingsniveaus: Administrators, Leden en Volgers)

Opmerking: U kan personaliseren in welke fase een formulier al dan niet bewerkbaar is in de kolom Formulier is bewerkbaar. Alle verplichte velden moeten ingevuld zijn voordat een formulier naar een 'niet-bewerkbare' status wordt gezet. 

Opmerking: Alle statussen die met 'Ja' gemarkeerd zijn in de kolom "Formulier is bewerkbaar" zullen getoond worden met een gele stip ernaast: 

Als de status als "Nee' is gemarkeerd onder "Formulier is bewerkbaar", dan zal de status getoond worden met een groene stip ernaast:

Opmerking: Als de status van een formulier gewijzigd is, zullen de auteur, de verantwoordelijke en degene die het formulier als laatste heeft bewerkt allemaal een melding krijgen in de webversie en op enig mobiel apparaat dat gekoppeld is aan een Fieldwire-account.

Toestemmingen 

Alleen de Verantwoordelijke kan de Formulierkenmerken bewerken - waaronder de Formulier beschrijving, Status, Verantwoordelijke, Datum en Deadline. Deze instelling kan niet worden aangepast:

Rubrieken, of invoervelden in lijsten en tabellen in een Formulier kunnen aangepast worden - Administrators kunnen kiezen of alleen de formulier Verantwoordelijke of Alle gebruikers de invoervelden van een formulier kunnen bewerken. 

Deadline meldingen

E-mail en in-app meldingen worden 48 uur voor de deadline naar de Verantwoordelijke van het Formulier worden gestuurd.

Om de Verantwoordelijke van het Formulier de e-mail en in-app meldingen te laten ontvangen moet het formulier een 'Verantwoordelijke', een 'Deadline' en de status 'Concept' of een andere 'bewerkbare' status hebben.

Als de status van het formulier nog niet naar 'Ingediend' is gezet, of naar een andere niet-bewerkbare status, zal in de 48 uur voor de deadline een e-mail en in-app melding naar de verantwoordelijke worden gestuurd om deze te informeren dat de deadline van het toegewezen formulier nadert.

Opmerking: Als de Deadline van het Formulier is aangepast, dan wordt de melding opnieuw ingesteld en zal de melding 48 uur voor de nieuwe deadline worden verstuurd.

Opmerking: Als de 'Verantwoordelijke' is aangepast, zal een nieuwe e-mail worden gestuurd.

Nieuwe rubrieken toevoegen

Na het aanwijzen van de statussen van uw formulier kan u beginnen met de verdere uitbouw van het formulier. Selecteer '+Nieuwe rubriek' om een nieuwe rubriek toe te voegen. Er zijn vijf verschillende rubrieken die u aan een Formulier kan toevoegen

De rubrieken Lijst en Tabel en Invoertypen

De Lijst is opgezet als een lijst met velden die zijn ontworpen om bepaalde informatie van gebruikers te vragen. U kan op een lijst net zoveel invoertypen gebruiken als u wilt. 

De rubriek Tabel is in een compactere manier opgezet om gebruikers in staat te stellen om verschillende invoertypen te combineren. Het maximum aantal kolommen dat in een formulier tabel kan worden opgenomen is 10. De kolomsoorten "Lange tekst" en "Datum & Tijd" tellen ieder als 2 kolommen, tot deze limiet van 10. 

Er zijn diverse invoertypen voor beide rubrieken.

U kan elk veld in deze tabel verplicht of niet verplicht maken (behalve het 'Selectievakje' en 'Selectievakje & notities') bij het aanmaken van het formulier. Op die manier kan u garanderen dat gebruikers op uw bouwplaats de benodigde velden vastleggen.

U kan ook hints of standaard waarden toevoegen aan elk tekst- of getalveld, om tijd te besparen, of om teamleden te vertellen wat er in het veld zou moeten staan

Opmerking: U kan tot aan 150 rijen gebruiken in een tabel rubriek van het formulier. 

Opmerking: Hou er bij het invullen van een invoertype als Datum & Tijd rekening mee dat de tijd die op het Fieldwire-formulier getoond zal worden, bepaald wordt door de individuele tijdzone van elk persoon. Zo zal een gebruiker op het Europese vaste land 12 uur 's middags en een gebruiker in Engeland die exact hetzelfde formulier gebruikt 11 uur 's ochtends zien in Fieldwire. Maar dat is niet het geval voor exports van pdf-formulieren. De tijd die op pdf-exports wordt weergegeven, wordt bepaald door de tijdzone die voor het project is gekozen in de tab Projectinstellingen.

Opmerking: In korte/lange tekstvelden kunnen tot 1 miljard tekens worden opgeslagen. Deze limiet van 1 miljard geldt voor tekst die via deze velden op een formulier wordt ingevoerd. Het is echter niet de limiet voor het aantal tekens voor de naam van het veld dat in de editor van het sjabloon wordt geconfigureerd, hiervoor geldt namelijk een andere limiet. Omdat ze dezelfde limiet hebben, zit het verschil tussen korte/lange tekstvelden dus niet in het aantal tekens, maar wel in de tekstomloop. Korte teksten hebben die niet (in lijsten en tabellen), en kolommen in lange tekst zijn breder dan in korte tekst.

Formulier berekeningen

In 'Tabellen' maakt het invoertype 'Berekening' gebruik van de variabelen van het invoertype 'Integer' en 'Decimaal' om de uitkomst van een expressie te bepalen die door Project Administrators is gedefinieerd. Kies in een tabel die tenminste één 'Integer' of 'Decimaal' heeft, het invoertype 'Berekening', geef een naam voor de invoer, en kies 'expressie aanmaken…':

Opmerking: Alle expressies die al eerder zijn aangemaakt zullen in het formulier worden opgeslagen. 

Nadat 'Binnen de Berekening' is gekozen verschijnen de invoertypes 'integer' en 'decimaal' als 'Variabelen' - de invoervelden in de tabel gebruiken de letters 'A-I' om de volgorde van invoer weer te geven.

Gebruik in het 'Expressie' veld rekenkundige bewerkingen in combinatie met relevante variabelen om automatische berekeningen te maken die voor het formulier van belang zijn. U kan naast de variabelen in de tabel ook relevante getallen gebruiken - (bijv.: 12, 24, 48) - wat handig kan zijn bij tijdgerelateerde berekeningen, of als u in een berekening een 'gemiddelde' wilt bepalen. 

In het bovenstaande voorbeeld zal de Expressie het totale aantal gewerkte uren over de hele week berekenen. Na het opslaan van een Expressie zal dit als een invoertype 'Berekening' in de tabel worden opgeslagen.
Selecteer het invoertype 'berekening' in de tabel voor het aanpassen van de 'Naam', 'Expressie' en '[meet]Eenheid' om dit in het formulier weer te geven: 

Opmerking: De eenheden die worden ondersteund zijn 'Temperatuur' (Fahrenheit of Celsius - afhankelijk van de projectinstellingen, meeteenheden), 'Valuta' (afhankelijk van de selectie onder projectinstellingen) en 'Tijd' (uren). 

De resultaten van bovenstaand voorbeeld zijn hieronder uitgewerkt. De expressie telt de invoertypen 'decimaal' van elke dag van de week op en deze berekening wordt na invoer van relevante gegevens in het formulier bijgewerkt:  

Afhankelijk van het formulier (en de variabelen binnen de tabel invoer), kunnen vele verschillende use-cases ondersteund worden - inclusief, maar deze zijn niet beperkt tot:

• Bereken de gewerkte 'arbeidsuren' over de vakkrachten op de bouwplaats. 
• Bereken het gemiddeld aantal eenheden in een 'Tijd en materiaal'-formulier.
• Bereken het totaal aantal vakmensen

Regel 'Totaal'

Nadat u uw expressies hebt bepaald kunnen project administrators een regel 'Totaal' toevoegen voor het totaliseren van de tabelinvoer op het formulier.

Voorbeeld 1:

Voorbeeld 2:

Personen die het formulier (mede) invullen zien dat de berekeningen dynamisch worden bijgewerkt terwijl ze hun formulier op de bouwplaats invullen.

Om deze regel 'Totaal' toe te voegen aan de tabel(len) van uw formulier, moet u eerst het formuliersjabloon "Intrekken". Nadat het formuliersjabloon is ingetrokken, moet u naar de tabel(len) op uw formulier gaan en op het potloodpictogram klikken om naar de "Rubriek details" te gaan. 

Als u kijkt bij de "Rubriek details", zal daar een optie zijn voor "Totaalregel" waar u kan kiezen of u de regel als Som of Gemiddelde van de invoer in de tabel(len) wilt weergeven. Nadat Som of Gemiddelde is gekozen zal de tabel in dat formulier, en de export ervan, de "Totaalregel" weergeven.

Opmerking: Het is niet mogelijk om dit achteraf toe te voegen aan oudere formulieren. Het is alleen mogelijk voor nieuw aangemaakte formulieren, nadat de "Totaalregel" geactiveerd is voor elke tabel van het formulier.

Bijlages

In de rubriek 'bijlagen' kunnen gebruikers diverse soorten bestanden uploaden, waaronder pdf's, foto's, en 360° foto's onder Business enz. U kan een minimum en maximum aantal bijlagen bepalen dat kan worden toegevoegd. U kan ook een beschrijving toevoegen met blijvende informatie met betrekking tot de bijlage.

Opmerking: U kan bestanden en foto's tot 50 mb uploaden.

Met de "Bestaande foto" optie kan u elke foto aan uw formulier koppelen die onder het tabblad "Foto's" is opgeslagen. Het verschil tussen het koppelen van een bestaande foto en een "Foto/Bestand" is dat de foto's waaruit u kiest in de tab "Foto's" staan (i.p.v. uploaden van nieuwe foto's vanaf uw computer, cloudopslag, enz.) 

Opmerking: Als u ervoor kiest om een "Bestaande foto" te koppelen, dan zal die foto weer getoond worden in de tab "Foto's" omdat die nu gelinkt is aan het Formulier.

Foto's die aan tekeningen, formulieren en VOI zijn gekoppeld kunnen nu gemarkeerd worden.

Formulieren:

Weer

De rubriek Weer op het formulier haalt automatisch weersinformatie op naar het formulier. Dit is gebaseerd op wat er is ingevoerd in de rubriek 'Adres' van de tab 'Instellingen' van het project. Fieldwire maakt gebruik van Visual Crossing om de weergegevens op een formulier te bepalen.

De weergegevens dataset is gebaseerd op het datum/tijdstempel van de "Datum" van het formulier (bij het aanmaken van het formulier wordt hier de aanmaakdatum gebruikt, maar deze kan gewijzigd worden). Als het formulier 's ochtends wordt aangemaakt, zijn de weergegevens op het formulier een voorspelling, en we werken na ongeveer 24 uur het formulier bij met het werkelijke weer.

Handtekening

De rubriek handtekening vraagt de gebruiker om een elektronische handtekening in de webversie, of een geschreven handtekening op mobiel. Fieldwire zal voor de verantwoording automatisch een datum/tijdstempel toevoegen van het moment waarop het formulier werd ondertekend. 

In de webversie kan u, of iemand die geen Fieldwire account heeft, uw formulier ondertekenen:

De naam van de ingelogde gebruiker zal als eerste optie voor de ondertekening worden gebruikt.

Kies 'Ondertekenen als iemand anders' om het formulier te laten ondertekenen door iemand die geen Fieldwire-account heeft.

Aan de handtekening van een gebruiker die als zichzelf ondertekent zal een datum, tijd, en apparaat-ID worden toegevoegd, plus het Bedrijf en de Functie van de ondertekenaar, om aan te geven wanneer het formulier precies werd ondertekend en door welke persoon.

Opmerking: Het Bedrijf en de Functie worden bepaald door de informatie in de Profielinstellingen op de homepage van uw account en niet door de informatie in elk individueel project.

De gebruiker die in Fieldwire op het apparaat was ingelogd waar het formulier werd geopend zal als de eigenaar van het apparaat worden opgenomen: 
 

'Onderteken als Jasmin Langer'

'Onderteken als iemand anders'

Op de iOS- en Android-versies van Fieldwire kan u ook iemand anders een formulier laten ondertekenen:  

De naam van de ingelogde gebruiker zal als eerste optie voor de ondertekening worden gebruikt.

Kies 'Iemand anders' om het formulier te laten ondertekenen door iemand die geen Fieldwire-account heeft.

Nadat u hebt bepaald wie het formulier zal ondertekenen, zal u gevraagd worden om het formulier handmatig te ondertekenen als u degene bent die het ondertekent. Als iemand anders het formulier ondertekent, zal die persoon gevraagd worden om eerst zijn/haar naam in te vullen voor het handmatig ondertekenen van het formulier. 

Net als bij het ondertekenen in de webversie zal een datum, tijd, apparaat-ID worden toegevoegd om aan te geven wanneer het formulier precies werd ondertekend en door welke persoon.

Opmerking: Het Bedrijf en de Functie worden nog niet getoond als het formulier op een mobiel apparaat wordt ondertekend.

De gebruiker die in Fieldwire op het apparaat was ingelogd waar het formulier werd geopend zal als de eigenaar van het apparaat worden opgenomen: 

Onderteken het formulier als 'Andrew White'

Onderteken het formulier als 'Iemand anders'

Als alle verplichte velden op het formulier zijn ingevuld, kan u kiezen voor 'Status bijwerken en sluiten'. Dit komt overeen met het indienen van een formulier. De statussen die iemand op een formulier creëert, bepalen de volgende status voor een formulier: 

Standaard statussen op het 'Dagelijks rapport' formulier:
Standaard statussen op het 'Inspectieverzoek'-formulier:

Als meerdere gebruikers aan een bepaald formulier werken op mobiel, dan moeten ze er voor zorgen dat ze na het bewerken het formulier sluiten voordat de app wordt afgesloten of het apparaat in slaapstand wordt gezet.

Meerdere handtekeningen

In elk ondertekening gedeelte van een formulier kunnen gebruikers nu zowel het minimum als het maximum aantal handtekeningen per rubriek bepalen. Dit voorkomt dat gebruikers meerdere Handtekening rubrieken in hetzelfde formulier moeten opnemen.

Nadat op het potlood-pictogram is geklikt kunnen gebruikers het "Min. aantal handtekeningen" en "Max. aantal handtekeningen" kiezen. 

Opmerking: Als u de rubriek 'Handtekening' niet verplicht wilt maken, dan moet u het "Min. aantal handtekeningen" op "0" zetten. 

Hoewel het Min. of Max. aantal handtekeningen dat op een formulier nodig is niet door mobiele gebruikers bewerkt kan worden, kunnen ze wel meerdere handtekeningen onder een Handtekening rubriek zien/toevoegen zoals bepaald in de "Min. aantal handtekeningen" en "Max. aantal handtekeningen" op het formuliersjabloon.

Hoe uw gepersonaliseerde formuliersjablonen klonen

U kan uw gepersonaliseerde formuliersjablonen klonen voor elk nieuw project dat u aanmaakt.
Dit helpt voorkomen van alle soorten werk die herhaald zouden moeten doen.

Opmerking: Op dit moment kunnen Formuliersjablonen alleen gekloond worden naar nieuwe projecten. Gepersonaliseerde Formuliersjablonen kunnen niet achteraf naar nieuwe projecten gekloond worden. Maar, project administrators kunnen kiezen om formuliersjablonen van projectniveau naar accountniveau te sturen, en die formuliersjablonen vanaf Account op te halen voor het nieuwe project. (Lees dit artikel voor meer informatie over het importeren van formuliersjablonen: Account Formuliersjablonen). Zorg dat je Accounteigenaar of Accountmanager bent, of dat je werkt onder een Business Account om zeker te zijn dat u formuliersjablonen kan klonen.

Verwijderde formulieren terughalen

Formulieren binnen een project kunnen uit de prullenbak worden teruggehaald door project administrators op Business niveau. Als een formulier verwijderd werd, zal het 30 dagen in de prullenbak blijven zitten, waar het in die periode nog kan worden uitgehaald. Maar, na 30 dagen wordt het formulier definitief verwijderd. 

Opmerking: Formulieren kunnen teruggehaald worden uit de tab Prullenbak, maar Formuliersjablonen kunnen niet teruggehaald worden. Als Formuliersjablonen eenmaal verwijderd zijn, zijn ze ook definitief verwijderd. Als u probeert om een Formuliersjabloon te verwijderen, dan zal u de in onderstaand screenshot getoonde vraag te zien krijgen om te bevestigen dat u het Formuliersjabloon wilt verwijderen, met alle daaraan gekoppelde formulieren.

1-weg-synchronisatie

Er kan een back-up van formulieren worden gemaakt naar cloudopslag providers (Box, Dropbox, OneDrive) via een 1-weg synchronisatie verbinding. Als een van die integraties actief is, zullen Formulieren die zijn bijgewerkt naar een niet-bewerkbare status (bijv. "Ingediend"), gekopieerd worden naar Box/Dropbox/OneDrive en opgeslagen worden in hun bijbehorende submappen. De submappen zullen de bijbehorende naam hebben die overeenkomt met het Formuliersjabloon dat werd gebruikt om het Formulier aan te maken.

Video over de gepersonaliseerde formulieren generator

Meer Informatie

• Hoe Formulieren te gebruiken o.b.v. uw toestemmingsniveau
• Hoe één of meer formulieren publiceren, indienen, exporteren en/of delen?
• Inleiding tot de Tab Formulieren