Praktische handleiding voor QC (inspecties)

  • Edouard B.

Overzicht

Fieldwire helpt je bij het organiseren van inspecties als je specifieke kwaliteitscontrolebehoeften hebt voor je project. 
Je kunt Fieldwire gebruiken om elk kwaliteitscontrole-item naadloos te documenteren, zowel online als offline.

Alle informatie wordt automatisch in realtime gedeeld, zodat verschillende projectbetrokkenen toegang hebben tot actuele gegevens om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Dit vermindert en optimaliseert de tijd die je in het veld aan QC besteedt; doordat activiteiten voortdurend op elkaar zijn afgestemd, kunnen al je QC-issues eenvoudig worden geïdentificeerd, opgelost en geverifieerd voordat ze gevolgen hebben voor de planning of het budget. 

 

Hoe helpt Fieldwire bij kwaliteitscontrole-inspecties?

  • Gegevens op één locatie vastleggen en documenteren
    • Veldteams kunnen gegevens rechtstreeks vanuit het veld documenteren via taken en aangepaste formulieren. De documentatie van verschillende teams wordt samengevoegd op één eenvoudig toegankelijke locatie, zowel op kantoor als op een mobiel apparaat.
       
  • Eenvoudige overdracht tussen teams
    • Verschillende teams kunnen op verschillende momenten bijdragen aan hetzelfde issue. Omdat teams direct toegang hebben tot de volledige QC-geschiedenis, worden transparantie en verantwoordelijkheid binnen het hele project verbeterd. 
       
  • Naadloos historisch overzicht
    • Alle informatie die in Fieldwire wordt ingevoerd, krijgt een tijdstempel en wordt ondertekend. Transparantie en verantwoordelijkheid voor afzonderlijke issues worden bevorderd door automatische waarmerking. 
       
  • Meer granulariteit
    • Plan en wijs kwaliteitsinspecties toe voor elk afzonderlijk item van je project.
       
  • Gegevens beheren en analyseren
    • Plan duizenden taken in het project. Exporteer deze inhoud naar een .csv-bestand voor meer gedetailleerde analyses. 
        

Deze handleiding gebruiken

Stel je voor dat we een reeks inspecties moeten uitvoeren op alle brandmelders in een woningbouwproject. We willen een taaksjabloon maken om de inspectie van elk apparaat vast te leggen en die taak voor elke brandmelder in het gebouw dupliceren. Aan de hand van dit voorbeeld leggen we precies uit hoe je inspecties instelt, uitvoert en rapporteert zoals nooit tevoren met de kracht van Fieldwire.  
 

Bekijk "Inspecties maken in Fieldwire" voor een kortere introductie tot de belangrijkste Fieldwire-functies voor QC/inspecties.
 

1. Best practices: Fieldwire configureren voor inspecties

Voorbeeld: We hebben meer dan 100 kamers met verschillende brandmelderinspecties die gedurende ons project in elke ruimte moeten worden uitgevoerd. Met duizenden taken om te beheren, moeten we informatie met één druk op de knop kunnen isoleren. 

 

1a. Inspectietaken maken om het werk te organiseren

Taken vormen echt het hart van Fieldwire. Dit is de plek waar het team naartoe gaat om te zien welk werk er op locatie moet worden uitgevoerd, voortgangsfoto's te plaatsen, met teams in het veld te communiceren en gebruik te maken van de lange lijst met de meest veldvriendelijke tools van Fieldwire. 

Je hebt mogelijk meerdere inspecties of algemene inspecties voor elke kamer van een gebouw. 
Je kunt snel een taak maken en deze vervolgens dupliceren, of de taakimporteur gebruiken om deze automatisch opnieuw te maken. 
Taken hebben veel krachtige, optionele attributen.

Gebruik voor inspectietaken ten minste de volgende attributen:
 

'Status' - Sommige inspecties zijn belangrijker of urgenter dan andere.

'Categorie' - Sorteer inspectietaken op discipline, te inspecteren item, verdiepingsnummer enzovoort. Categorieën zijn volledig aanpasbaar, zodat je ze volledig kunt afstemmen op je project. 
 

'Verantwoordelijke' - Zorg ervoor dat één persoon verantwoordelijk is voor de inspectie. Die persoon ontvangt meldingen zodra de taak aan hem of haar is toegewezen. Jij ontvangt een melding wanneer die persoon de taak bijwerkt. 

'Start-/einddatum' - zorg ervoor dat inspecties op tijd worden voltooid.

 

_53___Fire_Alarm___42_Birch_Street.png


Tip: Kies een algemene titel, zoals 'Brandmelder', omdat deze gedurende het project ook voor andere doeleinden kan worden gebruikt, zoals installatie of onderhoud.

Tip:  Voeg de modelspecificatie van het alarmapparaat toe aan de taak, zodat het team deze tijdens de inspectie kan raadplegen. Klik hiervoor op het paperclip-icoon linksonder in de taak en selecteer vervolgens "+Foto/bestand".
 

Meer informatie over het maken van taken:

1b. Checklists maken om inspecties te standaardiseren 

Maak checklists en sla ze op als herbruikbare sjablonen. Checklists zijn onmisbaar voor inspectietaken. Vink tijdens je rondgang elk item af.  Fieldwire registreert automatisch wat is afgevinkt, door wie en wanneer dat is gebeurd. 
 

Een voorbeeldchecklist voor elektronische apparaten

Settings___42_Birch_Street.png


Meer informatie over checklists:

 

1c. Meerdere taken tegelijk maken met de taakimporteur
 

Gebruik de taakimporteur om in één keer honderden inspectietaken voor je project te dupliceren. 
Geïmporteerde taken kunnen attributen bevatten zoals:

  • Bestanden: Wanneer je bestanden toevoegt aan het tabblad 'Bestanden' van Fieldwire, kun je ervoor kiezen om ze in de taakimporteur aan taken te koppelen. 
    • Tip: Upload je specificaties naar het tabblad 'Bestanden'. Zo kunnen de bestanden aan honderden taken tegelijk worden gekoppeld. 
       
  • Checklists: je kunt ervoor kiezen om taken te maken met vooraf ingevulde checklists, die vooraf kunnen worden geladen in je 'Projectinstellingen.'
  • attributen: taken kunnen vooraf worden ingevuld met alle relevante attributen. 

Voorbeeld: Je moet meer dan 1000 brandmelders en rookmelders inspecteren in een grootschalig woningbouwproject. Je kunt de taakimporteur gebruiken om al deze taken binnen enkele minuten te maken, inclusief alle checklistinformatie die nodig is om kwaliteitscontroles uit te voeren. 

Meer informatie over het importeren van taken:

1d. Taken snel dupliceren

Je kunt snel kopieën van bestaande taken maken met onze dupliceerfunctie. Taakattributen worden vanuit het origineel overgenomen in elke gedupliceerde taak die je maakt.

Wanneer je Fieldwire op het web gebruikt (in plaats van mobiel), klik je met de rechtermuisknop op de taak en kies je 'dupliceren'.  
 
Tip: Houd Shift ingedrukt om te klikken en de taak meerdere keren te dupliceren op het plan.

Voorbeeld: Er wordt een bijgewerkt plan uitgegeven waarvoor de installatie van een extra brandmelder nodig is. Dupliceer de taak eenvoudig om de bijgewerkte informatie vast te leggen. 

Een taak dupliceren in de webversie van Fieldwire

Add_gifs.gif

 

Je kunt taken ook dupliceren in de mobiele versie van Fieldwire. Zoek de taak die je wilt kopiëren, houd je vinger een seconde op de taak en de optie om de taak te dupliceren verschijnt. 
Tik ergens op het plan om een nieuwe kopie van de oorspronkelijke taak te plaatsen. 

 

Een taak dupliceren in de mobiele versie van Fieldwire

duplicate_tasks_mobile.gif

 

Meer informatie over het dupliceren van taken:

1e. Aangepaste formulieren maken om gedetailleerde kwaliteitscontrolegegevens vast te leggen

De bouwer voor aangepaste formulieren van Fieldwire is een andere manier om gedetailleerde, gestandaardiseerde gegevens uit het veld te verzamelen. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd in .csv-indeling om je eigen statistieken uit te voeren. 

Als je een formulier aan een taak wilt toevoegen, klik je eenvoudig op het paperclip-icoon linksonder in het taakvenster en selecteer je ‘Bestaand formulier toevoegen’.

Voorbeeld: Gebruik formulieren om numerieke waarden vast te leggen, zoals het aantal decibel van een brandmelder in een ruimte. 

Tip: Als je de functie voor aangepaste formulieren van Fieldwire in je taak wilt gebruiken, kan je eerste checklistitem het volgende zijn:
“Voeg formulier [formuliernaam] toe aan deze taak”. Zo kan je team een specifiek formulier toevoegen en invullen om meer gegevens uit het veld te verzamelen.

Een formulier toevoegen aan de taak in Fieldwire

_56___Fire_Alarm___42_Birch_Street.png

Meer informatie over aangepaste formulieren:


2. Werk in voltooide taken documenteren

 

2a. De taakstatus gebruiken om inspectiefasen aan te geven

 

De taakstatus is het meest effectief wanneer er overeenstemming bestaat over wat elke prioriteit betekent. 
We raden aan dit transparant te maken en met het hele team te communiceren. 

Tip:  Geef in je Fieldwire-app op kantoor je eigen legenda weer voor de manier waarop je P1-, P2- en P3-prioriteitsniveaus definieert, of bevestig deze zelfs aan de achterkant van elk mobiel apparaat.

Voorbeeld: Stel een code vast die de betekenis van elke prioriteit bepaalt, zoals hieronder: 

Prioriteit 1 = non-conformiteit

Prioriteit 2 = klein probleem

Prioriteit 3 = komende QC 

Voltooid = voltooid door onderaannemer

Geverifieerd = goedgekeurd door aannemer

Het tweestapsverificatieproces van Fieldwire zorgt ervoor dat gebreken correct worden voltooid en geverifieerd, waardoor je project eenvoudig op tijd kan worden afgerond met een soepel opleveringsproces.  

Meer informatie over taakprioriteit:

2b. Taken relateren om workflows te creëren en teams te verbinden

Het relateren van taken is vooral nuttig bij het volgen van afhankelijkheden of het beheren van subtaken. 
De volgorde van werkzaamheden wordt effectief gecommuniceerd via gerelateerde taken. 

 

Voorbeeld: Stel je voor dat er voor onze brandmelderinstallatie inbedrijfstellingstests plaatsvinden op je project. Gerelateerde taken kunnen worden gebruikt om specifieke reeksen controles aan verschillende teams toe te wijzen. Zonder dat je de verantwoordelijke hoeft te wijzigen, behoud je zichtbaarheid over de oorspronkelijke taak en raakt de informatie in de taak niet verward door communicatie tussen verschillende teams over gerelateerde, maar uiteindelijk afzonderlijke taken. 

 

Een gerelateerde taak die in Fieldwire aan een bestaande taak is toegevoegd 
relate_tasks.png 
 

Meer informatie over het relateren van taken:

2c. Batchbewerking gebruiken om Taakattributen in bulk te beheren

 

De functie voor batchbewerking kan worden gebruikt om de Taakattributen van een groep taken tegelijkertijd te wijzigen.  Selecteer de taken die je wilt bewerken en selecteer vervolgens 'Acties' en 'Batchbewerking'. 

Tip: Houd de Shift-toets ingedrukt om meerdere taken in één kolom tegelijk te selecteren. 
 

Voorbeeld: De onderaannemer voor de brandmelders heeft de locatie bezocht en de status ‘voltooid’ geselecteerd voor alle brandmeldertaken die we hebben ingesteld. Nu gaan we al onze brandmeldertaken in bulk bewerken, zodat we de verantwoordelijke kunnen wijzigen in onze kwaliteitscontrolemanager, die alle taken zal nalopen en verifiëren. 

Taken in bulk bewerken in de Kanban-weergave van Fieldwire

batch_edit_multiple_tasks.gif

 

Je kunt je taken ook rechtstreeks vanuit de planweergave in bulk bewerken. 
Selecteer de taken in de zijbalk en selecteer "Acties" en "Batchbewerking". 
 

Taken in bulk bewerken in de planweergave van Fieldwire

Batch_edit_plan_view_gif.gif

 

Tip: Een andere manier om taken rechtstreeks vanuit het plan te selecteren, is door de WINDOWS-toets (of COMMAND op Mac) ingedrukt te houden en rechtstreeks op de taakpinnen in je plannen te klikken. Wanneer je WINDOWS ingedrukt houdt, kun je meerdere taken selecteren en vervolgens 'Acties' en 'Batchbewerking' selecteren om ze allemaal tegelijk aan te passen. 
 

Meer informatie over het in bulk bewerken van taken:

3. Werk monitoren, rapporteren en delen 

3a. Inspecties organiseren en plannen

Fieldwire biedt verschillende krachtige planningshulpmiddelen waarmee je je QA/QC-werk in een project verder kunt organiseren en meerdere teams kunt coördineren.

Je kunt de kalender- en Gantt-weergaven gebruiken om het geplande werk in je project te plannen. Gebruik de functie voor slepen en neerzetten in een van deze weergaven om taken opnieuw te ordenen en de tijdsframes aan te passen zodat ze beter bij je planning passen. 

 

Meer informatie over plannen:

3b. Geavanceerde filters gebruiken om specifieke inspecties te bekijken

 

De functies voor geavanceerde filters en categorieën bieden een manier om de grote hoeveelheid inhoud bij te houden die jij en andere gebruikers in je Fieldwire-projecten maken.

Voorbeeld: Stel je voor dat we alleen taken in de categorie brandmelders willen bekijken voor een specifieke onderaannemer op een specifiek plan. Met de geavanceerde filteropties kunnen we snel de taken isoleren die we zoeken. 

 

Geavanceerd taakfilter in de Kanban-weergave van Fieldwire

filter_tasks_kanban.gif

 

We kunnen hetzelfde filter gebruiken om taken vanuit de planweergave te isoleren: 

Geavanceerd taakfilter in de planweergave van Fieldwire

filter_tasks_plan_view.gif

 

Je kunt taken ook filteren op categorie.  

Voorbeeld: Zelfs met duizenden taken in ons inspectieproject kunnen we eenvoudig aan de linkerkant op “Brandmelder” als categorie klikken om alleen controles van alarmapparaten te bekijken.  

 

Taakfilter op categorie in de mobiele weergave van Fieldwire

filter_tasks_mobile.gif

 

Meer informatie over het filteren van taken:


3c. Iedereen op de hoogte houden met geplande rapporten

 

Je kunt extra waarde toevoegen aan je inspectieaanpak door gedetailleerde rapporten naar alle projectbetrokkenen te sturen. 

Voorbeeld: Er worden meerdere defecten in de brandmelders op locatie vastgesteld, dus we stellen een rapportagesjabloon in om een defectrapport naar de oorspronkelijke aannemer/onderaannemer te sturen. Zij kunnen de problemen oplossen en de status bijwerken naar klaar voor herinspectie. Om dit proces volledig te automatiseren, gebruiken we de functie voor geplande rapporten om dit rapport automatisch één keer per week te verzenden (of met elke gewenste frequentie).

 

Een rapport genereren in Fieldwire

Tasks___42_Birch_Street.png

 

Voorbeeld van een gegenereerd rapport in Fieldwire

42_Birch_Street_Fire_Alarm_Progress_2020-02-06_1581026013_pdf.png

 

Meer informatie over het genereren van rapporten:

Hoe gebruiken echte bedrijven Fieldwire voor kwaliteitscontrole (inspecties)?

Fieldwire stelt verschillende klanten in Europa en Amerika in staat om al hun QC-inspecties te beheren, of het nu gaat om brandveiligheid, HVAC, glasvezel of preconstructie. Onderaannemers blijven op schema via taken en checklists en kunnen belangrijke items direct documenteren met foto's en berichten. De volledige historische dossiers die via Fieldwire worden aangemaakt, bieden waardevolle informatie vanaf de start tot de voltooiing van al deze projecten. Onze toonaangevende issue-tracking zorgt er bovendien voor dat elke projectfase zo soepel mogelijk verloopt, helemaal tot aan de inspectie.

Je kunt hier meer lezen over deze praktijkvoorbeelden:

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van onze nieuwste functies en klantcases zodra deze beschikbaar komen!

Verwante artikelen