Przegląd
Fieldwire oferuje trzy rodzaje raportów, które są dostępne dla użytkowników licencji Pro i Business w zakładce „Zadania” Fieldwire. Celem tych opcji raportowania jest wyeksportowanie danych zadania, aby można było zapisać i udokumentować cały projekt. Generowanie raportów zadań to proces krok po kroku, który kończy się otrzymaniem adresu URL we wiadomości e-mail od support@fieldwire.com. Obecnie użytkownicy mogą generować raporty zadań dla pojedynczych projektów na trzy sposoby:
- PDF streszczający - Jest to raczej lista wypunktowana (doskonale nadająca się do prostych list usterek).
- PDF ze szczegółami - Szczegółowy raport zawierający całą zawartość projektu: obrazy, adnotacje itp. (doskonały na codzienne narady brygadzistów).
- Kompletny eksport CSV (Excel) - zrzut danych Excel, który zawiera wszystkie dane z projektu (doskonale nadaje się do celów dokumentacyjnych po zakończeniu projektu - alternatywnie, można go wykorzystać, jeśli chcesz przeprowadzić niestandardowe analizy lub raporty dla swojej ekipy).
Wraz z wyborem rodzaju raportu, który chcesz wygenerować, określasz, kto otrzyma raport. Raport można wysłać na dowolny adres e-mail - odbiorca nie musi posiadać konta Fieldwire ani mieć zaproszenia do projektu. Można również zaplanować wysyłanie raportów co tydzień lub co miesiąc.
Wskazówka: Możesz wykorzystać niestandardowe statusy zadań w raportach zadań, jeśli projekt wykorzystuje je do śledzenia zadań. Zapoznaj się z tym artykułem, aby uzyskać dodatkowe informacje: Niestandardowe statusy zadań
Uwaga: Fieldwire oferuje również raporty konta dla użytkowników Pro i Business - są to raporty .CSV, które mogą składać się z zadań z wielu projektów na koncie użytkownika. Więcej informacji na temat tych raportów i sposobu ich generowania można znaleźć w tym artykule: Pytania i odpowiedzi: Czy mogę wygenerować raport zawierający zadania z wielu projektów?
Spis treści
- Przycisk Generuj raport
- Jak wygenerować raport?
- Sposób wyświetlania rysunków i plików w raportach
- Co oznacza wyskakujące okienko „Wygenerowanie raportu nie powiodło się”?
- Opcje „Raporty harmonogramów”
Przycisk Generuj raporty
Po kliknięciu przycisku Generuj raporty w zakładce Zadania pojawi się wyskakujące okienko. To wyskakujące okienko wyświetli listę szablonów raportów. W każdym nowym projekcie automatycznie udostępniane są dwa szablony raportów: „Wszystkie zadania (podsumowanie)” i „Zadania otwarte (ze szczegółami)”. Oprócz tych szablonów raportów masz możliwość tworzenia własnych szablonów raportów zadań, klikając niebieski przycisk „Dodaj nowy raport” pokazany na poniższym zrzucie ekranu.
Po najechaniu kursorem na każdy szablon raportu zadań pojawią się trzy przyciski. Przycisk koperty umożliwia wysłanie raportu pocztą e-mail. Środkowa ikona umożliwia powielenie szablonu raportu. Czerwony przycisk kosza umożliwia usunięcie szablonu raportu zadań. Te przyciski służą do różnych celów, ale każdy z nich ma na celu przyspieszenie procesów: tworzenia, dystrybucji i usuwania.
Uwaga: Po usunięciu szablonu raportu zadań nie można go odzyskać. Zostanie on trwale usunięty i konieczne będzie ponowne utworzenie szablonu.
Raport PDF streszczający
Raport PDF streszczający oferuje szybki przegląd statusu projektu, osoby przypisanej oraz tego, czy zadanie jest przypięte do rysunku. Dostarcza listę zadań w projekcie, aby łatwo i szybko sprawdzić, które zadania są otwarte, a które zamknięte, aby informować klienta na bieżąco bez konieczności dostępu do Fieldwire.
Wskazówka: Użyj opcji filtrowania, aby upewnić się, że przeglądasz właściwe informacje.
Przykład raportu PDF streszczającego
Raport PDF ze szczegółami
Wysoce konfigurowalny i szczegółowy raport, który może zawierać zdjęcia zadań, listy kontrolne, a także inne załączniki i może być filtrowany według osoby przypisanej, kategorii, czasu itp. Jest to szczególnie przydatne, jeśli klient nie chce prostego przeglądu projektu, ale raczej szczegółowego raportu. Ma to szczególnie dobre zastosowanie w przypadku aktualizacji list usterek, zdjęć z postępu prac i przeglądów.
Podczas generowania raportów szczegółowych należy pamiętać, że istnieją ograniczenia dotyczące liczby zadań, zdjęć i powiązanych formularzy, które mogą znaleźć się w tych raportach. Jeśli raport przekracza te limity, wyświetli się komunikat „Przekroczono limit dla raportu”. Ponadto próba wysłania raportu pocztą e-mail spowoduje wyświetlenie tego samego komunikatu „Przekroczono limit dla raportu”. Zgodnie z komunikatem, aby pomyślnie wygenerować raport, należy zmniejszyć jego rozmiar, dzieląc go na kilka części za pomocą filtrów zadań raportu.
Wskazówka: Skorzystaj z automatycznie zaplanowanych wiadomości e-mail, aby automatycznie wysyłać raporty do kluczowych interesariuszy co tydzień lub co miesiąc.
Przykład raportu PDF ze szczegółami
Kompletny eksport CSV (Excel)
Zrzut danych Excel, który zawiera wszystkie dane z projektu (doskonale nadaje się do celów dokumentacyjnych po zakończeniu projektu - alternatywnie, można go wykorzystać, jeśli chcesz przeprowadzić niestandardowe analizy lub raporty dla swojej ekipy).
Przykłady: Dokumentacja na koniec projektu lub przenoszenie danych między projektami.
Wskazówka: Pobranego pliku CSV można użyć do przeprowadzenia niestandardowej analizy w oprogramowaniu innej firmy, takim jak Excel.
Pobierz przykładowy raport CSV
Jak wygenerować raport?
Krok 1:
Przejdź do zakładki „Zadania” i wybierz opcję „Generuj raporty”.
Krok 2:
Wybierz rodzaj raportu, który chcesz wygenerować.
Zakładka Raporty
Krok 3:
Wybierz opcje „Sortuj według” i „Filtruj według”, aby upewnić się, że w raporcie znajdują się odpowiednie informacje. (Więcej informacji znajdziesz w tym artykule: Jak sortować i filtrować raporty?).
Krok 4:
Jeśli w raporcie znajdują się informacje, których nie chcesz udostępniać odbiorcom, zalecamy użycie oprogramowania do edycji plików PDF w celu usunięcia zbędnego tekstu.
Proszę pamiętać: Konieczne będzie pobranie raportu, wprowadzenie zmian w oprogramowaniu do edycji, a następnie wysłanie raportu bezpośrednio ze służbowej lub osobistej poczty e-mail.
Jeśli chcesz wysłać kopię raportu we wiadomości e-mail do kilku osób jednocześnie, możesz dodać ich adresy e-mail w sekcji „Odbiorcy”, a następnie wybrać opcję „Udostępnij” i „E-mail”.
Alternatywnie, wybierz opcję „Pobierz”, aby pobrać raport bezpośrednio w przeglądarce.
Wskazówka: Odbiorca nie musi posiadać konta Fieldwire ani mieć zaproszenia do projektu, aby go dodać jako „Odbiorcę”.
Krok 4:
Jeśli zdecydujesz się wysłać raport we wiadomości e-mail, „Odbiorcy” otrzymają odnośnik AWS we wiadomości e-mail od Fieldwire. Kliknij odnośnik, aby pobrać raport.
Krok 5:
Otwórz pobrany raport na urządzeniu lokalnym za pomocą przeglądarki plików PDF lub oprogramowania do przeglądania plików CSV - w zależności od typu raportu.
Uwaga: W wszystkich raportach zadań stosuje się czcionkę Deja Vu Sans.
Sposób wyświetlania rysunków i plików w raportach
Do raportów można dołączyć rysunki w celu uzyskania dodatkowej dokumentacji. Rysunki będą wyświetlane jako obrazy, a nie jako pliki PDF, ale będą zawierać ikony pinezek zadań. Rysunki można zamieścić w formie miniatur w celu zaoszczędzenia miejsca lub w pełnym rozmiarze w celu zapewnienia dobrej widoczności.
Umożliwiamy również eksportowanie rysunków ze znacznikami w formacie PDF. Do ich prawidłowego wyświetlenia wymagany jest program Adobe Reader. Eksport umożliwi wyświetlenie końcowej karty planu ze znacznikami, interakcję ze znacznikami, a nawet wskazanie, kto utworzył początkowe znaczniki. Znaczniki te nie obejmują jednak pinezek zadań. Innymi słowy, znaczniki kart planów będą widoczne w eksporcie, ale ikony pinezek zadań nie.
Proszę pamiętać: Poniższa tabela pokazuje, które odnośniki znajdą się w eksporcie rysunku, a które nie:
|
Odnośniki automatyczne |
Odnośnik manualny rysunku | Odnośnik do pliku | Odnośnik zadania | Odnośnik specyfikacji | Odnośnik do zdjęcia | Odnośnik do formularza | Odnośnik do RFI | Znaczniki, symbole, teksty i pomiary |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Szczegółowe i podsumowujące rysunki w formacie PDF (w pełnym rozmiarze lub nie) (w raportach zadań) | Widoczne, ale nieaktywne | Widoczne, ale nieaktywne | Widoczne, ale nieaktywne | Niewidoczne | Widoczne, ale nieaktywne | Niewidoczne | Niewidoczne | Widoczna |
| Eksportowane rysunki | Widoczne, ale nieaktywne | Widoczne i aktywne | Widoczne, ale nieaktywne | Widoczne i aktywne | Widoczne i aktywne | Widoczne i aktywne | Widoczne i aktywne | Widoczne i aktywne |
Aby dowiedzieć się więcej na temat eksportowania rysunków w formacie PDF, zapoznaj się z artykułem „Jak eksportować (i drukować) rysunki w formacie PDF i wyświetlać znaczniki?”.
Jeśli dołączysz plik do zadania i uruchomisz raport zadań, plik zostanie uwzględniony w raporcie, jeśli jest mniejszy niż 2,5 Mb. Jeśli plik jest większy niż 2,5 MB, będzie dostępny w raporcie za pośrednictwem hiperłącza.
Przykład:
- Ten raport obejmuje plik specyfikacji. Jest mniejszy niż 2,5 MB, więc cały plik znajdzie się na końcu raportu.
- W tym raporcie jest wzmianka o innym pliku. Jest większy niż 2,5 MB, więc do raportu zostanie dołączone tylko hiperłącze do niego.
Przykład raportu podsumowującego:
Przykład szczegółowego raportu:
Co oznacza wyskakujące okienko „Wygenerowanie raportu nie powiodło się”?
W przypadku próby wysłania pocztą e-mail lub pobrania raportu i otrzymania komunikatu „Wygenerowanie raportu nie powiodło się” oznacza to, że raport został wygenerowany zbyt wiele razy w przeciągu jednej godziny:
Limit wynosi 10 raportów na szablon raportu na godzinę.
Odliczanie godziny rozpoczyna się po wygenerowaniu pierwszego raportu.
Może wystąpić kilka różnych powodów, dla których możesz otrzymać ten komunikat. Ta tabela przedstawia kilka typowych powodów, dla których możesz otrzymać ten komunikat:
| Powód: | Rozwiązanie: | Instrukcje: |
|
Szablon raportu wygenerowano ponad dziesięć razy z rzędu w ciągu godziny. Do każdego raportu zastosowano nowe filtry. |
Powiel szablon raportu i dostosuj filtry w powielonym raporcie. |
|
|
Kilku użytkowników generuje ten sam szablon raportu w tym samym czasie. |
Dodaj więcej adresów e-mail w sekcji Odbiorcy. |
Zazwyczaj użytkownik nie powinien przekroczyć tego limitu. Pamiętaj co konkretnie chcesz raportować i wykorzystaj pole „Odbiorcy”, aby wysłać raport do odpowiednich interesariuszy.
Opcje „Raporty harmonogramów”
Możesz wybrać czas wysyłania raportów, a nawet zaplanować automatyczne wysyłanie raportów co tydzień lub co miesiąc.
Raport zostanie wysłany o 5 rano w oparciu o strefę czasową określoną w projekcie. Z listy rozwijanej dla opcji Raport z harmonogramu można wybrać tygodniowy lub miesięczny i określić dzień (tygodnia) lub datę (miesięczną).
Krok 1: Zaznacz „Co tydzień” lub „Co miesiąc”
Krok 2: Wybierz jeden lub więcej dni, jeśli wybrano opcję „Co tydzień” lub dzień miesiąca, jeśli wybrano opcję „Co miesiąc”:
Uwaga: Jeśli projekt zostanie zarchiwizowany, automatyczne raporty tygodniowe/miesięczne będą nadal wysyłane. Raport można usunąć lub wyłączyć wysyłanie automatyczne.
Aby usunąć raport, przejdź do sekcji Zadania Generuj raporty i kliknij ikonę kosza po prawej stronie raportu, który chcesz usunąć.
Aby wyłączyć automatyczne wysyłanie, przejdź do opcji Zadania Generuj raporty i wybierz raport, który chcesz edytować. Zmień ustawienie co tydzień/co miesiąc na Udostępnij teraz i kliknij X w prawym górnym rogu, aby zamknąć raport i zapisać go.
Więcej informacji
- Przewodnik praktyczny: Konfiguracja zadań do raportów
- Pytania i odpowiedzi: Czy mogę wysłać raport z urządzenia mobilnego?
-
Jak sortować i filtrować raporty?
Samouczek dotyczący generowania raportów