Översikt
Fieldwire erbjuder tre typer av rapporter som är tillgängliga för Pro- och Business-användare i fliken "Uppgifter" i Fieldwire. Målet med dessa rapporteringsalternativ är att exportera uppgiftsdata så att du kan samla in och dokumentera hela ditt projekt. Att generera uppgiftsrapporter är en stegvis process som slutar med att du får en länk i ett e-postmeddelande från support@fieldwire.com. För närvarande finns det tre sätt för användare att generera uppgiftsrapporter för enskilda projekt:
- Översiktlig PDF – Detta liknar mer en punktlista (bra för enkla anmärkningslistor).
- Detaljerad PDF-rapport – En detaljerad rapport som omfattar allt innehåll i projektet: bilder, anteckningar etc. (bra för dagliga avstämningsmöten).
- Fullständig CSV-export (Excel) – En komplett datadump i Excel med all information från ditt projekt (bra för dokumentation när ett projekt avslutas eller om du vill skapa anpassade analyser eller rapporter för ditt team).
Förutom att välja vilken typ av rapport du vill generera kan du välja vem som ska ta emot rapporten. Du kan skicka rapporten till vilken e-postadress som helst – mottagaren behöver inte ha ett Fieldwire-konto eller vara inbjuden till ditt projekt. Du kan också schemalägga dina rapporter så att de skickas ut varje vecka eller varje månad.
Tips: Du kan använda anpassade uppgiftsstatusar i dina uppgiftsrapporter om ditt projekt använder dessa för uppföljning av uppgifter. Se följande artikel för mer information kring detta: Anpassad uppgiftsstatus
Obs! Fieldwire erbjuder också Kontorapporter för Pro- och Business-användare – det är .CSV-rapporter som kan bestå av uppgifter från flera projekt på ditt konto. Mer information om dessa rapporter och hur du skapar dem finns i den här artikeln: Q&A: Kan jag generera en rapport som innehåller uppgifter från flera projekt?
Innehållsförteckning
- Knappen Generera rapport
- Generera en rapport
- Hur ritningar och filer visas i rapporter
- Vad innebär popup-fönstret "Det gick inte att generera rapporten"?
- Alternativ för "Schemalägg rapporter"
Knappen "Generera rapporter"
Om du klickar på knappen "Generera rapporter" i fliken Uppgifter visas ett popup-fönster. I popup-fönstret visas din lista över rapportmallar. I varje nytt projekt får du automatiskt två rapportmallar, "Alla uppgifter (sammanfattning)" och "Öppna uppgifter (detaljerad visning)". Utöver dessa rapportmallar kan du skapa egna mallar för uppgiftsrapporter genom att klicka på den blå knappen "+Ny rapport" som visas i skärmdumpen nedan.
När du håller muspekaren över varje mall för uppgiftsrapporter ser du tre ikoner. Med kuvert-ikonen kan du skicka rapporten via e-post. Med kopiera-ikonen kan du duplicera rapportmallen. Med den röda papperskorgsikonen kan du radera mallen för uppgiftsrapporten. Var och en av dessa ikoner har sitt eget syfte, men de är alla avsedda att påskynda sina respektive processer: skapa, skicka och radera.
Obs! När du har tagit bort en uppgiftsrapportmall kan den inte återställas. Den raderas permanent och du måste återskapa mallen om du vill ha tillbaka den.
Översiktlig PDF
Översiktlig PDF-rapport ger en snabb överblick över projektstatus, ansvarig och om uppgiften har fästs på en ritning. Det ger dig en lista över uppgifterna i projektet, så att du enkelt och snabbt kan se vilka uppgifter som är öppna och vilka uppgifter som är avslutade, för att hålla din kund uppdaterad utan att de behöver ha tillgång till Fieldwire.
Tips: Använd alternativen för filtrering så att du ser relevant information.
Exempel Översiktlig PDF-rapport
Detaljerad PDF-rapport
En mycket anpassningsbar och detaljerad rapport som kan innehålla uppgiftsfoton, checklistor, bilagor och som kan filtreras efter ansvarig, kategori, tid osv. Rapporten är särskilt användbar om man inte vill ha en enkel översikt över projektet, utan snarare en detaljerad rapport. Detta är särskilt användbart för uppföljningar av anmärkningslistor, foton på framsteg och genomgångar.
När du genererar detaljerade rapporter behöver du vara medveten om att det finns begränsningar för hur många uppgifter, foton och relaterade formulär som kan tas med i rapporterna. Om rapporten överskrider dessa gränser visas meddelandet "Rapportgräns överskriden" med denna information. Om du försöker skicka rapporten via e-post får du dessutom samma meddelande "Rapportgräns överskriden" via e-post. Som meddelandet säger, måste du minska storleken på rapporten för att kunna generera rapporten korrekt. Det gör du genom att dela upp den i flera delar med hjälp av alternativen för filtrering i rapporten.
Tips: Använd schemalagda e-postmeddelanden för att automatiskt skicka rapporter till viktiga intressenter varje vecka eller månad.
Exempel PDF detaljerad rapport
Fullständig CSV-export (Excel)
En komplett datadump i Excel med all information från ditt projekt (bra för dokumentation när ett projekt avslutas eller om du vill skapa anpassade analyser eller rapporter för ditt team).
Användningsområden: Dokumentationsändamål vid projektets slut eller överföring av information mellan projekt.
Tips: Du kan använda den nedladdade CSV-filen för att skapa anpassade analyser i ett externt program så som Excel.
Ladda ner exempel på CSV-rapport
Generera en rapport
Steg 1:
Klicka på fliken "Uppgifter" och sedan "Generera rapporter".
Steg 2:
Välj vilken typ av rapport du vill generera.
Steg 3:
Använd "Sortera efter" för att säkerställa att du tar med relevant information i rapporten. Mer ingående information finns i följande artikel: Hur du sorterar och filtrerar i rapporter.
Steg 4:
Om det finns någon information i rapporten som du inte vill dela med dina mottagare rekommenderar vi att du använder ett PDF-redigeringsprogram för att ta bort den extra texten.
Obs! Du behöver ladda ner rapporten och göra ändringarna i redigeringsprogrammet för att sedan skicka rapporten direkt från din arbetsrelaterade eller privata e-post.
Om du vill skicka en kopia av rapporten till flera personer samtidigt kan du lägga till deras e-postadresser under "Mottagare" och sedan välja "E-postrapport".
Du kan också välja alternativet "Ladda ner rapport" för att ladda ner rapporten direkt i webbläsaren.
Tips: Mottagaren behöver inte ha ett Fieldwire-konto eller vara inbjuden till ditt projekt för att läggas till som "Mottagare".
Steg 5:
Om du väljer att skicka rapporten via e-post kommer mottagarna att få en länk i ett e-postmeddelande från Fieldwire. Klicka på länken för att ladda ner rapporten.
Steg 6:
Öppna den nedladdade rapporten på din enhet med en PDF-läsare eller ett CSV-visningsprogram, beroende på vilken typ av rapport det gäller.
Obs! Det teckensnitt som genereras i alla uppgiftsrapporter kommer att vara Deja Vu Sans.
Hur ritningar och filer visas i rapporter
Du kan välja att inkludera ritningar i rapporterna för ytterligare dokumentation. Ritningarna visas som en bild och inte som PDF-filer, men pin-ikonerna visas. Du kan välja att inkludera ritningar som miniatyrer för att spara utrymme eller i full storlek för att de ska synas väl.
Du kan också exportera dina markerade ritningar som PDF-filer. Du behöver Adobe Reader för att kunna visa dem korrekt. I exporten kan du se den färdigställda markerade ritningen, interagera med markeringarna och till och med se vem som skapade de ursprungliga markeringarna. Dessa markeringar inkluderar dock inte pins. Med andra ord visas det markeringar på ritningssidan i exporten, men inte pin-ikoner.
Obs!I tabellen nedan visas vilka länkar som finns på en ritningsexport och vilka som inte finns:
|
Automatisk länk |
Manuell länk till ritning | Länk till fil | Länk till uppgift | Länk till rambeskrivning | Länk till foto | Länk till formulär | Länk till Fråga/Svar | Markeringar, symboler, texter och mått |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Detaljerade och sammanfattande ritningar i PDF (i full storlek eller inte) (i uppgiftsrapporter) | Visas men går inte att klicka på | Visas men går inte att klicka på | Visas men går inte att klicka på | Visas inte | Visas men går inte att klicka på | Visas inte | Visas inte | Synlig |
| Exporterade ritningar | Visas men går inte att klicka på | Visas och går att klicka på | Visas men går inte att klicka på | Visas och går att klicka på | Visas och går att klicka på | Visas och går att klicka på | Visas och går att klicka på | Visas och går att klicka på |
Besök artikeln "Exportera (och skriva ut) ritningar som PDF-filer och visa markeringar?" om du vill läsa mer om att exportera ritningar i PDF-format.
Om du bifogar en fil till en uppgift, och skapar en rapport över uppgifterna, inkluderas filen i rapporten om den är mindre än 2,5 MB. Om filen är större än 2,5 MB är den tillgänglig via en länk i rapporten.
Till exempel:
- Denna rapport nämner en rambeskrivningsfil. Den är <2,5 MB så den fullständiga filen finns i slutet av rapporten.
- Denna rapport nämner en annan fil. Den är >2,5 MB så endast länken till filen inkluderas.
Exempel på översiktsrapport:
Exempel på detaljerad rapport:
Vad innebär popup-fönstret "Det gick inte att generera rapporten"?
Om du får meddelandet "Det gick inte att generera rapporten" när du försöker skicka en rapport via e-post eller ladda ner den, betyder det att rapporten har genererats för många gånger inom en timme:
Gränsen är 10 rapporter, per rapportmall, per timme.
Tiden börjar att räknas ner från det att den första rapporten har genererats.
Det kan finnas flera olika skäl till varför du får det här meddelandet. I den här tabellen beskrivs några av de vanligaste orsakerna:
| Anledning: | Lösning: | Hur du gör: |
| En rapportmall genereras mer än tio gånger i rad under en timme och varje rapport har nya filter som tillämpas på den. | Kopiera rapportmallen och justera filtren i den kopierade rapporten.
|
|
| Flera användare genererar samma rapportmall samtidigt. | Lägg till fler e-postadresser i fältet “Mottagare". |
I regel bör du inte nå den här gränsen. Tänk bara på vad du vill rapportera om och utnyttja fältet ”Mottagare” för att skicka rapporten till rätt personer.
Alternativ för "Schemalägg rapporter"
Du kan schemalägga rapporter och välja om de ska skickas automatiskt varje vecka eller månad.
Rapporten kommer att skickas kl. 05.00 baserat på projektets angivna tidszon. I rullgardinsmenyn för "Schemalägg rapport" kan du välja att skicka rapporten veckovis (ange en veckodag) eller månadsvis (ange en dag i månaden).
Steg 1: Välj "Veckovis" eller "Månadsvis"
Steg 2: Välj en eller flera dagar om du väljer "Veckovis", eller en dag i månaden om du väljer "Månadsvis":
Obs! Om projektet arkiveras fortsätter automatiska vecko-/månadsrapporter att skickas. Rapporten kan raderas eller så kan du inaktivera den automatiska sändningen.
Om du vill radera en rapport går du till "Uppgifter" -> "Generera rapporter" och klickar på papperskorgen till höger om den rapport du vill radera.
Om du vill inaktivera automatiskt utskick går du till "Uppgifter" -> "Generera rapporter" och väljer den rapport du vill redigera. Uppdatera inställningen Veckovis/Månadsvis till "Skicka nu" och klicka på krysset längst upp till höger för att stänga rapporten och spara den.
Mer information
- Praktisk guide: Konfigurera uppgifter för bra rapporter
- Q&A: Kan jag skicka en rapport från min mobila enhet?
-
Hur du sorterar och filtrerar i rapporter