Introduktion till uppgiftsrapporter i Fieldwire

Översikt

Fieldwire erbjuder tre typer av rapporter som är tillgängliga för Pro- och Business-användare på fliken "Uppgifter" i Fieldwire. Målet med dessa rapporteringsalternativ är att exportera uppgiftsdata så att du kan samla in och dokumentera hela ditt projekt. Att generera uppgiftsrapporter är en stegvis process som slutar med att du får en URL i ett e-postmeddelande från support@fieldwire.com. För närvarande finns det tre sätt för användare att generera uppgiftsrapporter för enskilda projekt: 

• Översiktlig PDF – Detta liknar mer en punktlista (bra för enkla anmärkningslistor). 
• Detaljerad PDF-rapport – En detaljerad rapport som omfattar allt innehåll i projektet: bilder, anteckningar etc. (bra för dagliga arbetsledarmöten). 
• Fullständig CSV-export (Excel) – En komplett datadump i Excel med all information från ditt projekt (bra för dokumentation när ett projekt avslutas eller om du vill skapa anpassade analyser eller rapporter för ditt team).

Förutom att välja vilken typ av rapport du vill generera anger du vem som ska ta emot rapporten. Du kan skicka rapporten till vilken e-postadress som helst – mottagaren behöver inte ha ett Fieldwire-konto eller vara inbjuden till ditt projekt. Du kan också schemalägga dina rapporter så att de skickas ut varje vecka eller varje månad. 

Tips: Du kan använda anpassad uppgiftsstatus i uppgiftsrapporterna om ditt projekt använder dessa för uppgiftsspårning. Ta en titt på denna artikel för mer information: Anpassad uppgiftsstatus

Obs! Fieldwire erbjuder också Kontorapporter för Pro- och Business-användare – det är .CSV-rapporter som kan bestå av uppgifter från flera projekt på ditt konto. Mer information om dessa rapporter och hur du skapar dem finns i den här artikeln: Q&A: Kan jag generera en rapport som innehåller uppgifter från flera projekt?

Innehållsförteckning

• Knappen Generera rapport
  • PDF översiktsrapport
  • PDF detaljerad rapport
  • Fullständig CSV-export (Excel)
• Generera en rapport
• Så här visas ritningar och filer i rapporter
• Vad betyder popup-fönstret "Rapporten kunde inte genereras"? 
• Alternativ för "Schemalägg rapporter"

Knappen Generera rapporter

Om du klickar på knappen Generera rapporter på fliken Uppgifter visas ett popup-fönster. I popup-fönstret visas din lista över rapportmallar. I varje nytt projekt får du automatiskt två rapportmallar, "Alla uppgifter (Sammanfattning)" och "Öppna uppgifter (Detaljerad)". Utöver dessa rapportmallar kan du skapa egna mallar för uppgiftsrapporter genom att klicka på den blå knappen "+Ny rapport" som visas i skärmdumpen nedan.

När du håller muspekaren över varje mall för uppgiftsrapporter ser du tre knappar. Med knappen Kuvert kan du skicka rapporten via e-post. Med den mittersta ikonen kan du duplicera rapportmallen. Med den röda papperskorgsknappen kan du radera mallen för uppgiftsrapporten. Var och en av dessa knappar har sitt eget syfte, men de är alla avsedda att påskynda sina respektive processer: skapa, skicka och radera.

Obs! När du har tagit bort en uppgiftsrapportmall kan den inte återställas. Den raderas permanent och du måste återskapa mallen.

PDF översiktsrapport

PDF översiktsrapport ger en snabb överblick över projektstatus, ansvarig och om uppgiften har fästs på en ritning. Det ger dig en lista över uppgifterna i projektet så att du enkelt och snabbt kan se vilka uppgifter som är öppna och vilka uppgifter som är stängda för att hålla kunden uppdaterad utan att de behöver ha tillgång till Fieldwire. 

Tips: Använd filtreringsalternativen så att du ser relevant information. 

Exempel PDF översiktsrapport

PDF detaljerad rapport

En mycket anpassningsbar och detaljerad rapport som kan innehålla uppgiftsfoton, checklistor och andra bilagor och som kan filtreras efter ansvarig, kategori, tid osv. Det är särskilt användbart om kunden inte vill ha en enkel översikt över projektet, utan snarare en detaljerad rapport. Detta är särskilt praktiskt för uppdateringar av anmärkningslistor, resultatfoton och rundvandringar.

När du genererar detaljerade rapporter ska du vara medveten om att det finns begränsningar för hur många uppgifter, foton och relaterade formulär som kan tas med i rapporterna. Om rapporten överskrider dessa gränser visas meddelandet "Rapportgräns överskriden" med denna information. Om du försöker skicka rapporten via e-post får du dessutom samma meddelande "Rapportgräns överskriden" via e-post. Som meddelandet anger måste du minska storleken på rapporten för att kunna generera rapporten korrekt. Det gör du genom att dela upp den i flera delar med hjälp av rapportuppgiftsfilter.

Tips: Använd de automatiskt schemalagda e-postmeddelandena för att automatiskt skicka rapporter till viktiga berörda parter varje vecka eller månad. 

Exempel PDF detaljerad rapport

Fullständig CSV-export (Excel)

En komplett datadump i Excel med all information från ditt projekt (bra för dokumentation när ett projekt avslutas eller om du vill skapa anpassade analyser eller rapporter för ditt team).

Användningsområden: Dokumentationsändamål vid projektets slut eller överföring av information mellan projekt. 

Tips: Du kan använda den nedladdade CSV-filen för att skapa anpassade analyser i ett externt program som Excel.

Ladda ner exempel på CSV-rapport

Generera en rapport

Steg 1:

Välj fliken "Uppgifter" och välj "Generera rapporter".

Steg 2:

Välj vilken typ av rapport du vill generera. 

Fliken Rapporter

Steg 3:

Välj alternativen "Sortera efter" och "Filtrera efter" så att du tar med relevant information i rapporten. (Mer information finns i den här artikeln:Sortera och filtrera rapporter).

Steg 4:

Om det finns någon information i rapporten som du inte vill dela med dina mottagare rekommenderar vi att du använder ett PDF-redigeringsprogram för att ta bort den extra texten. 

Obs! Du måste ladda ner rapporten och göra ändringarna i redigeringsprogrammet, för att sedan skicka rapporten direkt från din arbetsrelaterade eller privata e-post. 

Om du vill skicka en kopia av rapporten till flera personer samtidigt kan du lägga till deras e-postadresser under "Mottagare" och sedan välja "Dela" och "E-posta".

Du kan också välja alternativet "Ladda ner" för att ladda ner rapporten direkt i webbläsaren. 

Tips: Mottagaren behöver inte ha ett Fieldwire-konto eller vara inbjuden till ditt projekt för att läggas till som "Mottagare".  

Steg 4:

Om du väljer att skicka rapporten via e-post kommer "mottagarna" att få en AWS-länk i ett e-postmeddelande från Fieldwire. Klicka på länken för att ladda ner rapporten.
 

Steg 5:

Öppna den nedladdade rapporten på din lokala enhet med en PDF-läsare eller ett CSV-visningsprogram – beroende på vilken typ av rapport det gäller.

Så här visas ritningar och filer i rapporter

Du kan välja att inkludera ritningar i rapporterna för ytterligare dokumentation. Ritningarna visas som en bild och inte som PDF-filer, men pin-ikonerna visas. Du kan välja att inkludera ritningar som miniatyrer för att spara utrymme eller i full storlek för att de ska synas väl.

Du kan också exportera dina markerade ritningar som PDF-filer. Du behöver Adobe Reader för att kunna visa dem korrekt. I exporten kan du se den markerade slutsidan, interagera med markeringarna och till och med se vem som skapade de ursprungliga markeringarna. Dessa markeringar inkluderar dock inte pins. Med andra ord visas det markeringar på ritningssidan i exporten, men inte pin-ikoner.

Obs!I tabellen nedan visas vilka länkar som finns på en ritningsexport och vilka som inte finns:

Läs artikeln "Exportera (och skriva ut) ritningar som PDF-filer och visa markeringar?" om du vill lära dig mer om att exportera ritningar i PDF-format.

Om du bifogar en fil till en uppgift och kör en rapport över uppgifterna inkluderas filen i rapporten om den är mindre än 2,5 MB. Om filen är större än 2,5 MB är den tillgänglig via en länk i rapporten. 

Till exempel:
- Denna rapport nämner en specifikationsfil. Den är <2,5 MB så den fullständiga filen finns i slutet av rapporten. 
- Denna rapport nämner en annan fil. Den är >2,5 MB så endast länken till filen inkluderas. 

Exempel på översiktsrapport:

Exempel på detaljerad rapport:

Vad betyder popup-fönstret "Rapporten kunde inte genereras"? 

Om du försöker skicka eller ladda ner en rapport och får meddelandet "Rapporten kunde inte genereras" betyder det att rapporten har genererats för många gånger inom en timme:

Gränsen är 10 rapporter, per rapportmall, per timme.

Timmen börjar räknas ner när den första rapporten har genererats. 

Det kan finnas flera olika anledningar till att du får detta meddelande. I den här tabellen beskrivs några vanliga orsaker till varför du kan få detta meddelande:

Anledning:	Lösning:	Hur:
En rapportmall genereras mer än tio gånger i rad under en timme – i varje rapport har nya filter tillämpats.	Klona rapportmallen och justera filtren i den klonade rapporten.
Flera användare genererar samma rapportmall samtidigt.	Lägg till fler e-postmeddelanden i avsnittet Mottagare.

Oftast bör du inte nå denna gräns. Tänk bara på vad du specifikt vill rapportera om och att utnyttja fältet "Mottagare" för att skicka rapporten till lämpliga berörda parter. 

 

Alternativ för "Schemalägg rapporter"

Du kan välja när rapporterna ska skickas och till och med schemalägga att de ska skickas automatiskt varje vecka eller månad.

Rapporten kommer att skickas kl. 5.00 baserat på projektets angivna tidszon. I rullgardinsmenyn för Schemalägg rapport kan du välja veckovis eller månadsvis och ange dag (veckovis) eller datum (månadsvis).

Steg 1: Välj "Veckovis" eller "Månadsvis"

 

 

Steg 2: Välj en eller flera dagar om du väljer "Veckovis", eller en dag i månaden om du väljer "Månadsvis": 

Obs! Om projektet arkiveras fortsätter automatiska vecko-/månadsrapporter att skickas. Rapporten kan raderas eller så kan du inaktivera den automatiska sändningen. 

 

Om du vill radera en rapport öppnar du Uppgifter > Generera rapporter och klickar på papperskorgsikonen längst till höger för den rapport du vill radera. 

Om du vill inaktivera den automatiska sändningen, öppna Uppgifter och Generera rapporter och välj vilken rapport du vill redigera. Uppdatera inställningen Veckovis/Månadsvis till Dela nu och klicka på krysset längst upp till höger för att stänga rapporten och spara. 

Mer information

• Praktisk guide: Konfigurera uppgifter för bra rapporter
• Q&A: Kan jag skicka en rapport från min mobila enhet?
• Sortera och filtrera rapporter?
  
  

Videoguide om att generera rapporter

Skapa rapporter över anmärkningslistor i Fieldwire