Introduktion till anpassade formulär och mallar

Översikt

Fieldwire erbjuder en "formulärmodul" för nivåerna Business och Business Plus. I denna modul erbjuder vi möjligheten att skapa dina egna anpassade formulär i kontot och lägga till de fem standardformulärmallarna. Du kan också flytta alla anpassade formulär från ditt projekt till ditt konto för att distribuera dem mellan dina projekt. På samma sätt kan du flytta alla formulär från ditt konto till dina projekt.
(Läs denna artikel om Formulärmallar för kontot för mer information)

 Med verktyget för anpassade formulärmallar kan Fieldwire-användare anpassa Fieldwires befintliga formulär eller skapa anpassade formulär som är skräddarsydda för deras specifika arbetsflöden. När formulärmallen har skapats kan användarna fylla i, skriva under och skicka in sina formulär i både webb- och mobilversionen av Fieldwire.

Du kan använda verktyget för anpassade formulärmallar för att redigera Fieldwires dagliga rapporter, tidrapporter, inspektionsförfrågningar, säkerhetsrevisioner och tid- och materialtaggar eller skapa helt nya typer av formulär som riskanalys, ÄTA-hantering, kvalitetssäkring/kvalitetskontroll och många fler!

Anmärkning: Alla formulär som du exporterar från Fieldwire innehåller den logotyp och färgrubrik som en projektadministratör har angett på fliken Projektinställningar. (Mer information om projektinställningar finns i den här artikeln: Fliken Projektinställningar på webb och mobil)

Innehållsförteckning

• Standardformulärmallar
• Skapa en anpassad formulärmall
  • Typer av mallar
  • Status
  • Behörighet 
  • Meddelanden om förfallodag
  • Lägga till nya avsnitt
  • List- och tabellavsnitt och posttyper
  • Formulärberäkningar
  • Bilagor
  • Väder
  • Underskrift
    • Flera underskrifter
• Klona anpassade formulärmallar
• Återställa borttagna formulär
• Envägssynkronisering
• Video om verktyget för anpassade formulär

Standardformulärmallar

De fem standardformulärmallarna som nämns ovan visas inte längre automatiskt i varje nytt projekt. Om du skapar ett nytt Business-konto med Fieldwire visas dessa standardformulärmallar automatiskt på fliken "Mallar" på projektpanelen. Om du redan har skapat ett Fieldwire Business-konto påverkas inga av dina befintliga projekt. Istället ser du bara dessa ändringar i nyskapade projekt. 

Dessutom kan du lägga till någon av de fem standardformulärmallarna när som helst, oavsett om de finns i dina formulärmallar för kontot eller inte, genom att följa detta arbetsflöde:

1. Klicka på den blå knappen "+Nytt formulär"
2. Håll muspekaren över "+Ny mall"
3. Klicka på "Skapa ny"
4. Välj en av de fem standardformulärmallarna i listrutan "Börja med ..."
5. (Alternativ) Uppdatera mallens namn
6. (Alternativ) Växla om du vill att det ska vara en "Daterad mall" eller inte
7. Klicka på "Skapa"

Skapa en anpassad formulärmall

På fliken Formulär väljer du +Nytt formulär, sedan +Ny mall och slutligen "Skapa ny". Om du vill ändra en befintlig formulärmall måste du klicka på knappen "Hantera mallar" i det övre högra hörnet och sedan välja vilken formulärmall du vill ändra. 

Om du är administratör för projektet kan du från alternativet "+Ny mall" importera formulärmallar för kontot till ditt projekt.

Typer av mallar

• Standardtypen innehåller beskrivning, ansvarig och status. Du skapar en standardmall om formuläret kräver flera unika datum snarare än ett övergripande datum. Exempelvis har Fieldwires formulär Daglig rapport en förfallodag för formuläret i stället för ett skapandedatum. Det kan vara användbart om flera personer behöver se och godkänna formuläret.

• Typen Daterad innehåller beskrivning, ansvarig, status och datum. Du kan skapa en standardmall om ditt formulär kräver information som genererats på eller är relevant för ett visst datum. Fieldwires formulär Daglig rapport innehåller till exempel automatiskt väder baserat på det datum som valts i formuläret.
  

Anmärkning: Det är bara med malltypen "Daterad" som du kan lägga till ett "Väder"-avsnitt. Obs! Mallen "Daglig rapport" är en "Daterad mall". 

Statuslägen

När du har valt typ av formulär kan du justera olika statuslägen som formuläret kan befinna sig i. Välj att "Hantera" behörigheter och status för att justera detta: 



Det är särskilt användbart om olika delar av formuläret behöver godkännas. Du kan lägga till fler statuslägen efter behov genom att välja alternativet +Ny status.

Kan ange status och Kan avsluta status är ett sätt att ange vilka behörighetsnivåer som har möjlighet att ändra formulärets status vid en given tidpunkt. Som standard är det bara användare på administratörsnivå som kan ange formuläret som Inlämnat. (Mer information om projektbehörighet finns i den här artikeln: Introduktion om projektets behörighetsnivåer: Administratörer, medlemmar och följare)

Anmärkning: Du kan anpassa i vilket skede som ett formulär får ändras eller inte i kolumnen Formuläret får ändras. Alla obligatoriska fält måste fyllas i innan formuläret flyttas till läget "får inte ändras". 

Anmärkning: Alla statuslägen som är markerade som "Ja" under "Formuläret får ändras" visas med en gul prick bredvid:

Om statusen är markerad som "Nej" under "Formuläret får ändras", visas statusen med en grön punkt:

Anmärkning: När statusen för ett formulär ändras får formulärets författare, ansvarig och senaste redaktör alla ett meddelande på webben och ett push-meddelande på alla mobila enheter som är kopplade till ett Fieldwire-konto.

Behörighet 

Endast den ansvariga kan ändra formulärfälten – dessa inkluderar formulärbeskrivning, status, ansvarig, datum och förfallodag. Denna inställning kan inte justeras:

Avsnitten, eller de ifyllbara posterna i listor och tabeller i ett formulär, kan justeras – Administratörer kan välja om endast formulärets ansvariga eller om alla användare får ändra de ifyllbara posterna i ett formulär. 

Meddelanden om förfallodag

Meddelanden via e-post och i appen skickas till formulärets ansvariga 48 timmar före förfallodagen.

För att formulärets ansvariga ska kunna få meddelanden via e-post och i appen måste formuläret ha en "ansvarig", en "förfallodag" och ha statusen "utkast" eller annan "får ändras"-status.

Om formulärets status inte har ändrats till "Inlämnat", eller någon annan status som inte kan ändras, 48 timmar före förfallodagen, kommer den ansvariga att få ett e-postmeddelande och ett meddelande i appen för att informera dem om att deras tilldelade formulär närmar sig förfallodagen.

Anmärkning: Om formulärets förfallodag ändras återställs aviseringen och skickas 48 timmar före den nya förfallodagen.

Anmärkning: Om den "ansvariga" ändras skickas ett nytt e-postmeddelande.

Lägg till nya avsnitt

När du har angett status för formuläret kan du börja skapa det. Välj "+Nytt avsnitt" för att lägga till ett nytt avsnitt. Det finns fem olika avsnitt som du kan lägga till i ett formulär

List- och tabellavsnitt och posttyper

Listan är organiserad som en lista med fält som är utformade för att begära specifik information från användarna. Du kan välja valfritt antal posttyper i en lista. 

Tabellavsnittet är ordnat på ett mer kompakt sätt och gör det möjligt för användare att kombinera olika typer av poster. Högst 10 kolumner kan inkluderas i en formulärtabell. Kolumntyperna Lång text och Datum och tid räknas som två kolumner vardera mot gränsen på 10. 

Det finns flera olika inmatningstyper för båda avsnitten.

Du kan ange alla fält i den här tabellen som obligatoriska eller icke obligatoriska (förutom "Kryssruta" och "Kryssruta och anteckningar") när du skapar ett formulär. På så sätt kan du se till att användarna registrerar de nödvändiga fälten på byggarbetsplatsen.

Du kan också lägga till ledtrådar eller standardvärden i text- eller heltalsfält för att spara tid eller informera teammedlemmar om vad fältet ska innehålla

Anmärkning: Du kan ha upp till 150 rader i ett tabellavsnitt av formuläret. 

Anmärkning: När du anger tiden för posttypen Datum och tid, tänk på att tiden som visas på formuläret i Fieldwire avgörs av tidszonen på varje persons enhet. En användare i tidszon EST kan till exempel se 12.00, medan en användare i tidszon PST, som tittar på samma exakta formulär, ser 9.00 i Fieldwire. Detta är dock inte fallet för formulärets PDF-export. Den tid som visas på PDF-exporter bestäms av den tidszon som valts för projektet på fliken Projektinställningar.

Anmärkning: Korta/långa textfält kan lagra upp till 1 miljard tecken. Gränsen på 1 miljard gäller för text som skrivs in i ett formulär för dessa fält. Det är dock inte teckengränsen för namnet på fältet som konfigureras i mallredigeraren, där en annan gräns gäller. Eftersom de har samma teckengräns är de huvudsakliga skillnaderna mellan korta och långa textfält att långa textfält bryts, vilket korta textfält inte gör (både i listor och tabeller) och att långa textkolumner i tabeller är bredare än korta textkolumner.

Formulärberäkningar

I "Tabeller" utnyttjar posttypen "Beräkning" variabler av posttypen Heltal och Decimal för att tillhandahålla summan eller produkten av ett anpassat uttryck, som definieras av projektadministratören. I en tabell som har minst ett heltal eller decimaltal, väljer du att lägga till posttypen "Beräkning". Efter att ha angett ett namn för posten väljer du att "skapa [ett] uttryck ...":

Anmärkning: Alla uttryck som redan har skapats sparas i formuläret.

Efter att ha valt "Inom beräkning" visas heltals- och decimalposterna som "Variabler" – posterna i tabellen använder bokstäverna "A-I" för att återspegla posternas ordning.

I fältet "Uttryck" kan du använda räkneoperationer i kombination med relevanta variabler för att skapa automatiska beräkningar som är relevanta för formuläret. Du kan också ange relevanta siffror, utanför variablerna i tabellen – (t.ex: 12, 24, 48) – detta kan vara till hjälp vid tidsbaserade beräkningar, eller om du vill bestämma "genomsnittet" i beräkningen. 

I exemplet ovan kommer uttrycket att beräkna det totala antalet arbetstimmar under veckan. När du har sparat uttrycket sparas det som posttypen "Beräkning" i tabellen.
Välj posttypen Beräkning i tabellen för att ändra "Namn", "Uttryck" och "Enhet" [mått]' för att visa detta i formuläret: 

Anmärkning: De enheter som stöds är "Temperatur (Fahrenheit eller Celsius – beroende på projektinställningar, måttenheter)", "Valuta" (beroende på val under projektinställningar), och "Tid (timmar)". 

Resultaten av exemplet ovan beskrivs i detalj nedan. Uttrycket lägger till posten "Decimal" för varje veckodag och beräkningen justeras beroende på de relevanta posterna i formuläret:  

Beroende på formulär (och variabler inom posterna i tabellen) finns det stöd för många olika användningsfall – inklusive, men inte begränsat till:

• Beräkna det totala antalet arbetstimmar som arbetats av hantverkare på plats.
• Beräkna de genomsnittliga enheterna per dag i ett T&M-formulär.
• Beräkna det totala antalet anställda

"Summa"-rad

När du har fastställt dina uttryck kan projektadministratörerna lägga till en "Summa"-rad för att sammanfatta formulärtabellens poster.

Exempel 1:

Exempel 2:

De som fyller i formuläret kan se hur beräkningarna uppdateras dynamiskt baserat på deras indata när de fyller i formulär på byggarbetsplatsen.

För att kunna lägga till "Summa"-raden i formulärets tabell(er) måste du först "avpublicera" formulärmallen. När formulärmallen har avpublicerats måste du öppna formulärets tabell(er) och klicka på pennikonen för att gå till "Avsnittsdetaljer". 

När du tittar på "Avsnittsdetaljer" kommer det att finnas ett alternativ för "Summa-rad", där du kan välja om du vill att raden ska visa summan eller genomsnittet av posterna i din tabell/dina tabeller. När du valt summa eller genomsnitt visas raden "Summa" i tabellen i det formuläret och dess formulärexporter.

Anmärkning: Detta kan inte läggas till retroaktivt för äldre formulär. Det gäller endast för nyskapade formulär efter att "Summa-raden" har aktiverats för varje formulärs tabell(er).

Bilagor

I avsnittet med bilagor kan användare ladda upp olika typer av filer, inklusive PDF-filer, foton, 360°-foton på Business etc. Du kan ange minsta och högsta antal bilagor som ska inkluderas. Du kan också lägga till en beskrivning för att ange relevant information om bilagan.

Anmärkning: Du kan ladda upp filer och foton på upp till 50 MB.

Med alternativet "Befintligt foto" kan du bifoga alla foton som sparas på fliken "Foton" till ditt formulär. Skillnaden mellan att bifoga ett befintligt foto och ett "foto/fil" är att de foton du väljer mellan finns på fliken "Foton" (till skillnad från att ladda upp nya foton från din dator, molnlagring etc.) 

Anmärkning: Om du väljer att bifoga ett "Befintligt foto" visas fotot igen på fliken "Foton" eftersom det nu är kopplat till formuläret.

Foton som bifogas till ritningar, formulär och beskedslistor kan nu markeras.

Formulär:

Väder

Med avsnittet Väder i formuläret hämtas automatiskt väderinformation till formuläret. Det baseras på vad som anges i avsnittet "Adress" på fliken "Inställningar" i projektet. Fieldwire använder Visual Crossing för att fastställa väderdata på ett formulär.

Ett formulärs väderdata ställs in baserat på tidsstämpeln för formulärets "Datum" (när användaren först skapar formuläret är det inställt på det skapandedatumet, men det kan ändras). Om de skapar det på morgonen är de väderdata som visas på formuläret enprognos, och formuläret uppdateras med aktuellt väder efter cirka 24 timmar.

Underskrift

I avsnittet för underskrift uppmanas användarna att ange en elektronisk underskrift på webben eller en underskrift på fri hand på mobilen. Fieldwire inkluderar automatiskt tidsstämpeln för när formuläret undertecknades för att säkerställa ansvarsskyldighet.

På webben kan du, eller någon som inte har ett Fieldwire-konto, skriva under ditt formulär:

Namnet på den användare som är inloggad visas som det första underskriftsalternativet.

Välj "Skriv under som någon annan" om du vill att en användare som inte har ett Fieldwire-konto ska skriva under formuläret.

Underskriften av en användare som undertecknar som sig själv åtföljs av datum, tid, enhetsstämpel samt undertecknarens företag och befattning , för att visa exakt när formuläret undertecknades och vilken person som undertecknade det.

Anmärkning: Företag och befattning avgörs av informationen i profilinställningarna på kontots startsida, inte av informationen i varje enskilt projekt.

Den användare som är inloggad i Fieldwire på den enhet där formuläret öppnades anges som enhetens ägare: 
 

"Skriv under som Ben Schantz"

"Skriv under som någon annan"

I iOS- och Android-versionerna av Fieldwire kan du även låta en annan användare underteckna formuläret:  

Namnet på den användare som är inloggad visas som det första underskriftsalternativet.

Välj "Någon annan" om du vill att en användare som inte har ett Fieldwire-konto ska underteckna formuläret.

När du har bestämt vem som ska underteckna formuläret uppmanas du att lägga till en underteckning på fri hand i formuläret om du undertecknar. Om någon annan skriver under formuläret uppmanas de att skriva sitt namn innan de lägger till sin underteckning på fri hand. 

Precis som när du skriver under på webben åtföljs varje underskrift av en datum-, tids- och enhetsstämpel, för att visa exakt när formuläret undertecknades och vem som undertecknade det.

Anmärkning: Undertecknarens företag och befattning visas inte ännu om formuläret undertecknas på en mobil enhet.

Den användare som är inloggad i Fieldwire på den enhet där formuläret öppnades anges som enhetens ägare: 

Skriv under formuläret som "Andrew White"

Skriv under formuläret som "Någon annan"

När alla obligatoriska fält i formuläret är ifyllda kan du välja att "Uppdatera [statusen] och avsluta". Detta är som att lämna in ett formulär. De statuslägen som skapas i formuläret avgör vilken status formuläret kan flyttas till: 

Standardstatuslägen för formuläret "Daglig rapport":
Standardstatuslägen för formuläret "Inspektionsbegäran":

Om flera användare skapar eller ändrar ett visst formulär på en mobil enhet måste de stänga formuläret när de är klara med ändringarna, innan de stänger appen eller sätter enheten i viloläge. 

Flera underskrifter

I varje underskriftsavsnitt i ett formulär kan användarna nu bestämma det minsta antalet underskrifter som krävs i ett avsnitt samt det högsta antalet underskrifter som tillåts i ett avsnitt. Det förhindrar att användare behöver lägga till flera underskriftsavnitt i ett formulär.

Efter att ha klickat på pennikonen kan användarna välja "Min. antal underskrifter" och "Max. antal underskrifter". 

Anmärkning: Om du inte vill att ett avsnittet Underskrift ska vara obligatoriskt måste du ställa in "Min. antal underskrifter" till "0". 

Även om mobilanvändare inte kan ändra det lägsta eller högsta antalet underskrifter som behövs på ett formulär, kan de se/lägga till flera underskrifter i ett underskriftsavsnitt enligt "Min. antal underskrifter" och "Max. antal underskrifter" i formulärmallen.

Klona anpassade formulärmallar

Du kan klona dina egna formulärmallar för alla nya projekt som du skapar.
På så sätt undviker du dubbelarbete.

Anmärkning: För närvarande kan formulärmallar endast klonas till nya projekt. Anpassade formulärmallar kan inte klonas retroaktivt till befintliga projekt. Projektadministratörer kan dock välja att "pusha" formulärmallar från projektnivå till kontonivå och sedan hämta formulärmallarna från kontot till det nya projektet. (Läs denna artikel för mer information om hur du importerar formulärmallar: Formulärmallar för kontot). Se till att du är kontoägare, kontoansvarig eller att du omfattas av ett Business-konto för att se till att du kan klona formulärmallar.

Återställa borttagna formulär

Formulär inom ett projekt kan återställas av projektadministratörer på Business-nivå från fliken Papperskorg. Om ett formulär raderas ligger det i papperskorgen i 30 dagar och kan återställas. Efter 30 dagar raderas dock formuläret permanent. 

Anmärkning: Även om det går att återställa formulär från fliken Papperskorgen går det inte att återställa formulärmallar. När formulärmallar har raderats är de raderade permanent. Om du försöker ta bort en formulärmall kommer du att få den uppmaning som visas i skärmdumpen nedan för att bekräfta om du vill ta bort mallen samt alla formulär som är kopplade till den.

Envägssynkronisering

Formulär kan säkerhetskopieras till molnlagringsleverantörer (Box, Dropbox, OneDrive) via en anslutning för envägssynkronisering. När en av dessa integrationer är aktiv kommer formulär som har uppdaterats till en status som inte kan ändras (t.ex. "Inlämnat") att kopieras till Box/Dropbox/OneDrive och sparas i motsvarande undermappar. Namnen på undermapparna kommer att matcha namnet på den formulärmall som användes för att skapa formuläret.

Kortkommandon på fliken "Formulär"

1. Använd Tab-tangenten för att gå till nästa post

2. Använd piltangenterna för att navigera i vissa listrutor

3. Använd ESC för att stänga formulärets visningsläge

Video om verktyget för anpassade formulär

Mer information

• Använda formulär baserat på din behörighetsnivå för projektet
• Publicera, skicka, exportera och/eller dela ett eller flera formulär
• Introduktion till fliken Formulär