Registerkarte "Integrationen": Einrichten von SharePoint

WICHTIG: Wenn Sie Informationen zu Google Drive oder Egnyte suchen, finden Sie diese in den folgenden Artikeln:

• Integrations-Tab: Einrichtung von Google Drive
• Integrations-Tab: Einrichtung von Egnyte

Überblick

Mit einem Fieldwire Business- oder Business Plus-Abonnement haben, haben Sie die Möglichkeit, Integrationen zwischen ihrem Fieldwire-Konto und/oder Projekten und anderen Programmen wie SharePoint und anderen einzurichten. Diese Integration ist für die Registerkarte „Dateien” und die Registerkarte „Pläne” verfügbar. Der Zweck der Verbindung von SharePoint mit Ihren Fieldwire-Projekten besteht darin, dass Sie Elemente direkt aus den Apps in Fieldwire ziehen können. Es handelt sich um mehrere Einweg-Synchronisierungen (keine 2-Wege-Synchronisierung), die Ihre Apps synchron halten. Daher ist es wichtig, dass Sie festlegen, ob Fieldwire oder eine dieser verbundenen Apps Ihre „Quelle der Wahrheit“ sein soll.

Hinweis: Projekte, die mit SharePoint verbunden sind, unterstützen jetzt mehrfache Kontenverbindungen . Das bedeutet, dass Sie Dateien aus verschiedenen Konten oder Verzeichnissen mit Ihren Fieldwire-Projekten synchronisieren können.

Hinweis: Dieser Artikel geht speziell auf SharePoint ein. Wenn Sie keine dieser beiden Apps verwenden möchten, aber dennoch mehr über die Verbindung von Apps und die Einrichtung von Automatisierungen erfahren möchten, lesen Sie bitte diese Artikel:

• Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verbindung
• Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung

Einschränkungen:

• Workato ist nicht unbegrenzt wie unsere 2-Wege-Synchronisation. Sie ist auf eine ordnungsgemäße Nutzung beschränkt, und wir werden Sie kontaktieren, wenn Sie sich Ihrem Limit nähern.
• Integrationsverbindungen können über einen der folgenden Browser hergestellt werden: Google Chrome, Microsoft Edge oder Firefox. Der Brave-Browser kann nicht für SharePoint- oder Google Drive-Verbindungen verwendet werden.

Hinweis: Noch sind nicht alle Screenshots in diesem Artikel auf Deutsch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.

Inhaltsübersicht

• Einrichten einer Verbindung zu SharePoint
  • Optionen für die Anleitung zur Einrichtung
  • Video Anleitung (auf Englisch)
  • Detaillierte Anleitung
• Verbinden mehrerer SharePoint-Konten
• Einrichten einer Automatisierung mit SharePoint
  • Automatisierung für SharePoint und Fieldwire Pläne
• Fehlerbehebung bei der SharePoint-Verbindung
• Häufige Fragen

Einrichten einer Verbindung zu SharePoint

Die Verbindung von Fieldwire mit SharePoint ist relativ einfach, allerdings müssen Sie vorher sicherstellen, dass Sie sowohl die richtigen Konto- als auch Projektberechtigungen in Fieldwire haben.

(Weitere Informationen über Berechtigungen auf Kontoebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in Kontoberechtigungsstufen: Manager, Kontonutzer und Projektbenutzer). Um eine Verbindung mit Sharepoint zu erstellen, benötigen Sie außerdem Folgendes:

• Entweder ein Business oder ein Business Plus Konto in Fieldwire
• Sie müssen ein Account Manager (oder Eigentümer) in Fieldwire sein
• Globaler Administrator in Entra ID

Optionen für die Anleitung zur Einrichtung

Wir haben ein Video des Einrichtungsvorgangs (auf Englisch) von Anfang bis Ende beigefügt. Sie können diesem Video folgen und bei Bedarf pausieren, oder Sie können sich auf unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung beziehen, die Sie unten finden

Video Anleitung (auf Englisch)

Nachfolgend haben wir ein Video des Einrichtungsvorgangs von Anfang bis Ende beigefügt - Sie können es sich gerne ansehen, indem Sie bei Bedarf eine Pause einlegen, oder Sie lesen unsere Detaillierte Anleitung weiter unten!

Detaillierte Anleitung

Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie auf der Startseite Ihres Kontos zur Registerkarte "Integrationen" navigieren, die sich zwischen der Registerkarte "Vorlagen" und der Registerkarte "Anleitungen" befinden sollte.

Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Integrationen", und Sie sehen mehrere verschiedene Apps, mit denen Sie Fieldwire verbinden können, darunter Sharepoint.
    
2. Klicken Sie auf die Sharepoint-App.
   • Sie gelangen auf eine weitere Seite, auf der Sie eine kurze Beschreibung der Vorteile der Verbindung von Sharepoint mit Fieldwire sowie der Automatisierung, die die Verbindung zwischen dieser App und Fieldwire bietet, erhalten.
3. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "SharePoint-Konto verbinden".
4. Geben Sie dieser Verbindung einen Namen, damit Ihre Teammitglieder sie leichter identifizieren können.
   • Sie können die Verbindung so benennen, wie Sie möchten. Die Voreinstellung ist immer "[Name der App] - [Vor- und Nachname in Ihren Fieldwire-Profileinstellungen]".
5. Klicken Sie auf "Weiter".
    
6. Geben Sie die Subdomain an.
   • Am einfachsten ist es, wenn Sie SharePoint in Ihrem Webbrowser öffnen und die URL Ihres SharePoint verwenden.
   • Hinweis: Ihre Subdomain wird nicht "fieldwire0" sein, wie in dem kurzen Video oben gezeigt. Sie wird spezifisch für Ihre Instanz von SharePoint sein.
      
7.  Geben Sie den "Seitennamen" ein, welcher in der URL Ihres SharePoint gefunden werden kann.
   • Hinweis: Wie die Subdomain wird auch der Name Ihrer Website nicht "BESTFR-TEST" lauten, wie in dem kurzen Video oben gezeigt. Er wird spezifisch für Ihre SharePoint-Instanz sein.

Sobald Sie sowohl die Subdomain als auch den Namen der Website eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bei Microsoft anmelden".

Nachdem Sie sowohl die Subdomain als auch den Namen der Website eingegeben haben, müssen Sie die Felder Client ID und Client secret erstellen und ausfüllen. Unter beiden Feldern finden Sie einen Link, der Sie zu einer externen Dokumentation führt, in der beschrieben wird, wie Sie sowohl die Kunden-ID als auch das Kundengeheimnis erstellen.

Um Werte für diese beiden Felder zu generieren, gehen Sie genau wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei https://portal.azure.com/ an.

• Wenn Sie auf den Link klicken, öffnet sich ein neues Fenster
  

2. Wählen Sie Microsoft Entra ID > App-Registrierungen > +Neue Registrierung (unter Azure-Dienste)

3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die App ein und wählen Sie einen unterstützten Kontotyp.

4. Wählen Sie "Web" aus der Dropdown-Liste „Plattform auswählen“.

5. Geben Sie https://www.workato.com/oauth/callback als Redirect URI ein und wählen Sie "Registrieren".

• Hinweis: Die Schaltfläche „Registrieren“ befindet sich in der unteren linken Ecke Ihres Bildschirms und ist im folgenden kurzen Video nicht zu sehen.

6. Wählen Sie API-Berechtigungen aus dem linken Menü > „+ Eine Berechtigung hinzufügen“.

7. Wählen Sie unter "Häufig genutzte Microsoft APIs" die Option SharePoint.

8. Wählen Sie die Option "Delegierte Berechtigungen".

9. Erweitern Sie AllSites innerhalb der Optionen für die Auswahl von Berechtigungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „AllSites.Write“.

10. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Berechtigungen hinzufügen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms.

• Hinweis: Diese Schaltfläche ist im Video unten nicht zu sehen.

11. Wählen Sie im linken Menü Zertifikate & Geheimnisse > Neues Kunden-Geheimnis.

12. Geben Sie eine Beschreibung für das Kunden-Geheimnis ein und legen Sie über das Dropdown-Menü Ablauf ein Ablaufdatum für das Geheimnis fest.

13. Wählen Sie „Hinzufügen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms, um das Kunden-Geheimnis zu erstellen.

• Hinweis: Diese Schaltfläche ist im Video unten nicht zu sehen.

14. Wählen Sie nach dem Erstellen des Geheimnisses das Symbol In die Zwischenablage kopieren neben dem Wert des Geheimnisses. Dies ist Ihr Kundengeheimnis.

15. Fügen Sie den Wert in das Feld Kunden-Geheimnis in Fieldwire ein.

16. Wählen Sie im linken Menü Übersicht und kopieren Sie den Wert für die App-(Client-)ID.

17. Fügen Sie den Wert in das Feld Client ID in Fieldwire ein.

18. Klicken Sie in Fieldwire auf „Verbinden“ und melden Sie sich über die Eingabeaufforderung bei Ihrem Microsoft-Konto an.

Wenn die Verbindung mit SharePoint erfolgreich war, sehen Sie die Meldung "Verbindung erfolgreich" und können auf die Schaltfläche "Schließen" klicken.

Wenn die Verbindung erfolgreich war, wird oben auf Ihrer Seite in Fieldwire eine Meldung angezeigt, dass Sie nun auf der Registerkarte Einstellungen eines beliebigen Projekts des Kontos eine Automatisierung einrichten können. Damit ist der Prozess der Verbindung von SharePoint mit Fieldwire abgeschlossen. Wie Sie eine Automatisierung erstellen können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Verbinden mehrerer SharePoint-Konten

So verbinden Sie mehrere SharePoint-Konten:

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Integrationen“
2. Wählen Sie die Microsoft SharePoint-App aus
3. Klicken Sie auf "+ Weiteres Konto verbinden"
4. Führen Sie von dort aus die gleichen Schritte aus, die oben im Abschnitt Einrichten einer Verbindung zu SharePoint aufgeführt sind

Einrichten einer Automatisierung mit SharePoint

Nachdem Sie Ihre Verbindung zu SharePoint auf Kontoebene erstellt haben, können Sie eine "Automatisierung" in Ihren Projekten erstellen. Bevor Sie dies jedoch tun, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen zu Berechtigungen auf Projektebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).

Automatisierungen sind der Dreh- und Angelpunkt - sie sind es, die Ihre Apps miteinander synchronisieren. Um eine Automatisierung zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:

• Sie müssen Administrator für das Projekt in Fieldwire sein, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten.
• Zugriff auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" in Fieldwire

Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie folgendes tun: 

1. Navigieren Sie zu dem spezifischen Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
2. Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte "Einstellungen".
3. Scrollen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt "Apps".
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatisierungen verwalten".
   • Dadurch werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der alle Automatisierungen aufgelistet sind, die für das betreffende Projekt erstellt wurden.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Pop-up erscheint.
6. Wählen Sie in diesem Pop-up SharePoint als die App aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten.
7. Wählen Sie das Sharepoint-Konto, mit dem Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten (wenn Sie mehrere Sharepoint-Konten verbunden haben).
8. Wählen Sie entweder die Automatisierungsoption Dateien oder Pläne.
9. Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".

Hinweis: Wenn SharePoint nicht aufgeführt ist, klicken Sie auf die Option "Integrationen verwalten", die Sie zur Registerkarte "Integrationen" auf der Startseite Ihres Kontos zurückführt.

Sobald Sie auf "Entwurf erstellen" klicken, werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie auswählen können, welche Informationen aus SharePoint die Automatisierung in Fieldwire übernehmen soll. Auch hier ist es wichtig, dass Sie in SharePoint über Admin-Zugriffsrechte verfügen. Wenn Sie diese Seite zum ersten Mal aufrufen, sehen Sie, dass die Automatisierung im Status "Entwurf" ist. Wenn Sie diese Seite verlassen, ohne die Automatisierung einzurichten, müssen Sie auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" zurückkehren und von vorne beginnen.

1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen".
2. Wählen Sie die Bibliothek aus
   • Die Bibliothek bezieht sich auf bestimmte Registerkarten innerhalb Ihrer SharePoint-Instanz, in denen Sie Dateien unterbringen.
3. Wählen Sie den Ordner aus, der sich in dieser bestimmten Bibliothek befindet.
   • In dem kurzen Video oben erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und SharePoint, damit die Dateien im Ordner "Projektdateien" in SharePoint automatisch mit der Registerkarte "Dateien" in Fieldwire synchronisiert werden.
4. Klicken Sie auf "Verbinden"
   • Nachdem Sie auf "Verbinden" geklickt haben, sehen Sie, dass die Schaltfläche "Ordner auswählen" nicht mehr vorhanden ist und der Status auf "Verbinden" geändert wurde.
   • Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in "Verbunden".

Wie im Abschnitt "Fieldwire-Ordner" angegeben, wird der von Ihnen ausgewählte Ordner direkt mit der Ansicht "Alle Dateien" Ihres Projekts synchronisiert. Wenn Sie nun in Fieldwire zur Registerkarte "Dateien" navigieren, sehen Sie den ausgewählten SharePoint-Ordner sowie alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden. (Weitere Informationen über die Registerkarte "Dateien" finden Sie in diesem Artikel: Registerkarte "Dateien").

Automatisierung für SharePoint und Fieldwire Pläne

Sobald Sie die Verbindung zwischen Sharepoint und Fieldwire hergestellt haben, können Sie eine Automatisierung erstellen, um Pläne, die Sie in Sharepoint gespeichert haben, direkt mit Fieldwire zu synchronisieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu dem Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten;
2. Gehen Sie auf die Registerkarte "Einstellungen";
3. Scrollen Sie auf der rechten Seite nach unten zum Abschnitt "Apps";
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatisierungen verwalten";
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Popup-Fenster erscheint;
6. Wählen Sie in diesem Pop-up Microsoft SharePoint als die App aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten;
7. Wählen Sie aus der Liste die SharePoint-Konten aus, mit denen Sie zuvor eine Verbindung hergestellt haben;
8. Wählen Sie "SharePoint-Pläne in Fieldwire-Pläne ziehen";
9. Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".

Sehen Sie sich den Ablauf hier an:

Wenn Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen", woraufhin ein Pop-up-Fenster erscheint
2. Wählen Sie den Sharepoint-Ordner, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten.
   • Im folgenden GIF erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und Sharepoint, damit die Pläne im Ordner „InfoPath Form Template“ in Sharepoint automatisch mit der Registerkarte „Pläne“ in Fieldwire synchronisiert werden.
   • Hinweis: Es ist am besten, mit einem leeren Ordner in Sharepoint zu beginnen, da nur neue Pläne in diesem Ordner mit Fieldwire synchronisiert werden. Bestehende Pläne in einem Ordner werden nicht synchronisiert.
3. Klicken Sie auf "Verbinden"
4. Nachdem die Automatisierung erstellt wurde, können Sie Ihre Pläne zum Sharepoint-Ordner hinzufügen, der dann automatisch mit der Registerkarte Pläne in Fieldwire synchronisiert wird.

Fehlerbehebung bei der SharePoint-Verbindung

Wenn Sie versuchen, SharePoint mit Fieldwire zu verbinden, können einige Probleme oder Fehler auftreten. Im folgenden Video werden einige der häufigsten Probleme, die auftreten können, sowie deren Behebung erläutert.

Ein paar wichtige Hinweise aus dem Video:

• Wenn Sie die Informationen für das Feld „Client secret“ generieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen unter ‚Value‘ (Wert) kopieren/einfügen, NICHT unter „Secret ID“ (Geheimnummer)
• Wenn Sie Informationen für das Feld „Client ID“ erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen neben „Application [client ID]“ (App [Client-ID]) kopieren/einfügen
• Um Fieldwire mit SharePoint zu verbinden, müssen Sie ein globaler Administrator sein
  • Um zu überprüfen, ob Sie ein Admin sind:
    1. Gehen Sie zu portal.azure.com
    2. Klicken Sie auf Microsoft Entra ID
    3. Klicken Sie auf der linken Seite auf die Registerkarte „Rollen und Administratoren“
    4. Suchen Sie in der Suchleiste neben der Schaltfläche „Filter hinzufügen“ nach ‚Global‘
    5. Wählen Sie „Globaler Administrator“
    6. Überprüfen Sie, ob Sie Mitglied dieser Gruppe sind
    7. Falls nicht, muss einer der aufgeführten Benutzer/E-Mails derjenige sein, der die Verbindung zwischen Fieldwire und SharePoint herstellt
  • Wenn Sie nicht über diese Berechtigungsstufe verfügen, können Sie die Verbindung nicht einrichten. Um Ihre Berechtigungsstufe zu überprüfen/zu ändern, muss dies in Microsoft Entra ID erfolgen.
• Es ist auch möglich, dass Ihr Administrator Ihnen noch nicht die Berechtigung erteilt hat, Fieldwire mit SharePoint zu verbinden.
  • Um dies zu korrigieren, muss Ihr Administrator Folgendes tun
    • Gehen Sie zu portal.azure.com
    • Klicken Sie auf Microsoft Entra ID
    • Klicken Sie auf der linken Seite auf "App-Registrierungen"
    • Wählen Sie die App, die Sie erstellt haben
    • Klicken Sie auf der linken Seite auf API-Berechtigungen
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Administrator-Zustimmung für fieldwire.com erteilen"
    • Klicken Sie auf "Ja".

Häufige Fragen

Was sind die Beschränkungen?

• Die Automatisierungen verfolgen nur Änderungen, die in dem synchronisierten Ordner auftreten. Das bedeutet, dass Sie zuerst die Automatisierung erstellen und dann Ihre Dateien oder Pläne hinzufügen müssen.
• Es handelt sich um eine Einweg-Synchronisierung, das bedeutet, Änderungen, die in Fieldwire vorgenommen werden, werden nicht in Google Drive oder Sharepoint übernommen.
• Pro Projekt kann es nur eine Automatisierung für Pläne geben.
• Die Anzahl der Pläne, die derzeit synchronisiert werden können, ist auf 1.000 begrenzt.
• Im Gegensatz zu unserer Box/Dropbox/OneDrive-Synchronisierung führt das Löschen eines Plans oder einer Datei in Google Drive/Sharepoint nicht dazu, dass diese Daten in Fieldwire gelöscht werden.
• Die maximale PDF-Größe, die verwendet werden kann, beträgt 200 MB.

Wie empfehlen wir die Verwendung dieser Automatisierung?
 

• Wählen Sie einen leeren Ordner in Sharepoint oder Google Drive.
• Erstellen Sie die Automatisierung in Fieldwire, die mit diesem Ordner verbunden ist.
• Ziehen Sie Ihre Dateien (oder Pläne, wenn Sie Google Drive verwenden) per Drag & Drop in den Google Drive/Sharepoint-Ordner.

Fehlerbehebung

Bitte lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie Probleme mit der Einrichtung oder der Nutzung der Integration haben: Registerkarte Integrationen: Registerkarte "Integrationen": Fehlerbehebung.

Weitere Informationen

• Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verbindung
• Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung
• Wie funktioniert die 2-Wege-Synchronisierung von Dropbox / Box / OneDrive?