Was sind Formulare für "Inspektionsanfragen"? – Hilfebereich

Übersicht

Fieldwire bietet ein "Formulare"-Modul für die Business- und Business Plus-Abonnenten. Innerhalb dieses Moduls bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigenen benutzerdefinierten Formulare im Konto zu erstellen und die fünf Standardformularvorlagen hinzuzufügen. Sie können auch alle benutzerdefinierten Formulare aus Ihrem Projekt in Ihr Konto verschieben, um sie über Ihre Projekte zu verteilen. Ebenso können Sie alle Formulare von Ihrem Konto auf Ihre Projekte übertragen - weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel über Kontoformularvorlagen.

Die fünf Standardformularvorlagen erscheinen nicht mehr automatisch in jedem neuen Projekt. Wenn Sie ein neues Business-Konto mit Fieldwire erstellen, sehen Sie diese Standardformularvorlagen automatisch auf der Registerkarte "Vorlagen" in Ihrer Projekt-Übersicht. Wenn Sie bereits ein Fieldwire-Business-Konto erstellt haben, ist keines Ihrer bestehenden Projekte davon betroffen. Vielmehr werden Sie diese Änderungen nur bei neu erstellten Projekten sehen.

Darüber hinaus können Sie jederzeit eine der fünf Standardformularvorlagen hinzufügen, unabhängig davon, ob sie in Ihren Kontoformularvorlagen enthalten sind oder nicht: Folgen Sie diesem Vorgang:

May-31-2023

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "+ Neues Formular".
Bewegen Sie den Mauszeiger über "+ Neue Vorlage".
Klicken Sie auf "Neuen erstellen".
Wählen Sie eine der fünf Standardformularvorlagen aus dem Dropdown-Menü "Beginnen mit...".
(Optional) Aktualisieren Sie den Namen der Vorlage
(Optional) Schalten Sie ein, ob es sich um eine "datierte Vorlage" handeln soll oder nicht.
Klicken Sie auf "Erstellen".

Wenn Sie zuvor erstellte benutzerdefinierte Formularvorlagen in Ihren Projekten verwenden möchten, müssen Sie entweder ein bestehendes Projekt klonen oder diese benutzerdefinierten Formularvorlagen aus dem Konto importieren.

Inspektionsanfragen dienen dazu, die Qualität und Sicherheit Ihres Projekts zu gewährleisten. In der Fieldwire-App können Sie schnell und bequem ein Inspektionsformular auf dem Mobilgerät oder in der Webversion erstellen und ausfüllen.

Was ist ein Inspektionsanfrage?

Egal, ob Sie im Büro oder vor Ort, online oder offline sind, Sie können die Fieldwire-App verwenden, um ein Inspektionsanfrage zu erstellen. Innerhalb der Vorlage können Sie:

Informationen über den Ort der Inspektion, das Datum und die Uhrzeit der Inspektion sowie die Ergebnisse der Inspektion angeben.
Ein Foto oder eine relevante Datei anhängen. Hinweis: Sie können Dateien bis zu 200 MB oder Fotos bis zu 50 MB hochladen.
Unterschreiben Sie die Inspektionsanfrage, weisen Sie das Formular der entsprechenden Person zu und ändern Sie den Status in Genehmigt, Genehmigt wie vermerkt oder Nicht genehmigt.

Formular für eine Inspektionsanfrage

Ausfüllen einer Inspektionsanfrage

Formular-Attribute

Inspektionsanfragenummer (#) - Fieldwire generiert automatisch eine Formularnummer, die nicht bearbeitet werden kann.
Beschreibung - Ein freier Abschnitt, in dem Sie den Titel der Inspektionsanfrage anpassen können. Wenn Sie zum Beispiel eine interne Namensgebung für Inspektionsanfragen haben, können Sie diese Nummer in die Beschreibung einfügen
Verantwortlich - Die Person, die für das Ausfüllen der Inspektionsanfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt verantwortlich ist. Sie haben die Möglichkeit, die Inspektionsanfrage einer anderen Person zuzuweisen.
Status - Bei der Erstellung der Inspektionsanfrage wird der Status standardmäßig auf "Entwurf" gesetzt. Sobald der Bereich für die Inspektion bereit ist (und der Abschnitt "Inspektionsreferenzen" des Formulars vollständig ist), sollte der Status in "Bereit für die Inspektion" geändert werden. Der zuständige Mitarbeitende kann dann vor Ort eintreffen und den Abschnitt "Inspektionsergebnisse" mit Notizen, Fotos und Anhängen ausfüllen. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse kann der Status in der Dropdown-Liste je nach Ergebnis auf "Genehmigt", "Genehmigt wie vermerkt" oder "Nicht genehmigt" aktualisiert werden.
Fälligkeitsdatum - Die Person, die das Formular erstellt, kann ein "Fälligkeitsdatum" hinzufügen, um den voraussichtlichen Tag anzugeben, bis zu dem das Formular ausgefüllt werden muss. Jeder Verantwortliche und der Administrator können das Datum aktualisieren, nachdem das Formular erstellt wurde.

Hinweis: E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen werden 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum an den Formularverantwortlichen gesendet. Wenn das Fälligkeitsdatum des Formulars geändert wird, wird die Benachrichtigung zurückgesetzt und 48 Stunden vor dem neuen Fälligkeitsdatum versendet. Wenn sich die verantwortliche Person ändert, wird eine neue E-Mail versandt.

Referenzen für Inspektionen

Unternehmen - Name des Unternehmens, welches die Inspektion benötigt.
Ref. Leistungsbeschreibungen - Offenes Feld, um einen Verweis auf einen Leistungsbeschreibungsabschnitt anzugeben.
Ref. Zeichnung - Plannummer, die sich auf den Ort der Inspektion bezieht.
Betr. Einreichungen - Offenes Feld, um auf das spezifische Einreichungs-Dokument zu verweisen, auf das bei der Inspektion Bezug genommen wird.
Tag der Inspektion / Ort der Inspektion - Pflichtfelder, die angeben, wann und wo die Inspektion stattgefunden hat.
Angefordert von - Dropdown-Menü der Personen, die am Projekt beteiligt sind, um mitzuteilen, wer diese Inspektion durchführen muss.
Termin angefragt - Datumsfeld, in dem festgelegt wird, bis wann die Inspektionsergebnisse fertiggestellt sein müssen.

Ergebnisse der Inspektion

Geprüft durch - Obligatorisches Dropdown-Menü zur Auswahl der Person, die die Prüfung durchgeführt hat.
Unternehmen - Name des Unternehmens, das die Inspektion durchführt.
Tag der Inspektion - Obligatorisches Datumsfeld, um mitzuteilen, wann die Inspektion abgeschlossen wurde.
Untersuchungsergebnisse - Öffnen Sie das Feld, um die Ergebnisse zu notieren. Zum Beispiel: "Bestanden".

Anhänge

Foto/Datei - Option zum Hochladen eines Fotos oder einer Datei mit Bezug zur Inspektion.
360° Foto - Im Business-Plan haben Sie die Möglichkeit, 360°-Fotos auf Fieldwire hochzuladen.
Bestehendes Foto - Mit der Option "Bestehendes Foto" können Sie alle Fotos, die auf der Registerkarte "Fotos" gespeichert sind, an Ihr Formular anhängen.
Bestehende Datei - Option zum Anhängen einer beliebigen Datei, die bereits in Ihr Projekt hochgeladen wurde.
Planausschnitt - Option zur Auswahl eines Plans und zum Zuschneiden eines Planausschnitts für den Bericht. Wenn die Arbeiten beispielsweise im Badezimmer im ersten Stock durchgeführt wurden, können Sie diesen Planausschnitt ausschneiden und in die Inspektion aufnehmen.

Hinweis: Projektadministratoren können Berechnungen in einer Tabelle mit den Eingabetypen Integer und Dezimal erstellen. Mehr darüber erfahren Sie im Artikel: Einführung in benutzerdefinierte Formulare und Vorlagen

Hinweis: Wenn Sie ein "Bestehendes Foto" anhängen, wird dieses Foto auf der Registerkarte "Fotos" erneut angezeigt, da es nun mit dem Formular verknüpft ist. Sie können Dateien und Fotos bis zu 50 MB hochladen.

Unterschrift

Im Abschnitt "Unterschrift" werden Sie aufgefordert, eine elektronische Unterschrift im Web oder eine eigenhändige Unterschrift auf dem Mobilgerät zu leisten. Fieldwire fügt automatisch den Zeitstempel ein, mit dem das Formular unterzeichnet wurde. So wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

In der Webversion können Sie oder jemand, der kein Fieldwire-Konto hat, eine Unterschrift zu Ihrem Formular hinzufügen:

Der Name des angemeldeten Nutzers wird als erste Unterschriftsoption angezeigt.

Wählen Sie "Als jemand anderes unterschreiben", damit ein Nutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann.

Die Unterschrift eines Nutzers, der als er selbst unterschreibt, wird mit einem Datums-, Zeit- und Gerätestempel sowie mit der Firmen- und Stellenbezeichnung der unterzeichnenden Person versehen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterschrieben hat.

Hinweis: Das Unternehmen und die Berufsbezeichnung werden durch die Informationen in den Profileinstellungen auf der Startseite Ihres Kontos bestimmt, nicht durch die Informationen in jedem einzelnen Projekt.

Der Nutzer, der auf dem Gerät, von dem aus auf das Formular zugegriffen wurde, in Fieldwire angemeldet ist, wird als Eigentümer des Geräts aufgeführt:

'Unterschreiben als Eva Amann'

'Unterschreiben als jemand anderes'

In den iOS- und Android-Versionen von Fieldwire können Sie das Formular ebenfalls von einer anderen Person unterschreiben lassen:

Der Name des angemeldeten Nutzers wird als erste Signaturoption angezeigt.

Wählen Sie "Jemand anderes", wenn ein Nutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben soll.

Nachdem Sie festgelegt haben, wer das Formular unterschreiben soll, werden Sie aufgefordert, eine handschriftliche Unterschrift in das Formular einzufügen. Wenn eine andere Person das Formular unterschreibt, wird sie aufgefordert, ihren Namen einzugeben, bevor sie ihre Unterschrift leistet.

Jede Unterschrift wird mit einem Datum-, Zeit- und Gerätestempel versehen. Daraus geht hervor, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterschrieben hat.

Hinweis: Das Unternehmen und die Berufsbezeichnung des Unterzeichners werden noch nicht angezeigt, wenn das Formular auf dem Mobilgerät unterzeichnet wird.

Der Nutzer, der auf dem Gerät, auf dem das Formular aufgerufen wurde, in Fieldwire angemeldet ist, wird als Eigentümer des Geräts aufgeführt:

'Unterschreiben als Eva Amann'

'Unterschreiben als jemand anderes'

Mehrere Unterschriften

In jedem Unterschriftsabschnitt eines Formulars können Sie nun entscheiden, wie viele Unterschriften mindestens in einem Abschnitt erforderlich sind und wie viele Unterschriften maximal in einem Abschnitt zulässig sind. Dadurch wird verhindert, dass Sie mehrere Signaturabschnitte in ein Formular einfügen müssen.

Um dies zu tun, müssen Sie die Veröffentlichung der Formularvorlage, die sie bearbeiten möchten, aufheben und auf das Bleistiftsymbol klicken, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Nach Anklicken des Bleistiftsymbols können Sie die "Mindestanzahl der Unterschriften" und die "maximale Anzahl der Unterschriften" auswählen.

Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass der Abschnitt Unterschrift erforderlich ist, müssen Sie die "Mindestanzahl der Unterschriften" auf "0" setzen.

Obwohl Sie die Anzahl der minimalen oder maximalen Unterschriften, die auf einem Formular benötigt werden, nicht auf einem Mobilgerät bearbeiten können, können sie mehrere Unterschriften unter einem Unterschriftenabschnitt sehen und hinzufügen, wie durch die "Minimale Anzahl von Unterschriften" und die "Maximale Anzahl von Unterschriften" auf der Formularvorlage festgelegt.

Einreichen von Formularen

Sobald die Pflichtfelder ausgefüllt sind und die Inspektionsanfrage ausgefüllt wurde, können Sie das Formular übermitteln, indem Sie den Status in "Genehmigt", "Nicht genehmigt" oder "Genehmigt wie vermerkt" ändern. Nach dem Absenden des Formulars kann es nicht mehr bearbeitet werden, es sei denn, ein Projektadministrator ändert den Status zurück auf "Entwurf" oder "Bereit zur Inspektion".

Der Ersteller des Formulars, der Verantwortliche und der letzte Bearbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn das Formular übermittelt wurde. Wenn Sie die ausgefüllte Inspektionsanfrage als PDF-Datei senden möchten, können Sie das Formular in der Webversion herunterladen. Wenn Sie weitere Informationen zur Übermittlung von Formularen benötigen, lesen Sie bitte diesen Artikel: Wie kann ich ein Formular veröffentlichen, übermitteln, herunterladen und weiterleiten?

1-Wege-Synchronisation

Formulare für eine Inspektionsanfrage können über eine 1-Wege-Synchronisierungsverbindung bei Cloud-Speicheranbietern (Box, Dropbox, OneDrive) gesichert werden. Wenn eine dieser Integrationen aktiv ist, werden Formulare, die auf einen nicht bearbeitbaren Status (d. h. "Eingereicht") aktualisiert wurden, in Box/Dropbox/OneDrive kopiert und in ihren entsprechenden Unterordnern gespeichert. Der Name des Unterordners entspricht dem Namen der Formularvorlage, die zur Erstellung des Formulars verwendet wurde (in diesem Fall "Inspektionsanfrage").

Mehr Informationen

In diesem Artikel finden Sie Informationen über Benachrichtigungen: Was sind Mitteilungen?
Wenn Sie Fehlermeldungen aufgrund von nicht synchronisierten oder fehlenden Informationen erhalten, lesen Sie diesen Artikel: Wie kann ich ein Formular veröffentlichen, übermitteln, herunterladen und weiterleiten?
Wenn Sie mehr über die anderen Formularoptionen von Fieldwire erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel: Einführung in die Registerkarte Formulare