Der Einreichungsablauf in Fieldwire

Übersicht

Einreichungen optimieren in Fieldwire den Überprüfungsprozess für Material und Ausrüstung, die vor Ort installiert werden muss. Einreichungen sind zentralisiert und alle Personen im Projekt können darauf zugreifen. Um Zugang zu diesem Modul zu erhalten, können Sie eine Demo mit unserem Vertriebsteam vereinbaren oder ein Business Plus-Abonnement abschließen.

 

Inhaltsverzeichnis

• Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
• Projektmanagement Einführung
  • Wie man ein "führendes" Unternehmen einrichtet
• Überblick der Registerkarte Einreichungen
  • Einreichungsprotokolle importieren
• Der Ablauf einer Einreichung
  
  • Die Seitenleiste "Detail"
  • Die Seitenleiste "Aktivität"
  • Die Seitenleiste "Beobachter"
  • Eine Einreichung erstellen

  • Eine Einreichung von einem Plan aus erstellen

  • Abgabe anfordern
  • Nummerierung der Einreichung
  • Zur Überprüfung einreichen
  • Zur Genehmigung einreichen
  • Eine Antwort geben (Überprüfung ausstehend)
  • Akzeptieren und schließen (Schließung ausstehend)
  • Geschlossen
• Schnellerer Ablauf für Einreichungen
  • Eine Einreichung erstellen
  • Mehrere Entwürfe zeitgleich einreichen oder löschen
  • Zur Genehmigung vorlegen
• Einreichungen auf Mobilgeräten
  • Android
  • iOS

 

Projektmanagement in einem Projekt aktivieren

Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie im Artikel: Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.

Derzeit wird bei Einreichungen nicht zwischen Managern und Mitwirkenden unterschieden. Alle Benutzer im Unternehmen des Einreichungsverantwortlichen können mit der Einreichung in ihrem aktuellen Status Maßnahmen durchführen. Es gibt 3 Benutzergruppen, die je nach Status der Einreichung jeweils unterschiedliche Ansichten, Aktionen und Bearbeitungsfreigaben erhalten:

• Benutzer im Unternehmen des Verantwortlichen – Jeder Benutzer im Unternehmen des aktuellen Verantwortlichen kann an der Einreichung Maßnahmen ergreifen.
• Benutzer außerhalb des Unternehmens des Verantwortlichen
• Benutzer im Unternehmen des Erstellers der Einreichung

 

Projektmanagement Einführung

Wenn Sie als neuer Benutzer in einem Projekt den Tab „Einreichungen“ erstmals öffnen, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, das Sie bei den ersten Schritten der Einrichtung Ihres „Unternehmens“ im Projekt unterstützt. Wenn Sie bereits aus einem anderen Fieldwire-Projekt mit Einreichungen vertraut sind, können Sie oben rechts in diesem Pop-up-Fenster auf das „X“ klicken und diesen Abschnitt überspringen.

Als erstes werden Sie aufgefordert, den Namen Ihres „Unternehmens“ einzugeben. Dieser Name ist für Leistungsbeschreibungen und Einreichungen im Projekt identisch. Er wird jedoch über die Informationen zum „Unternehmen“ in den Profileinstellungen nicht automatisch ausgefüllt.

 

Als nächstes werden Sie aufgefordert, Ihren „Unternehmenscode“ einzugeben.

 

Das war‘s auch schon! In dem in diesen Screenshots gezeigten Beispiel haben wir den Firmennamen Hilti Deutschland AG und den Buchungskreis HILTI verwendet.

 

Wie man ein "führendes" Unternehmen einrichtet

Um sicherzustellen, dass alle Informationsanfragen und Einreichungen über Ihr "Unternehmen" in Fieldwire laufen, können Sie jetzt ein führendes Unternehmen festlegen. Gehen Sie dazu zunächst auf die Registerkarte "Projektmitarbeiter" und klicken Sie dann auf "Als führendes Unternehmen festlegen“.

 

Nachdem Sie auf "Hauptunternehmen festlegen" geklickt haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das angibt, was die Benutzer im Hauptunternehmen im Vergleich zu den Benutzern in den "anderen Unternehmen", tun können. So können Nutzer im führenden Unternehmen beispielsweise Angebote an jedes beliebige Unternehmen senden oder von diesem anfordern, während Nutzer in den "anderen Unternehmen" nur Angebote an das führende Unternehmen senden können.

 

Wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie ein führendes Unternehmen festlegen möchten, müssen Sie auf die blaue Schaltfläche "Als führendes Unternehmen festlegen" klicken. Nachdem Sie auf die blaue Schaltfläche geklickt haben, wird das führende Unternehmen mit einem Kronensymbol und "Führendes Unternehmen" daneben gekennzeichnet.

 

Überblick der Registerkarte Einreichungen

Jede als Manager oder Mitwirkender mit einem Unternehmen verbundene Person kann auf die Registerkarte „Einreichungen“ zugreifen. Hier können sie auch auf jede Einreichung im Projekt zugreifen, unabhängig von deren Status.

Die Überschriften in diesem Tab bieten eine allgemeine Übersicht über die Art, die Reihenfolge, das Thema und den Status der Einreichungen im gesamten Projekt. Im Folgenden finden Sie eine genauere Definition dieser Überschriften:

• #: Wird hinzugefügt, wenn die Einreichung vom Status „Entwurf“ in den Status „Angefordert“ wechselt, und entweder nach Unternehmen nummeriert, wobei die Einreichungen auf der Grundlage des Unternehmens, das die Einreichung einreicht, fortlaufend nummeriert werden (der Code des einreichenden Unternehmens wird als Präfix verwendet), oder nach Leistungsbeschreibung, wobei die Einreichungen mit der Leistungsverzeichnis als Präfix fortlaufend nummeriert werden (in diesem Fall hat die Einreichungsnummer kein Präfix, wenn keine Leistungsbeschreibung verknüpft ist).

• Leistungsbeschreibungen: Der Leistungsbeschreibungsabschnitt, eine Kombination aus der Leistungsbeschreibungsnummer (CSI MasterFormat) und einem Leistungsbeschreibungsabschnittsnamen.
• Name: Der Titel der Einreichung. Er wird bei der Erstellung hinzugefügt.
• Status: Der aktuelle Status der Einreichung, der vorgibt, welche Aktionen den Benutzern zur Verfügung stehen. Mögliche Angaben sind „Entwurf“, „Angefordert“, „Prüfung ausstehend“, „Überprüfung ausstehend“, „Schließung ausstehend“, „Geschlossen“ und „Ungültig“.
• Übermitteln bis:  Wird vom Benutzer hinzugefügt, der die Einreichung anfordert. Gibt das Datum wieder, zu dem der Einreichende die Einreichung an den anfordernden Benutzer senden sollte.
• Genehmigen bis: Das Datum, zu dem der Genehmigende eine Antwort bereitstellen sollte.
• Aktuell verantwortlich: Die aktuelle´ verantwortliche Person für die nächsten Aktionen der Einreichung.
• Referenznummer: Referenznummer, die in den „Details“ der Einreichung hinzugefügt wird und oft verwendet wird, um auf das Nummerierungssystem einer anderen Partei zu verweisen, wenn es sich von der Einreichungsnummer unterscheidet.
• Art: Die Art der Einreichung, die in den "Details" der Einreichung hinzugefügt wird - kann Fertigungszeichnungen, Muster, Produktdaten, Betriebs- und Wartungshandbuch, Garantie, Bericht, Zertifikat, Mockup oder Andere sein.
• Datum für die Baustelle: Das Datum für die Baustelle, das in den "Details" der Einreichung hinzugefügt wurde.
  

 

Klicken Sie auf das Zahnrad neben den Spaltenüberschriften, um Spalten hinzuzufügen, zu entfernen oder nach Ihren Wünschen zu sortieren. Hier können Sie die gewünschten Spalten ankreuzen oder die ausgewählten Spalten durch Ziehen und Ablegen in die gewünschte Reihenfolge bringen, indem Sie das Symbol für die Neuanordnung auswählen.

 

Sie können die Standardspalten und -reihenfolge zurücksetzen, indem Sie „Auf Standard zurücksetzen“ wählen.

Hinweis: Aktualisierungen der sichtbaren Spalten (und ihrer Reihenfolge) in der Tabellenansicht bleiben projektübergreifend erhalten. Sie sind jedoch benutzerspezifisch, und wenn Sie Änderungen an den sichtbaren Spalten oder ihrer Reihenfolge vornehmen, werden diese nicht übernommen, wenn sich ein anderer Benutzer bei denselben Projekten anmeldet.

 

Darüber hinaus werden Sie die verschiedenen Status oben sehen, wo Sie leicht erkennen können, wie viele Änderungsaufträge in jedem Status für das Projekt vorliegen und wie hoch der genehmigte Betrag ist.

 

Wenn Sie Ihre Einreichungsdaten exportieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“ klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Daten als CSV-Bericht oder als PDF-Bericht zu exportieren.

 

Wenn Sie die Übermittlung einer Einreichung beantragen möchten, können Sie dies direkt von der Übersichtsseite der Einreichung aus tun, indem Sie das Kontrollkästchen ganz links neben der Einreichung auswählen und im Dropdown-Menü unter „Aktionen“ „Abgabe anfordern“ auswählen. Daraufhin öffnet sich dasselbe Pop-Up-Fenster wie bei einer einzelnen Einreichung, in dem Sie den Verantwortlichen, die Beobachter und das Datum für die Übermittlung auswähle, sowie eine Nachricht angeben können.

Bei einer langen Liste von Einreichungen brauchen Sie vielleicht einen einfacheren Weg, um die gesuchten Anträge zu finden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste ist die Verwendung der Suchleiste. Diese Suchleiste ist spezifisch für Einreichungen und zeigt keine Ergebnisse aus anderen Fieldwire Bereichen an. Sie ist so konfiguriert, dass sie nur nach dem Namen und der Nummer der Einreichung sucht und Ergebnisse zurückgibt, keine anderen Felder oder Inhalte.

Darüber hinaus können Sie auf die Schaltfläche „Filter“ klicken, um nach folgenden Optionen zu filtern:

• Maßnahmen durch mich erforderlich: Zeigt Einreichungen an, die auch unter der Registerkarte „Meine Einreichungen“ zu finden sind

• Beobachten: Filter zur Anzeige von Einreichungen, welche der angemeldete Benutzer gerade beobachtet

• Status: Die Phase, in der sich die Einreichungen derzeit befinden: Entwurf, Angefordert, Ausstehende Prüfung, Überprüfung ausstehend, Ausstehende Schließung, Geschlossen oder Ungültig

• Leistungsbeschreibungen: Listet die Leistungsbeschreibungen auf, welche mit den vorhandenen Einreichungen verknüpft wurden

• Typ: Filtert nach dem ausgewählten Typ der Einreichung: Fertigungszeichnungen, Muster, Produktdaten, Betriebs- und Wartungshandbuch, Garantie, Bericht, Zertifikat, Mockup, Andere

• Einreichendes Unternehmen: Filter für die Unternehmen, die im Rahmen des Projekts erstellt wurden

• Verantwortlich: Filter zur Anzeige der Person, die zu diesem Zeitpunkt mit der Einreichung betraut ist

• Zuletzt aktualisiert: Das letzte Mal, dass das Formular geändert wurde

 

Wenn Sie eine der Antworten, die bei der Genehmigung (oder Ablehnung) einer Einreichung angezeigt werden, hinzufügen, entfernen oder ändern möchten, können Sie dies durch Klicken auf die Schaltfläche „Antworten verwalten“ tun.

 

Einreichungsprotokolle importieren

Mit der Erweiterung der Registerkarte „Leistungsbeschreibung“ haben die Benutzer nun die Möglichkeit, Informationen zu den eingereichten Unterlagen aus den Leistungsbeschreibungen zu extrahieren. Weitere Informationen zum Extrahieren von Informationen zur Einreichung finden Sie im Artikel: Einführung in Leistungsbeschreibungen in Fieldwire.

 

Sie können aus diesen Exporten von Einreichungen oder mithilfe unserer CSV-Importvorlage Einreichungen in großer Menge importieren. Die CSV-Vorlage hat 4 Spalten:

1. Leistungsbeschreibungsabschnitt: Der Benutzer trägt hier die mit der Leistungsbeschreibung verbundene Nummer in den Tab „Leistungsbeschreibungen“ ein. Wenn die Nummer in der CSV-Zelle der Leistungsbeschreibungsnummer im Tab „Leistungsbeschreibungen“ entspricht, werden beide innerhalb von Fieldwire automatisch verknüpft.
2. Name: Textfeld, um die Einreichung zu benennen.
3. Typ: Benutzer können hier einen innerhalb von Fieldwire unterstützten Typ eintragen. Bei einer Übereinstimmung wird der Typ während des Imports automatisch ausgefüllt. Im Folgenden finden Sie eine Liste der unterstützten Einreichungstypen:
1. Fertigungszeichnungen
2. Muster
3. Produktdaten
4. Betriebs- und Wartungshandbuch
5. Garantie
6. Bericht
7. Zertifikat
8. Mockup
9. Sonstiges
4. Beschreibung: Textfeld zur Beschreibung der Einreichung.

Um einen erfolgreichen Import zu gewährleisten, befolgen Sie das Format der oben aufgeführten Spalten.

Wenn Ihre CSV-Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie auf „+ Einreichungen importieren“.

 

Anschließend können Sie das exportierte CSV-Einreichungsprotokoll hochladen.

 

 

Der Ablauf einer Einreichung

Die Seitenleiste "Detail"

Im Bereich "Details" können Sie Ihre Leistungsbeschreibung verknüpfen, eine Referenznummer hinzufügen, den "Typ" der Einreichung aktualisieren, die Vorlaufzeit und das Datum für die Baustelle hinzufügen sowie eine Beschreibung der Einreichung selbst hinzufügen. Sie können hier auch alle verknüpften Pläne sehen.

 

In Bezug auf die Leistungsbeschreibung, die im Bereich Details verlinkt ist, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Es kann nur eine Leistungsbeschreibung mit einer Einreichung verknüpft werden, aber mehrere Einreichungen können mit einer Leistungsbeschreibung verknüpft werden. Wenn eine Einreichung nicht mit einer Leistungsbeschreibung verknüpft ist, kann jeder Benutzer mit Zugriff auf die Einreichung eine hinzufügen. Auf der anderen Seite kann jeder Administrator oder der Benutzer, der die Verknüpfung Einreichung<>Leistungsbeschreibung erstellt hat, die Leistungsbeschreibung in der Einreichung entfernen oder ersetzen.

 

Hinweis: Die "Leistungsbeschreibung" ist nur mit den Leistungsbeschreibungen verknüpft, die Sie auf der Registerkarte "Leistungsbeschreibung" hochgeladen haben. Um die Leistungsbeschreibung zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die verknüpfte Leistungsbeschreibungsdatei, klicken Sie auf das erscheinende Zahnradsymbol und dann auf "Entfernen".

 

Neben der Leistungsbeschreibung sind auch die Felder Typ, Vorlaufzeit, Datum für die Baustelle und Beschreibung zu beachten und wer sie bearbeiten kann. Solange sich die Einreichung im Status "Entwurf" befindet, können diese Felder von jedem Benutzer bearbeitet werden, der den Entwurf sehen kann. Befindet sich die Einreichung im Status "angefordert", können diese Felder sowohl von Benutzern im Unternehmen des Erstellers der Einreichung als auch von Benutzern im Unternehmen des Verantwortlichen der Einreichung bearbeitet werden. Dies gilt auch für Einreichungen mit den Status "Ausstehende Prüfung", "Überprüfung anstehend" und "Zum Abschluss anstehend". Schließlich können diese Felder von Benutzern im Unternehmen des Erstellers der Einreichung bearbeitet werden, wenn sich die Einreichung im Status "Abgeschlossen" befindet.

 

Die Seitenleiste "Aktivität"

Während des gesamten Einreichungsablaufs können alle Benutzer den Status der Einreichung verfolgen. Sie erfahren, wenn Informationen angefordert und eingereicht werden, und sie erfahren, wer diese Informationen angefordert oder eingereicht hat.

 

Die Seitenleiste "Beobachter"

Zusätzlich zum Aktivitätsfeed können Sie innerhalb des Tabs „Beobachter“ in jedem Schritt des Ablaufs Beobachter hinzufügen und entfernen. Klicken Sie hierzu auf „+Beobachter“ und geben Sie den Namen der Person im Unternehmen Ihres Projekts ein. Sie können diesen Beobachter auch entfernen. Klicken Sie hierzu auf das „x“, das angezeigt wird, wenn Sie die Maus über den Namen bewegen.

 

Wenn dieser Benutzer aktuell nicht zum Projekt gehört, können Sie ihn einladen. Beachten Sie jedoch, dass dieser Nutzer eine eigene Lizenz benötigt, wenn neu eingeladene Benutzer nicht Teil Ihres Kontos sind und Sie zudem nicht über die für sie erforderlichen zusätzlichen Lizenzen verfügen. 

 

Neben der Möglichkeit, Beobachter zum Aktivitäten-Verlauf hinzuzufügen, können Sie Beobachter auch in bestimmten Pop-up-Fenstern zum Status der Einreichung hinzufügen und entfernen.

 

Eine Einreichung erstellen

Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann eine Einreichung erstellen. Um eine Einreichung zu erstellen, navigieren Sie zur Registerkarte „Einreichungen“ und wählen Sie „+ Neue Einreichung“:

Fügen Sie einen „Namen“ hinzu, wählen Sie den „Typ“, suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer des entsprechenden „Leistungsbeschreibung“ und geben Sie eine Beschreibung als "Nachricht“ an. Von diesen Angaben ist nur der „Name“ für die Erstellung des Entwurfs erforderlich. Die Benutzer können den „Namen“, den „Abschnitt“, den „Typ“ und die „Details“ in einem Entwurf noch hinzufügen oder bearbeiten. Der „Abschnitt“ und der „Typ“ der Einreichung sind erforderlich, bevor Sie zur Stufe „Antrag“ übergehen können.

Hinweis: Eine Einreichung kann nur im Status „Entwurf“ gelöscht werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Aktionen“ neben der Schaltfläche „Anfrage“. Dort finden Sie die Option „Löschen“. Sie werden dann aufgefordert, die Löschung der Einreichung zu bestätigen. Wenn eine Einreichung gelöscht wird, können Sie sie nicht mehr wiederherstellen.

 

Eine Einreichung von einem Plan aus erstellen

Anstatt einen Einreichungsentwurf auf der Registerkarte „Einreichungen“ zu erstellen, können Sie eine Einreichung auch direkt aus einem Plan erstellen.

Klicken Sie dazu auf das "Ketten" Symbol in der Symbolleiste der Markierungswerkzeuge und wählen Sie die Option „Hyperlink für Einreichung hinzufügen“, setzen Sie die Einreichung auf den Plan und wählen Sie "+Neue Einreichung" aus(siehe nachfolgendes Video).

Im Pop-up-Fenster können Sie die Einreichung benennen, den „Typ“ auswählen, nach dem Namen oder der Nummer der entsprechenden "Leistungsbeschreibung" suchen und die Beschreibung als Nachricht eingeben. Abschließend klicken Sie auf „Entwurf erstellen“, um die neue Einreichung zu erstellen.

 

Abgabe anfordern

Nach Fertigstellung des „Entwurfs“ wird eine blaue Dropdown-Schaltfläche „Senden“ angezeigt. Wenn Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche klicken, sehen Sie zwei Optionen: „Abgabe anfordern“ und „Zur Genehmigung einreichen“. In diesem Arbeitsablauf wird die Option „Abgabe anfordern“ verwendet.
Nachdem Sie „Antrag auf Einreichung“ ausgewählt haben, geben Sie das den „Verantwortlichen“ ein, fügen „Beobachter“ und das Datum „Übermitteln bis zum“ sowie eine optionale „Nachricht“ hinzu. Außerdem gibt es ein Kontrollkästchen, das Sie aktivieren/deaktivieren können, um E-Mail-Erinnerungen an den Beauftragten zu aktivieren.

Nachdem Sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben, wählen Sie „Anfrage“, um den Status der Einreichung auf „Angefordert“ zu ändern - die Einreichung wird dann zur Überprüfung an den „Verantwortlichen“ gesendet.

Der neue Verantwortliche erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, die Anfrage zu seiner Einreichung hochzuladen:

 

 

Nummerierung der Einreichungen

Wenn die Einreichung vom Status „Entwurf“ in den Status „Angefordert“ übergeht, wird die Einreichungsnummer zugewiesen, die nach Unternehmen nummeriert werden kann, wobei die Einreichungen auf der Grundlage des Unternehmens, das die Einreichung einreicht, fortlaufend nummeriert werden. Der Code des einreichenden Unternehmens wird als Präfix verwendet. Alternativ können Sie sich für eine Nummerierung nach Spezifikation entscheiden, bei der die Einreichungen mit der Spezifikationsnummer als Präfix fortlaufend nummeriert werden. Wenn in diesem Fall keine Spezifikation verknüpft ist, hat die Einreichungsnummer kein Präfix.

Das Format der Einreichungsnummer kann in den Projekteinstellungen verwaltet werden:

 
 

Zur Überprüfung einreichen

Nachdem der Verantwortliche die Einreichung erhalten hat, wird er aufgefordert, die relevanten Dateien zur Prüfung „einzureichen“. Hierzu muss der Verantwortliche entweder von seinem Gerät oder aus den Projekt-„Dateien“ einen oder mehrere relevante „Anhänge“ hochladen und kann optional „Bemerkung zur Abgabe“ machen.

Wenn die Anhänge und optionalen Nachrichten für die „Abgabe“ bereitgestellt wurden, ist die Schaltfläche „Übermitteln“ verfügbar. Wenn der „Verantwortliche“ diese auswählt, wird er aufgefordert, die Einreichung zurück zu den Benutzer zu übermitteln, der sie angefordert hat. Er kann auch eine optionale Nachricht angeben, die in der Benachrichtigung per E-Mail angezeigt wird:

 

Nachdem die Einreichung zur Prüfung gesendet wurde, erhält der neue Verantwortliche eine Benachrichtigung per E-Mail und die Einreichung wechselt in den Status „Ausstehende Prüfung“.

 

Im Auftrag übermitteln

Nachdem die Einreichung in den Status „Angefordert“ gewechselt ist, kann jeder Benutzer im Unternehmen des Erstellers Informationen im Auftrag des Verantwortlichen einreichen.

 

So kann der Ersteller das Dokument übernehmen und es im Auftrag des Benutzers, der um Antwort gebeten wurde, übermitteln. Anders gesagt, wenn die angeforderte Abgabe per E-Mail versendet wird und Sie diese herunterladen müssen, kann der Ersteller (oder jeder andere Benutzer im Unternehmen des Erstellers) sie in Fieldwire hochladen. So kann die Einreichung zum nächsten Schritt „Ausstehende Prüfung“ wechseln. Wenn die Einreichung beantwortet wurde, wird sie dem ursprünglichen Benutzer, der die Anfrage gestellt hat, geliefert.

 

Um diesen Teil des Vorgangs noch transparenter zu gestalten, müssen Sie das Datum angeben, an dem die Einreichung eingegangen ist.

 

Zur Genehmigung einreichen

Nach Fertigstellung des "Entwurfs" wird eine blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden" angezeigt. Wenn Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche klicken, sehen Sie zwei Optionen: "Abgabe anfragen" und "Zur Überprüfung einreichen". In diesem Ablauf wird die Option "Zur Überprüfung einreichen" verwendet. Nachdem Sie "Zur Überprüfung einreichen" ausgewählt haben, wählen Sie zwischen der Zuweisung an einen "Projektbenutzer" oder eine "E-Mail-Adresse", geben den "Verantwortlichen" ein, fügen "Beobachter" und das "Genehmigen bis"-Datum sowie eine optionale "Nachricht" hinzu. Außerdem gibt es ein Kontrollkästchen, das Sie aktivieren/deaktivieren können, um E-Mail-Erinnerungen für den Verantwortlichen zu aktivieren, wenn Sie einem Projektbenutzer oder einer E-Mail-Adresse zuweisen. Sobald diese Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf "Absenden".

Hinweis: Sie können die Dropdown-Liste „Beobachter“ verwenden, um Personen zuzuweisen, die zusätzlich zum Verantwortlichen Antworten auf die Einreichung geben müssen. Wenn ein Benutzer als Verantwortlicher bestimmt wird, wird er automatisch auch zum Beobachter der Einreichung (er verschwindet aus der Dropdown-Liste „Beobachter“).

Hinweis: Das Kontrollkästchen zum Aktivieren von E-Mail-Erinnerungen für Verantwortliche unter „E-Mail-Adresse“ ist eine neue Funktion, da das System bisher automatisch E-Mail-Erinnerungen an den Verantwortlicher gesendet hat. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, keine E-Mail an den Verantwortlichen einer Einreichung zu senden.

 

Wenn Sie die Einreichung einer „E-Mail-Adresse“ zuweisen, erhält der Verantwortliche eine E-Mail-Kopie der Einreichung. In der E-Mail erhält er den Namen der Einreichung sowie die Anweisung, dass ihm diese zugewiesen wurde und dass er auf die E-Mail mit seiner Bewertung der Einreichung antworten soll, woraufhin eine E-Mail an den Ersteller der Einreichung gesendet wird, damit dieser im Auftrag des Verantwortlichen antworten kann.

Hinweis: Nur das federführende Unternehmen kann Einreichungen E-Mail-Adressen zuordnen.

 

Sobald die Einreichung an eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde, wird diese in der Zeile des "Verantwortlichen" angezeigt. Außerdem wird diese E-Mail-Adresse im Aktivitäts-Feed, in der Tabelle und in allen erstellten Berichten angezeigt.

 

Sobald eine externe E-Mail-Adresse verwendet wird, können Sie diese wieder auswählen, wenn Sie eine Einreichung einer E-Mail-Adresse für alle anderen Einreichungen des Projekts zuweisen.

 

Eine Antwort geben (Ausstehende Prüfung)

Wenn keine Prüfer benannt sind, muss der Beauftragte (oder eine Person aus dem Unternehmen des Beauftragten) auf die Einreichung antworten, wenn die Einreichung in den Status „Überprüfung anstehend“ übergeht. Um eine Antwort auf die Einreichung zu geben, muss der Verantwortliche oder eine Person aus dem Unternehmen des Verantwortlichen eine Antwort aus dem Dropdown-Menü „Antwort“ auswählen:

 

Hier sehen Sie, wie das Fenster aussieht, wenn auch Prüfer ausgewählt wurden:

 

Zusätzlich zum Dropdown-Menü "Antwort" muss der Verantwortliche oder eine Person, die mit dem Unternehmen des Verantwortlichen verbunden ist, die Überprüfung genehmigen oder ablehnen. Dazu müssen Sie auf das blaue Dropdown-Menü "Überprüfung hinzufügen" klicken. Wenn Sie auf dieses Dropdown-Menü klicken, sehen Sie drei Optionen: "Überprüfung in Fieldwire", "Aus Dateien anhängen" und "+ Neue Datei hochladen".

 

Wenn Sie "In Fieldwire überprüfen" wählen, kann der Verantwortliche oder eine Person, die mit dem Unternehmen des Verantwortlichen verbunden ist, die Anhänge der Einreichung überprüfen. Während dieser Überprüfung können sie Markierungen hinzufügen, den Anhang herunterladen usw. Sobald sie fertig sind, müssen sie auf "Speichern und anhängen" klicken.

Der Verantwortliche kann dann optional „Überprüfungshinweise“ hinzufügen, muss allerdings einen Anhang beifügen, um die Einreichung zurück an den Benutzer zu senden, der sie ihm oder einem anderen Benutzer in seinem Unternehmen gesendet hat.

 

Wenn auch Überprüfer hinzugefügt wurden, die ihre Antworten noch nicht hinzugefügt haben, sieht der Verantwortliche diese Meldung, bevor er seine Antwort abschickt:

Unabhängig von der ausgewählten „Antwort“ wird die Einreichung in den Status „Schließung ausstehend“ versetzt.
Nach der Statusänderung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Verantwortlichen gesendet.

 

Wenn der Überprüfer feststellt, dass er seine „Überprüfung“, „Antwort“ oder „Anmerkungen“ aktualisieren muss, kann er dies tun, solange sich die Einreichung noch im Status „Zur Genehmigung anstehend“ befindet. Um diese Felder zu aktualisieren, muss der Überprüfer auf die drei Punkte klicken (siehe Abbildung unten) und dann auf „Antwort bearbeiten“. Auf diese Weise kann der Prüfer den Text im Abschnitt „Zusätzliche Antworten“ bearbeiten. Wenn er seine Antwort fertig bearbeitet hat, muss er auf die blaue Schaltfläche „Speichern“ klicken!

 

 

Nachdem der Status der Einreichung zu „Schließung ausstehend“ gewechselt ist, muss der Verantwortliche die Einreichung schließen. Die Einreichung kann danach nicht mehr bearbeitet werden. Nach der Auswahl von „Schließen“ hat der Verantwortliche die Option, den ursprünglichen Ersteller und alle weiteren Beobachter, die er in der „Verteilerliste“ berücksichtigen will, per E-Mail zu benachrichtigen:

 
Nach der Statusänderung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Verantwortlichen gesendet.

 

Erneute Abgabe anfordern (Angefordert)

Wenn der Verantwortliche jedoch Änderungen an der Einreichung vornehmen möchte, kann er eine „erneute Abgabe anfordern“. Dies ist mit einem Klick auf die Drop-down-Schaltfläche „Aktionen“ neben der Schaltfläche „Schließen“ möglich.

 

Nach dem Klick auf „Erneute Abgabe anfordern“ wird dem Empfänger ein Pop-up-Fenster angezeigt. In diesem wird er aufgefordert, die Felder „Empfänger“, „Beobachter“ und „Fälligkeitsdatum“ auszufüllen. (Das Feld „Unternehmen“ wird ausgegraut und kann nicht geändert werden).

 

Wenn Sie diese erneute Abgabe anfordern, wechselt die Einreichung zurück in den Status „Angefordert“. Dies wird auch im Aktivitätsfeed dokumentiert.

 

Geschlossen

Nach dem Schließen der Einreichung wird der Einreichende per E-Mail benachrichtigt, um die Antwort anzuzeigen und den Anhang herunterzuladen. Es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

 

Schnellerer Ablauf für Einreichungen - Eine Einreichung erstellen

Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann eine Einreichung erstellen. Um eine Einreichung zu erstellen, navigieren Sie zur Registerkarte „Einreichungen“ und wählen Sie „+ Neue Einreichung“:

Fügen Sie einen „Namen“ hinzu, wählen Sie den „Typ“, suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer des entsprechenden „Leistungsbeschreibung“ und geben Sie eine Beschreibung als "Nachricht“ an. Von diesen Angaben ist nur der „Name“ für die Erstellung des Entwurfs erforderlich. Die Benutzer können den „Namen“, den „Abschnitt“, den „Typ“ und die „Details“ in einem Entwurf noch hinzufügen oder bearbeiten. Der „Abschnitt“ und der „Typ“ der Einreichung sind erforderlich, bevor Sie zur Stufe „Antrag“ übergehen können.

 

Mehrere Entwürfe zeitgleich einreichen oder löschen

Einreichung von Gruppenanfragen: Wenn sich eine Einreichung im Status "Entwurf" befindet und noch auf die Übermittlung wartet, können Sie mit den Kästchen links neben den Einreichungen mehrere auswählen und über das Dropdown-Menü "Aktionen" die Massenübermittlung für alle ausgewählten  Entwurf einreichen, indem Sie auf "Abgabe anfordern" klicken, oder alle Entwürfe löschen, indem Sie "Löschen" auswählen.

Hinweis: Wenn sich nicht alle ausgewählten Einreichungen im Status „Entwurf“ befinden, sind die Optionen „Abgabe anfordern“ und „Löschen“ ausgegraut.

 

Zur Genehmigung vorlegen

Sobald die Einreichung erstellt wurde und den Status "Entwurf" hat, können Sie den Einreichungsprozess beschleunigen, indem Sie die Einreichung zur Genehmigung einreichen. Dadurch werden die Schritte "angefordert" und "zur Prüfung anstehend" übersprungen. Klicken Sie dazu auf die blaue Dropdown-Schaltfläche "Abgabe hinzufügen" und hängen Sie entweder eine vorhandene Datei an das Projekt an oder laden Sie eine neue Datei von Ihrem Computer hoch. 

 

Sobald Sie eine Datei angehängt oder hochgeladen haben, müssen Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden" klicken und "Zur Genehmigung einreichen" auswählen.

 

Nach Fertigstellung des "Entwurfs" wird eine blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden" angezeigt. Wenn Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche klicken, sehen Sie zwei Optionen: "Abgabe anfragen" und "Zur Überprüfung einreichen". In diesem Ablauf wird die Option "Zur Überprüfung einreichen" verwendet. Nachdem Sie "Zur Überprüfung einreichen" ausgewählt haben, wählen Sie zwischen der Zuweisung an einen "Projektbenutzer" oder eine "E-Mail-Adresse", geben den "Verantwortlichen" ein, fügen "Beobachter" und das "Genehmigen bis"-Datum sowie eine optionale "Nachricht" hinzu. Außerdem gibt es ein Kontrollkästchen, das Sie aktivieren/deaktivieren können, um E-Mail-Erinnerungen für den Verantwortlichen zu aktivieren, wenn Sie einem Projektbenutzer oder einer E-Mail-Adresse zuweisen. Sobald diese Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf "Absenden".

An diesem Punkt folgt die Einreichung demselben Arbeitsablauf wie im Abschnitt "Antwort bereitstellen (Genehmigung ausstehend)" oben. 

 

Einreichungen auf Mobilgeräten

Obwohl die meisten Funktionen im Zusammenhang mit Einreichungen derzeit nur für die Web-Version von Fieldwire verfügbar sind, können sie auch auf Android- und iOS-Geräten angezeigt werden. 

Android

Öffnen Sie den Tab „Einreichungen“, um alle Einreichungen anzuzeigen, die in der Web-Version erstellt wurden.





Die meisten Elemente der Einreichung werden auf Mobilgeräten ausgegraut, der Link „Kompletten Verlauf anzeigen“ ist jedoch klickbar.

iOS

Öffnen Sie den Tab „Einreichungen“, um alle Einreichungen anzuzeigen, die in der Web-Version erstellt wurden.


Die meisten Elemente der Einreichung können auf Mobilgeräten nicht angeklickt werden, der Link „Kompletten Verlauf anzeigen“ kann jedoch angezeigt werden.

 

Weitere Informationen

• Erste Schritte mit Leistungsanfragen in Fieldwire
• Pro- und Business-Abonnements: Die verfügbaren Funktionen und deren Einrichtung

 

Tutorial