Der Einreichungsablauf in Fieldwire

Übersicht

Einreichungen optimieren in Fieldwire den Überprüfungsprozess für Material und Ausrüstung, die vor Ort installiert werden muss. Einreichungen sind zentralisiert und alle Personen im Projekt können darauf zugreifen. Um Zugang zu diesem Modul zu erhalten, können Sie eine Demo mit unserem Vertriebsteam vereinbaren oder ein Business Plus-Abonnement abschließen.

 

Inhaltsverzeichnis

• Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
  • Projektmanagement Einführung
  • Berechtigungen für Einreichungen
  • Wie man ein "führendes" Unternehmen einrichtet
• Überblick der Registerkarte Einreichungen
  • Einreichungsprotokolle importieren
• Der Ablauf einer Einreichung
  
  • Die Seitenleiste "Detail"
  • Die Seitenleiste "Aktivität"
  • Beobachter
  • Einreichungen herunterladen
  • Eine Einreichung erstellen

    • Eine Einreichung von einem Plan aus erstellen

  • Abgabe anfordern
    • Nummerierung der Einreichung
  • Zur Überprüfung einreichen
  • Zur Genehmigung einreichen
  • Eine Antwort geben (Überprüfung ausstehend)
  • Akzeptieren und Schließen (Schließung ausstehend)
  • Erneute Abgabe anfordern (Angefordert)
  • Geschlossen
• Schnellerer Ablauf für Einreichungen
  • Entwurf (Eine Einreichung erstellen)
  • Mehrere Entwürfe zeitgleich einreichen oder löschen
  • Zur Genehmigung vorlegen
• Einreichungen auf Mobilgeräten
  • Android
  • iOS

 

Projektmanagement in einem Projekt aktivieren

Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie im Artikel: Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.

Derzeit wird bei Einreichungen nicht zwischen Managern und Mitwirkenden unterschieden. Alle Benutzer im Unternehmen des Einreichungsverantwortlichen können mit der Einreichung in ihrem aktuellen Status Maßnahmen durchführen. Es gibt 3 Benutzergruppen, die je nach Status der Einreichung jeweils unterschiedliche Ansichten, Aktionen und Bearbeitungsfreigaben erhalten:

• Benutzer im Unternehmen des Verantwortlichen – Jeder Benutzer im Unternehmen des aktuellen Verantwortlichen kann an der Einreichung Maßnahmen ergreifen.
• Benutzer außerhalb des Unternehmens des Verantwortlichen
• Benutzer im Unternehmen des Erstellers der Einreichung

 

Projektmanagement Einführung

Wenn Sie als neuer Benutzer in einem Projekt den Tab „Einreichungen“ erstmals öffnen, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, das Sie bei den ersten Schritten der Einrichtung Ihres „Unternehmens“ im Projekt unterstützt. Wenn Sie bereits aus einem anderen Fieldwire-Projekt mit Einreichungen vertraut sind, können Sie oben rechts in diesem Pop-up-Fenster auf das „X“ klicken und diesen Abschnitt überspringen.

Als erstes werden Sie aufgefordert, den Namen Ihres „Unternehmens“ einzugeben. Dieser Name ist für Leistungsbeschreibungen und Einreichungen im Projekt identisch. Er wird jedoch über die Informationen zum „Unternehmen“ in den Profileinstellungen nicht automatisch ausgefüllt.

 

Als nächstes werden Sie aufgefordert, Ihren „Unternehmenscode“ einzugeben.

 

Das war‘s auch schon! In dem in diesen Screenshots gezeigten Beispiel haben wir den Firmennamen Hilti Deutschland AG und den Buchungskreis HILTI verwendet.

 

Berechtigungen für Einreichungen

Aktion	Manager	Mitwirkende
Neue Einreichung erstellen
	Entwurf
Einreichung im Entwurf sehen
Details bearbeiten
Abgabe anfordern
Zur Überprüfung einreichen
Entwurf löschen
	Angefordert
Einreichung im Entwurf sehen		Wenn Verantwortlicher
Zur Überprüfung einreichen		Wenn Verantwortlicher
	Ausstehende Prüfung
Einreichung im Entwurf sehen		Wenn Verantwortlicher
Einreichung ablehnen		Wenn Verantwortlicher
Zur Genehmigung einreichen		Wenn Verantwortlicher
	Überprüfung ausstehend
Genehmigung im Entwurf sehen		Wenn Verantwortlicher
Anstatt des Verantwortlichen antworten
Im Auftrag antworten
	Schließung ausstehend
Überarbeitung erstellen		Wenn Verantwortlicher
Einreichung schließen		Wenn Verantwortlicher
	Geschlossen
Erneut öffnen * Einreichendes Unternehmen
	In jedem Status
Details bearbeiten * Einreichendes Unternehmen
Als ungültig erklären * Einreichendes Unternehmen

 

Wichtig zu beachten:

• Bei allen Berechtigungen wird davon ausgegangen, dass der Benutzer demselben Unternehmen angehört wie der aktuelle Verantwortliche, sofern nicht anders angegeben.
• Das „*Einreichende Unternehmen“ ist das Unternehmen, das die Einreichung anfordert, sie zur Prüfung erhält und die Aktion „Zur Genehmigung einreichen“ ausführt.
• Administratoren können neue Einreichungen erstellen, wenn sie keinem Unternehmen angehören (weder Manager noch Mitwirkender), und sich dann selbst in ein Unternehmen versetzen, wenn sie eine Einreichung zuweisen (und werden dann automatisch zum Manager).
• Berechtigungen für führende Unternehmen (gilt nur, wenn ein führendes Unternehmen festgelegt ist):
  • Einreichungen, die erstellt und direkt zur Prüfung an das führende Unternehmen übermittelt werden, sind für andere Benutzer im führenden Unternehmen als den Verantwortlichen nicht sichtbar, nachdem die Einreichung in den Status „Überprüfung ausstehend“ versetzt wurde, es sei denn, sie werden als Beobachter hinzugefügt. z. B.
  • Ein Benutzer im Unterunternehmen erstellt eine Vorlage und legt sie dem Benutzer X im Hauptunternehmen zur Prüfung vor.
  • Benutzer X leitet diese Einreichung zur Genehmigung an Benutzer Y in der Architektenfirma weiter
  • Nun können alle anderen Benutzer in der führenden Firma mit Ausnahme von Benutzer X die Einreichung nicht einsehen, es sei denn, sie werden explizit als Beobachter eingetragen.

 

Wie man ein "führendes" Unternehmen einrichtet

Um sicherzustellen, dass alle Informationsanfragen und Einreichungen über Ihr "Unternehmen" in Fieldwire laufen, können Sie jetzt ein führendes Unternehmen festlegen. Gehen Sie dazu zunächst auf die Registerkarte "Projektmitarbeiter" und klicken Sie dann auf "Als führendes Unternehmen festlegen“.

 

Nachdem Sie auf "Hauptunternehmen festlegen" geklickt haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das angibt, was die Benutzer im Hauptunternehmen im Vergleich zu den Benutzern in den "anderen Unternehmen", tun können. So können Nutzer im führenden Unternehmen beispielsweise Angebote an jedes beliebige Unternehmen senden oder von diesem anfordern, während Nutzer in den "anderen Unternehmen" nur Angebote an das führende Unternehmen senden können.

 

Wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie ein führendes Unternehmen festlegen möchten, müssen Sie auf die blaue Schaltfläche "Als führendes Unternehmen festlegen" klicken. Nachdem Sie auf die blaue Schaltfläche geklickt haben, wird das führende Unternehmen mit einem Kronensymbol und "Führendes Unternehmen" daneben gekennzeichnet.

 

Überblick der Registerkarte Einreichungen

Jede als Manager oder Mitwirkender mit einem Unternehmen verbundene Person kann auf die Registerkarte „Einreichungen“ zugreifen. Hier können sie auch auf jede Einreichung im Projekt zugreifen, unabhängig von deren Status.

Die Überschriften in diesem Tab bieten eine allgemeine Übersicht über die Art, die Reihenfolge, das Thema und den Status der Einreichungen im gesamten Projekt. Im Folgenden finden Sie eine genauere Definition dieser Überschriften:

• #: Wird hinzugefügt, wenn die Einreichung vom Status „Entwurf“ in den Status „Angefordert“ wechselt, und entweder nach Unternehmen nummeriert, wobei die Einreichungen auf der Grundlage des Unternehmens, das die Einreichung einreicht, fortlaufend nummeriert werden (der Code des einreichenden Unternehmens wird als Präfix verwendet), oder nach Leistungsbeschreibung, wobei die Einreichungen mit der Leistungsverzeichnis als Präfix fortlaufend nummeriert werden (in diesem Fall hat die Einreichungsnummer kein Präfix, wenn keine Leistungsbeschreibung verknüpft ist).

• Leistungsbeschreibungen: Der Leistungsbeschreibungsabschnitt, eine Kombination aus der Leistungsbeschreibungsnummer (CSI MasterFormat) und einem Leistungsbeschreibungsabschnittsnamen.
• Name: Der Titel der Einreichung. Er wird bei der Erstellung hinzugefügt.
• Status: Der aktuelle Status der Einreichung, der vorgibt, welche Aktionen den Benutzern zur Verfügung stehen. Mögliche Angaben sind „Entwurf“, „Angefordert“, „Prüfung ausstehend“, „Überprüfung ausstehend“, „Schließung ausstehend“, „Geschlossen“ und „Ungültig“.
• Übermitteln bis:  Wird vom Benutzer hinzugefügt, der die Einreichung anfordert. Gibt das Datum wieder, zu dem der Einreichende die Einreichung an den anfordernden Benutzer senden sollte.
• Genehmigen bis: Das Datum, zu dem der Genehmigende eine Antwort bereitstellen sollte.
• Aktuell verantwortlich: Die aktuelle´ verantwortliche Person für die nächsten Aktionen der Einreichung.
• Referenznummer: Referenznummer, die in den „Details“ der Einreichung hinzugefügt wird und oft verwendet wird, um auf das Nummerierungssystem einer anderen Partei zu verweisen, wenn es sich von der Einreichungsnummer unterscheidet.
• Art: Die Art der Einreichung, die in den "Details" der Einreichung hinzugefügt wird - kann Fertigungszeichnungen, Muster, Produktdaten, Betriebs- und Wartungshandbuch, Garantie, Bericht, Zertifikat, Mockup oder Andere sein.
• Datum für die Baustelle: Das Datum für die Baustelle, das in den "Details" der Einreichung hinzugefügt wurde.
  

 

So fügen Sie die Spalten hinzu, entfernen sie oder sortieren sie nach Ihren Wünschen:

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (⚙) neben den Spaltenüberschriften
   • Dies öffnet die Liste der Einreichungsspalten
2. Aktivieren (oder deaktivieren) Sie das Kontrollkästchen neben jeder aufgelisteten Spaltenüberschrift
3. Klicken Sie auf das Symbol für die Neuanordnung und ziehen Sie die betreffende Spalte per Drag & Drop in die von Ihnen gewünschte Reihenfolge, die in der Tabelle angezeigt werden soll

 

Sie können die Standardspalten und -reihenfolge zurücksetzen, indem Sie „Auf Standard zurücksetzen“ wählen.

Hinweis: Aktualisierungen der sichtbaren Spalten (und ihrer Reihenfolge) in der Tabellenansicht bleiben projektübergreifend erhalten. Sie sind jedoch benutzerspezifisch, und wenn Sie Änderungen an den sichtbaren Spalten oder ihrer Reihenfolge vornehmen, werden diese nicht übernommen, wenn sich ein anderer Benutzer bei denselben Projekten anmeldet.

 

Darüber hinaus werden Sie die verschiedenen Status oben sehen, wo Sie leicht erkennen können, wie viele Änderungsaufträge in jedem Status für das Projekt vorliegen und wie hoch der genehmigte Betrag ist.

 

Wenn Sie Ihre Einreichungsdaten exportieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“ klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Daten als CSV-Bericht oder als PDF-Bericht zu exportieren.

 

Um eine einzelne Einreichung zu exportieren (einschließlich der PDF-Anhänge, die im letzten "Block" der Einreichung enthalten sind, z. B. Einreichung, Prüfung oder Genehmigung), können Sie entweder auf die drei Punkte rechts neben der Einreichungsposition klicken und "PDF herunterladen" wählen, oder Sie können dies über die Dropdown-Liste "Aktionen" in der Einreichung selbst tun. Alle Anhänge befinden sich hinter den Deckblättern.

Hinweis: Wenn die kombinierte Dateigröße des PDF-Exports (einschließlich der angehängten Anhänge) die E-Mail-Größenbeschränkung von 20 MB überschreitet, wird der Export nicht als Anhang beigefügt. Stattdessen enthält die E-Mail eine Schaltfläche zum Herunterladen der PDF-Datei.

 

Wenn Sie die Übermittlung einer Einreichung beantragen möchten, können Sie dies direkt von der Übersichtsseite der Einreichung aus tun, indem Sie das Kontrollkästchen ganz links neben der Einreichung auswählen und im Dropdown-Menü unter „Aktionen“ „Abgabe anfordern“ auswählen. Daraufhin öffnet sich dasselbe Pop-Up-Fenster wie bei einer einzelnen Einreichung, in dem Sie den Verantwortlichen, die Beobachter und das Datum für die Übermittlung auswähle, sowie eine Nachricht angeben können.

Wenn Sie eine der Antworten, die bei der Genehmigung (oder Ablehnung) einer Einreichung angezeigt werden, hinzufügen, entfernen oder ändern möchten, können Sie dies durch Klicken auf die Schaltfläche „Antworten verwalten“ tun.

 

Suchen und Filtern von Einreichungen

Bei einer langen Liste von Einreichungen brauchen Sie vielleicht einen einfacheren Weg, um die gesuchten Einreichungen zu finden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste ist die Verwendung der Suchleiste. Diese Suchleiste ist spezifisch für Einreichungen und zeigt keine Ergebnisse aus anderen Fieldwire Bereichen an. Sie ist so konfiguriert, dass sie nur nach dem Namen und der Nummer der Einreichung sucht und Ergebnisse zurückgibt, keine anderen Felder oder Inhalte.

Darüber hinaus können Sie auf die Schaltfläche „Filter“ klicken, um nach folgenden Optionen zu filtern:

• Maßnahmen durch mich erforderlich: Zeigt Einreichungen an, die auch unter der Registerkarte „Meine Einreichungen“ zu finden sind.

• Beobachtet: Filter zur Anzeige von Einreichungen, welche der angemeldete Benutzer gerade beobachtet.

• Überfällig: Zeigt Einreichungen an, die sich im Status „Genehmigung ausstehend“ befinden
  und deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, was dabei hilft, über alle Änderungen in diesem Bereich auf dem Laufenden zu bleiben.

• Status: Die Phase, in der sich die Einreichungen derzeit befinden: Entwurf, Angefordert, Ausstehende Prüfung, Überprüfung ausstehend, Ausstehende Schließung, Geschlossen oder Ungültig.

• Leistungsbeschreibungen: Listet die Leistungsbeschreibungen auf, welche mit den vorhandenen Einreichungen verknüpft wurden.

• Typ: Filtert nach dem ausgewählten Typ der Einreichung: Fertigungszeichnungen, Muster, Produktdaten, Betriebs- und Wartungshandbuch, Garantie, Bericht, Zertifikat, Mockup, Andere.

• Einreichendes Unternehmen: Filter für die Unternehmen, die im Rahmen des Projekts erstellt wurden.

• Verantwortlich: Filter zur Anzeige der Person, die zu diesem Zeitpunkt mit der Einreichung betraut ist.

• Zuletzt aktualisiert: Das letzte Mal, dass das Formular geändert wurde.

 

Einreichungsprotokolle importieren

Mit der Registerkarte „Leistungsbeschreibung“ haben Sie die Möglichkeit, Informationen zu den eingereichten Unterlagen aus den Leistungsbeschreibungen zu extrahieren. Weitere Informationen zum Extrahieren von Informationen zur Einreichung finden Sie im Artikel: Einführung in Leistungsbeschreibungen in Fieldwire.

 

Sie können aus diesen Exporten von Einreichungen oder mithilfe unserer CSV-Importvorlage Einreichungen in großer Menge importieren. Die CSV-Vorlage hat 4 Spalten:

1. Leistungsbeschreibungsabschnitt: Der Benutzer trägt hier die mit der Leistungsbeschreibung verbundene Nummer in den Tab „Leistungsbeschreibungen“ ein. Wenn die Nummer in der CSV-Zelle der Leistungsbeschreibungsnummer im Tab „Leistungsbeschreibungen“ entspricht, werden beide innerhalb von Fieldwire automatisch verknüpft.
2. Name: Textfeld, um die Einreichung zu benennen.
3. Typ: Benutzer können hier einen innerhalb von Fieldwire unterstützten Typ eintragen. Bei einer Übereinstimmung wird der Typ während des Imports automatisch ausgefüllt. Im Folgenden finden Sie eine Liste der unterstützten Einreichungstypen:
1. Fertigungszeichnungen
2. Muster
3. Produktdaten
4. Betriebs- und Wartungshandbuch
5. Garantie
6. Bericht
7. Zertifikat
8. Mockup
9. Sonstiges
4. Beschreibung: Textfeld zur Beschreibung der Einreichung.

Um einen erfolgreichen Import zu gewährleisten, befolgen Sie das Format der oben aufgeführten Spalten.

Wenn Ihre CSV-Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie auf „+ Einreichungen importieren“.

 

Anschließend können Sie das exportierte CSV-Einreichungsprotokoll hochladen.

 

 

Der Ablauf einer Einreichung

Die Seitenleiste "Detail"

Im Bereich "Details" können Sie Ihre Leistungsbeschreibung verknüpfen, eine Referenznummer hinzufügen, den "Typ" der Einreichung aktualisieren, die Vorlaufzeit und das Datum für die Baustelle hinzufügen sowie eine Beschreibung der Einreichung selbst hinzufügen. Sie können hier auch alle verknüpften Pläne sehen.

 

In Bezug auf die Leistungsbeschreibung, die im Bereich Details verlinkt ist, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Es kann nur eine Leistungsbeschreibung mit einer Einreichung verknüpft werden, aber mehrere Einreichungen können mit einer Leistungsbeschreibung verknüpft werden. Wenn eine Einreichung nicht mit einer Leistungsbeschreibung verknüpft ist, kann jeder Benutzer mit Zugriff auf die Einreichung eine hinzufügen. Auf der anderen Seite kann jeder Administrator oder der Benutzer, der die Verknüpfung Einreichung<>Leistungsbeschreibung erstellt hat, die Leistungsbeschreibung in der Einreichung entfernen oder ersetzen.

 

Hinweis: Die "Leistungsbeschreibung" ist nur mit den Leistungsbeschreibungen verknüpft, die Sie auf der Registerkarte "Leistungsbeschreibung" hochgeladen haben. Um die Leistungsbeschreibung zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die verknüpfte Leistungsbeschreibungsdatei, klicken Sie auf das erscheinende Zahnradsymbol und dann auf "Entfernen".

 

Neben der Leistungsbeschreibung sind auch die Felder Typ, Vorlaufzeit, Datum für die Baustelle und Beschreibung zu beachten und wer sie bearbeiten kann. Solange sich die Einreichung im Status "Entwurf" befindet, können diese Felder von jedem Benutzer bearbeitet werden, der den Entwurf sehen kann. Befindet sich die Einreichung im Status "angefordert", können diese Felder sowohl von Benutzern im Unternehmen des Erstellers der Einreichung als auch von Benutzern im Unternehmen des Verantwortlichen der Einreichung bearbeitet werden. Dies gilt auch für Einreichungen mit den Status "Ausstehende Prüfung", "Überprüfung anstehend" und "Zum Abschluss anstehend". Schließlich können diese Felder von Benutzern im Unternehmen des Erstellers der Einreichung bearbeitet werden, wenn sich die Einreichung im Status "Abgeschlossen" befindet.

 

Die Seitenleiste "Aktivität"

Während des gesamten Einreichungsablaufs können alle Benutzer den Status der Einreichung verfolgen. Sie erfahren, wenn Informationen angefordert und eingereicht werden, und sie erfahren, wer diese Informationen angefordert oder eingereicht hat.

 

"Beobachter"

Zusätzlich zum Aktivitätsfeed können Sie innerhalb des Tabs „Beobachter“ in jedem Schritt des Ablaufs Beobachter hinzufügen und entfernen. Klicken Sie hierzu auf „+Beobachter“ und geben Sie den Namen der Person im Unternehmen Ihres Projekts ein. Sie können diesen Beobachter auch entfernen. Klicken Sie hierzu auf das „x“, das angezeigt wird, wenn Sie die Maus über den Namen bewegen.

 

Wenn dieser Benutzer aktuell nicht zum Projekt gehört, können Sie ihn einladen. Beachten Sie jedoch, dass dieser Nutzer eine eigene Lizenz benötigt, wenn neu eingeladene Benutzer nicht Teil Ihres Kontos sind und Sie zudem nicht über die für sie erforderlichen zusätzlichen Lizenzen verfügen. 

 

Neben der Möglichkeit, Beobachter zum Aktivitäten-Verlauf hinzuzufügen, können Sie Beobachter auch in bestimmten Pop-up-Fenstern zum Status der Einreichung hinzufügen und entfernen.

 

Einreichungen herunterladen

Einreichungen mit beliebigem Status können über das Dropdown-Menü „Aktionen“ als PDF heruntergeladen werden:

 

Hinweis: Einreichungen im Entwurfsstatus enthalten im Einreichungsblock "vorläufige" Werte.

Hinweis: Die PDF-Berichte für Einreichungen enthalten jetzt Kopien der hochgeladenen Anhänge im letzten Abschnitt (Einreichung, Überprüfung oder Genehmigung), anstatt nur Links zu den Anhängen zu liefern.

 

Eine Einreichung erstellen

Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann eine Einreichung erstellen.

Um eine Einreichung zu erstellen,

1. Navigieren Sie zur Registerkarte "Einreichungen",
2. Wählen Sie "+ Neue Einreichung",
3. Fügen Sie einen Namen für die Einreichung hinzu,
4. Wählen Sie den Typ aus dem Dropdown-Menü,
5. Suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer des entsprechenden Leistungsbeschreibungsabschnitts,
6. Geben Sie die Beschreibung der Einreichung ein,
7. Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".

Davon ist nur der Name ein Pflichtfeld, um den Entwurf zu erstellen. Sie können den Namen, die Leistungsbeschreibung, den Typ und die Beschreibung für eine Einreichung im Entwurfsstatus weiterhin hinzufügen oder bearbeiten.

Es ist nur möglich, eine Einreichung zu löschen, während sie sich im Status "Entwurf" befindet. Um dies zu tun:

1. "Klicken Sie auf die Dropdown-Menüschaltfläche "Aktionen",
2. Lesen Sie die Popup-Meldung, um sicherzustellen, dass dies die gewünschte Aktion ist, da es sich um eine endgültige Aktion handelt, nach der Sie die gelöschte Einreichung nicht wiederherstellen können,
3. Wenn Sie mit der Löschung fortfahren möchten, klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Löschen".

 

Eine Einreichung von einem Plan aus erstellen

Anstatt einen Einreichungsentwurf auf der Registerkarte „Einreichungen“ zu erstellen, können Sie eine Einreichung auch direkt aus einem Plan erstellen. Dazu: 

1. Klicken Sie auf das Ketten-Symbol für die Hyperlinks in der Symbolleiste „Markierungen“,
2. Wählen Sie die Option „Hyperlink zur Einreichung hinzufügen“,
3. Fügen Sie einen Namen für die Einreichung hinzu,
4. Wählen Sie den Typ aus dem Dropdown-Menü,
5. Suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer des entsprechenden Leistungsbeschreibungsabschnitt,
6. Geben Sie die Beschreibung der Einreichung ein,
7. Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".

Wie bereits erwähnt, ist von diesen Feldern nur der Name erforderlich, um den Entwurf zu erstellen.

 

Abgabe anfordern

Sie können die Abgabe einer Einreichung anfordern, ohne eines der Felder der Einreichung auszufüllen. Am besten fügen Sie tatsächlich keine Anhänge hinzu, wenn Sie die Abgabe anfordern, da diese Anhänge nicht mehr in der Einreichung enthalten sind, wenn Sie die Abgabe anfordern. So ändern Sie die Einreichung vom Status „Entwurf“ in den Status „angefordert“:

1. Füllen Sie die relevanten, optionalen Felder der Vorlage im Bereich "Details" aus
   • Leistungsbeschreibungen
   • Referenznummer
   • Typ
   • Vorlaufzeit
   • Datum für die Baustelle
   • Beschreibung
2. Klicken Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden".
3. Wählen Sie "Abgabe anfordern"
4. Geben Sie den Verantwortlichen ein (erforderlich)
5. Fügen Sie Beobachter hinzu (optional)
6. Wählen Sie das Datum "Übermitteln bis zum" (erforderlich)
7. Geben Sie eine optionale Nachricht ein
8. Aktivieren/deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um E-Mail-Erinnerungen für den Empfänger zu aktivieren (oder zu deaktivieren).
9. Klicken Sie auf "Anfrage".

 

Der Status der Einreichung ändert sich auf „Angefordert“ und die Einreichung wird zur Überprüfung an den „Verantwortlichen“ gesendet.

 

Der neue Verantwortliche erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, die Anfrage zu seiner Einreichung hochzuladen:

 

 

 

Sobald die Abgabe der Einreichung angefordert wurde und die Einreichung in den Status „Angefordert“ übergegangen ist, kann das einreichende Unternehmen noch einige Dinge mit der Vorlage tun:

• Im Dropdown-Menü auf "Aktionen" klicken,
  • "Im Auftrag übermitteln",
    • Dies ermöglicht es den Managern des einreichenden Unternehmens, eine Einreichung für die Einreichung bereitzustellen, die sie möglicherweise von außerhalb von Fieldwire erhalten haben
  • "PDF herunterladen",
  • "E-Mail" auswählen, um eine E-Mail zu versenden,
    • Dies ermöglicht es den Managern des einreichenden Unternehmens, die Einreichung per E-Mail an Benutzer außerhalb des Projekts zu senden.
      • Die PDF-Berichte für Einreichungen enthalten jetzt Kopien der hochgeladenen Anhänge im letzten Abschnitt (Einreichung, Überprüfung oder Genehmigung), anstatt nur Links zu den Anhängen zu liefern.
  • "Ungültig" auswählen, um die Einreichung für ungültig zu erklären,
• Füllen Sie die Felder im Feld "Details auf der rechten Seite des Bildschirms aus
• Ändern Sie das Einreichungsdatum
  • Dies gibt den Managern in der einreichenden Firma die Flexibilität, das Datum zu ändern, falls bei der ursprünglichen Anfrage ein Fehler gemacht wurde oder das Datum aufgrund eines unvorhergesehenen Umstands geändert werden muss.

 

Nummerierung der Einreichungen

Wenn die Einreichung vom Status „Entwurf“ in den Status „Angefordert“ übergeht, wird die Einreichungsnummer zugewiesen, die nach Unternehmen nummeriert werden kann, wobei die Einreichungen auf der Grundlage des Unternehmens, das die Einreichung einreicht, fortlaufend nummeriert werden. Der Code des einreichenden Unternehmens wird als Präfix verwendet. Alternativ können Sie sich für eine Nummerierung nach Leistungsbeschreibungen entscheiden, bei der die Einreichungen mit der Leistungsbeschreibungsnummer als Präfix fortlaufend nummeriert werden. Wenn in diesem Fall keine Leistungsbeschreibungen verknüpft ist, hat die Einreichungsnummer kein Präfix.

Das Format der Einreichungsnummer kann in den Projekteinstellungen verwaltet werden:

 
 

Zur Überprüfung einreichen

Nachdem der Verantwortliche die Einreichung erhalten hat, wird er aufgefordert, die relevanten Dateien zur Prüfung „einzureichen“. Hierzu muss der Verantwortliche entweder von seinem Gerät oder aus den Projekt-„Dateien“ einen oder mehrere relevante „Anhänge“ hochladen. Um dies zu tun:

1. Klicken Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche „Abgabe hinzufügen“,
2. Wählen Sie entweder „Aus Dateien anhängen“ oder „Neue Datei hochladen“,
   • Wenn Sie vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an die Einreichung anhängen möchten, können Sie einfach in das Suchfeld klicken, und Sie erhalten eine Liste aller Dateien, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten scrollen, um die richtige Datei zu finden.
3. Fügen Sie optionale Anmerkungen hinzu,
4. Klicken Sie auf "Übermitteln",
5. Wählen Sie einen neuen Verantwortlichen,
6. Geben Sie eine optionale Nachricht ein,
7. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "Übermitteln".

Sobald die Einreichung zur Überprüfung gesendet wurde, erhält der neue Verantwortliche eine E-Mail-Benachrichtigung, und die Einreichung wechselt in den Status „Ausstehende Prüfung“.

 

Im Auftrag übermitteln

Nachdem die Einreichung in den Status „Angefordert“ gewechselt ist, kann jeder Benutzer im Unternehmen des Erstellers Informationen im Auftrag des Verantwortlichen einreichen.

 

So kann der Ersteller das Dokument übernehmen und es im Auftrag des Benutzers, der um Antwort gebeten wurde, übermitteln. Anders gesagt, wenn die angeforderte Abgabe per E-Mail versendet wird und Sie diese herunterladen müssen, kann der Ersteller (oder jeder andere Benutzer im Unternehmen des Erstellers) sie in Fieldwire hochladen. So kann die Einreichung zum nächsten Schritt „Ausstehende Prüfung“ wechseln. Wenn die Einreichung beantwortet wurde, wird sie dem ursprünglichen Benutzer, der die Anfrage gestellt hat, geliefert.

 

Um diesen Teil des Vorgangs noch transparenter zu gestalten, müssen Sie das Datum angeben, an dem die Einreichung eingegangen ist.

 

Zur Genehmigung einreichen

Nach Fertigstellung des "Entwurfs" wird eine blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden" angezeigt. Wenn Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche klicken, sehen Sie zwei Optionen: "Abgabe anfragen" und "Zur Überprüfung einreichen". In diesem Ablauf wird die Option "Zur Überprüfung einreichen" verwendet.

Um die Option "Zur Überprüfung einreichen" auswählen zu können, müssen Sie zunächst eine Datei an die Einreichung anhängen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche „Abgabe hinzufügen“,
2. Wählen Sie entweder „Aus Dateien anhängen“ oder „Neue Datei hochladen“,
   • Wenn Sie bereits vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an die Einreichung anhängen möchten, können Sie einfach auf das Suchfeld klicken, um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten blättern, um die richtige Datei zu finden.
3. Fügen Sie optionale Anmerkungen hinzu.
4. Klicken Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche "Übermitteln",
5. Wählen Sie "Zur Überprüfung einreichen".

 

Nachdem Sie „Zur Überprüfung einreichen“ ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie entweder Projektbenutzer oder E-Mail-Adresse für die Zeile „Verantwortlich“,
2. ,Wählen Sie einen Verantwortlichen
   • "Projektbenutzer" bietet ein Dropdown-Menü in der Zeile ‚Verantwortlich‘, mit dem Sie die Einreichung direkt einer Person zuweisen können, die bereits in Fieldwire am Projekt beteiligt ist.
   • "E-Mail-Adresse" bietet ein Freitextfeld in der Zeile „Verantwortlich“, mit dem Sie die Einreichung externen Benutzern zuweisen können, die derzeit nicht am Projekt beteiligt sind.
3. Prüfer hinzufügen,
   • Diese Option steht zur Verfügung, wenn Sie Projektbenutzer gewählt haben und Ihr Arbeitsablauf es erfordert, dass mehrere Personen die Einreichung prüfen
4. CCs hinzufügen,
   • Diese Option steht zur Verfügung, wenn Sie E-Mail-Adresse gewählt haben und Sie möchten, dass andere Personen außerhalb von Fieldwire eine Kopie der Einreichung erhalten
     
   • Die Aufzeichnung, wer in cc war, wird im Aktivitätsprotokoll erfasst
5. Beobachter hinzufügen, dies ist nicht erforderlich, um die Einreichung zu übermitteln
6. Fügen Sie das Datum "Genehmigen bis zum" hinzu, dieses Feld ist erforderlich, um die Einreichung zu übermitteln
7. Fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu
8. Klicken Sie auf "Übermitteln".

 

Hinweis: Sie können die Dropdown-Liste „Prüfer“ verwenden, um Personen zuzuweisen, die zusätzlich zum Verantwortlichen Antworten auf die Einreichung geben müssen. Wenn ein Benutzer als Verantwortlicher bestimmt wird, wird er automatisch auch zum Beobachter der Einreichung (er verschwindet aus der Dropdown-Liste „Beobachter“).

Hinweis: Das Kontrollkästchen zum Aktivieren von E-Mail-Erinnerungen für Verantwortliche unter „E-Mail-Adresse“ ist eine neue Funktion, da das System bisher automatisch E-Mail-Erinnerungen an den Verantwortlichen gesendet hat. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, keine E-Mail an den Verantwortlichen einer Einreichung zu senden.

 

Wenn Sie die Einreichung einem Projektbenutzer zuweisen, wird die Einreichung in den Status „Zur Genehmigung ausstehend“ versetzt und eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den neuen Verantwortlichen gesendet, um ihn anzuweisen, die Einreichung in Fieldwire zu genehmigen.

 

Wenn Sie die Einreichung einer E-Mail-Adresse zuweisen, erhält der Verantwortliche eine E-Mail-Kopie der Einreichung. In der E-Mail erhält er den Namen der Einreichung sowie die Anweisung, dass ihm diese zugewiesen wurde und dass er auf die E-Mail mit seiner Bewertung der Einreichung antworten soll, woraufhin eine E-Mail an den Ersteller der Einreichung gesendet wird, damit dieser im Auftrag des Verantwortlichen antworten kann.

Hinweis: Nur das führende Unternehmen kann Einreichungen E-Mail-Adressen zuordnen.

 

Wenn die Einreichung an eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde, wird diese in der Zeile des "Verantwortlichen" angezeigt. Außerdem wird diese E-Mail-Adresse in der Aktivitäts-Spalte, in der Tabelle und in allen erstellten Berichten angezeigt.

 

Sobald eine externe E-Mail-Adresse verwendet wird, können Sie diese wieder auswählen, wenn Sie eine Einreichung einer E-Mail-Adresse für alle anderen Einreichungen des Projekts zuweisen. Dies ermöglicht einen schnelleren Arbeitsablauf sowie eine integrierte Validierung und verhindert Duplikate und mögliche Formatierungsfehler.

 

Nachdem die Einreichung zur Genehmigung eingereicht wurde und der Status „Genehmigung anstehend“ erreicht wurde, kann das einreichende Unternehmen noch einige Dinge an der Einreichung vornehmen:

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Aktionen",
  • Wählen Sie "Im Namen antworten"
    • Dies ermöglicht es den Managern des einreichenden Unternehmens, eine Antwort auf die Einreichung zu geben, die sie möglicherweise von außerhalb von Fieldwire erhalten haben.
  • Wählen Sie "PDF herunterladen",
  • Wählen Sie "E-Mail",
    • Damit können die Manager des einreichenden Unternehmens die Einreichung per E-Mail an Benutzer außerhalb des Projekts senden.
  • Die Einreichung für ungültig erklären,
  • die Annullierung aufheben und die Einreichung damit wieder aktivieren,
    • Mit der neuen Aktion „Annullierung aufheben“ können Teams ungültig gemachte Einreichungen nahtlos in ihren vorherigen Status zurückversetzen, wodurch die Datenkontinuität gewahrt und der manuelle Aufwand reduziert wird.
• Prüfer hinzufügen,
• Ändern des Genehmigungsdatums,
  • Dies gibt den Managern im einreichenden Unternehmen die Flexibilität, das Datum zu ändern, falls bei der ursprünglichen Einreichung ein Fehler unterlaufen ist oder das Datum aufgrund unvorhergesehener Umstände geändert werden muss.

 

Eine Antwort geben (Ausstehende Prüfung)

Wenn keine Prüfer benannt sind, muss der Verantwortliche (oder eine Person aus dem Unternehmen des Verantwortlichen) auf die Einreichung antworten, wenn die Einreichung in den Status „Überprüfung anstehend“ übergeht. Um eine Antwort auf die Einreichung zu geben, muss der Verantwortliche oder eine Person aus dem Unternehmen des Verantwortlichen eine Antwort aus dem Dropdown-Menü „Antwort“ auswählen:

 

Hier sehen Sie, wie das Fenster aussieht, wenn auch Prüfer ausgewählt wurden:

 

Zusätzlich zum Dropdown-Menü "Antwort" muss der Verantwortliche oder eine Person, die mit dem Unternehmen des Verantwortlichen verbunden ist, die Überprüfung genehmigen oder ablehnen. Dazu müssen Sie auf das blaue Dropdown-Menü "Überprüfung hinzufügen" klicken. Wenn Sie auf dieses Dropdown-Menü klicken, sehen Sie drei Optionen: "Überprüfung in Fieldwire", "Aus Dateien anhängen" und "+ Neue Datei hochladen".

 

Wenn Sie "In Fieldwire überprüfen" wählen, kann der Verantwortliche oder eine Person, die mit dem Unternehmen des Verantwortlichen verbunden ist, die Anhänge der Einreichung überprüfen. Während dieser Überprüfung können sie Markierungen hinzufügen, den Anhang herunterladen usw. Sobald sie fertig sind, müssen sie auf "Speichern und anhängen" klicken.

Der Verantwortliche kann dann optional „Überprüfungshinweise“ hinzufügen, muss allerdings einen Anhang beifügen, um die Einreichung zurück an den Benutzer zu senden, der sie ihm oder einem anderen Benutzer in seinem Unternehmen gesendet hat.

 

Wenn auch Prüfer hinzugefügt wurden, die ihre Antworten noch nicht hinzugefügt haben, sieht der Verantwortliche diese Meldung, bevor er seine Antwort abschickt:

Unabhängig von der ausgewählten „Antwort“ wird die Einreichung in den Status „Schließung ausstehend“ versetzt.
Nach der Statusänderung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Verantwortlichen gesendet.

 

Wenn der Prüfer feststellt, dass er seine „Überprüfung“, „Antwort“ oder „Anmerkungen“ aktualisieren muss, kann er dies tun, solange sich die Einreichung noch im Status „Genehmigung ausstehend“ befindet. Um diese Felder zu aktualisieren, muss der Prüfer

1. auf die drei Punkte klicken (siehe Abbildung unten).
2. „Antwort bearbeiten“ auswählen.
   • Auf diese Weise kann der Prüfer den Text im Abschnitt „Zusätzliche Antworten“ bearbeiten.
3. auf die blaue Schaltfläche „Speichern“ klicken.

 

Wenn für das Projekt ein führendes Unternehmen festgelegt wurde, können die Benutzer des führenden Unternehmens wählen, ob sie im Auftrag des Beauftragten antworten möchten. Nachdem Sie auf die Option "Im Auftrag antworten" geklickt haben, müssen Sie

1. "Überprüfung hinzufügen" auwählen
2. Eine Antwort auswählen
3. Das Datum für die erhaltene Antwort aktualisieren
4. Zusätzliche Anmerkungen bereitstellen (optional)

Hinweis: Benutzer, die nicht dem führenden Unternehmen angehören, sehen diese Option, im Auftrag zu antworten, nicht, selbst wenn sie die Einreichung an den Benutzer des führenden Unternehmens übermitteln.

 

Akzeptieren und Schließen (Schließung ausstehend)

Nachdem der Status der Einreichung zu „Schließung ausstehend“ gewechselt ist, muss der Verantwortliche die Einreichung schließen. Die Einreichung kann danach nicht mehr bearbeitet werden. Nach der Auswahl von „Schließen“ hat der Verantwortliche die Option, den ursprünglichen Ersteller und alle weiteren Beobachter, die er in der „Verteilerliste“ berücksichtigen will, per E-Mail zu benachrichtigen:

Alle Benutzer, die Zugriff auf die Einreichung haben, sehen alle Antworten, die veröffentlicht wurden. Der Verantwortliche und die Prüfer können eine PDF-Kopie herunterladen oder die Einreichung per E-Mail versenden. 

Nach der Statusänderung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Verantwortlichen gesendet.

 

Erneute Abgabe anfordern (Angefordert)

Wenn der Verantwortliche jedoch Änderungen an der Einreichung vornehmen möchte, kann er eine „erneute Abgabe anfordern“. Dies ist mit einem Klick auf die Drop-down-Schaltfläche „Aktionen“ neben der Schaltfläche „Schließen“ möglich.

 

Nach dem Klick auf „Erneute Abgabe anfordern“ wird dem Empfänger ein Pop-up-Fenster angezeigt. In diesem wird er aufgefordert, die Felder „Empfänger“, „Beobachter“ und „Fälligkeitsdatum“ auszufüllen. (Das Feld „Unternehmen“ wird ausgegraut und kann nicht geändert werden).

 

Wenn Sie diese erneute Abgabe anfordern, wechselt die Einreichung zurück in den Status „Angefordert“. Dies wird auch im Aktivitätsfeed dokumentiert.

 

Geschlossen

Nach dem Schließen der Einreichung wird der Einreichende per E-Mail benachrichtigt, um die Antwort anzuzeigen und den Anhang herunterzuladen. Es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

 

Annullierung aufheben

Wenn Sie eine Anfrage aus Versehen für ungültig erklärt haben oder eine Anfrage aus irgendeinem Grund nicht mehr für ungültig erklärt werden sollte und tatsächlich noch für das Projekt benötigt wird, können Sie diese flexibel wieder aus dem Ungültigkeitsstatus herausnehmen. Nachdem Sie eine Anfrage für ungültig erklärt haben, können Sie auf Aktionen klicken und sollten die Option sehen, die Annullierung wieder aufzuheben.

 

Schnellerer Ablauf für Einreichungen - Eine Einreichung erstellen

Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann eine Einreichung erstellen. Um eine Einreichung zu erstellen, navigieren Sie zur Registerkarte „Einreichungen“ und wählen Sie „+ Neue Einreichung“:

Fügen Sie einen „Namen“ hinzu, wählen Sie den „Typ“, suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer des entsprechenden „Leistungsbeschreibung“ und geben Sie eine Beschreibung als "Nachricht“ an. Von diesen Angaben ist nur der „Name“ für die Erstellung des Entwurfs erforderlich. Die Benutzer können den „Namen“, den „Abschnitt“, den „Typ“ und die „Details“ in einem Entwurf noch hinzufügen oder bearbeiten. Der „Abschnitt“ und der „Typ“ der Einreichung sind erforderlich, bevor Sie zur Stufe „Antrag“ übergehen können.

 

Mehrere Entwürfe zeitgleich einreichen oder löschen

Einreichung von Gruppenanfragen: Wenn sich eine Einreichung im Status "Entwurf" befindet und noch auf die Übermittlung wartet, können Sie mit den Kästchen links neben den Einreichungen mehrere auswählen und über das Dropdown-Menü "Aktionen" die Massenübermittlung für alle ausgewählten  Entwurf einreichen, indem Sie auf "Abgabe anfordern" klicken, oder alle Entwürfe löschen, indem Sie "Löschen" auswählen.

Hinweis: Wenn sich nicht alle ausgewählten Einreichungen im Status „Entwurf“ befinden, sind die Optionen „Abgabe anfordern“ und „Löschen“ ausgegraut.

 

Zur Genehmigung vorlegen

Sobald die Einreichung erstellt wurde und den Status "Entwurf" hat, können Sie den Einreichungsprozess beschleunigen, indem Sie die Einreichung zur Genehmigung einreichen. Dadurch werden die Schritte "angefordert" und "zur Prüfung anstehend" übersprungen. Klicken Sie dazu auf die blaue Dropdown-Schaltfläche "Abgabe hinzufügen" und hängen Sie entweder eine vorhandene Datei an das Projekt an oder laden Sie eine neue Datei von Ihrem Computer hoch. 

 

Sobald Sie eine Datei angehängt oder hochgeladen haben, müssen Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden" klicken und "Zur Genehmigung einreichen" auswählen.

 

Nach Fertigstellung des "Entwurfs" wird eine blaue Dropdown-Schaltfläche "Senden" angezeigt. Wenn Sie auf die blaue Dropdown-Schaltfläche klicken, sehen Sie zwei Optionen: "Abgabe anfragen" und "Zur Überprüfung einreichen". In diesem Ablauf wird die Option "Zur Überprüfung einreichen" verwendet. Nachdem Sie "Zur Überprüfung einreichen" ausgewählt haben, wählen Sie zwischen der Zuweisung an einen "Projektbenutzer" oder eine "E-Mail-Adresse", geben den "Verantwortlichen" ein, fügen "Beobachter" und das "Genehmigen bis"-Datum sowie eine optionale "Nachricht" hinzu. Außerdem gibt es ein Kontrollkästchen, das Sie aktivieren/deaktivieren können, um E-Mail-Erinnerungen für den Verantwortlichen zu aktivieren, wenn Sie einem Projektbenutzer oder einer E-Mail-Adresse zuweisen. Sobald diese Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf "Absenden".

An diesem Punkt folgt die Einreichung demselben Arbeitsablauf wie im Abschnitt "Antwort bereitstellen (Genehmigung ausstehend)" oben. 

 

Einreichungen auf Mobilgeräten

Obwohl die meisten Funktionen im Zusammenhang mit Einreichungen derzeit nur für die Web-Version von Fieldwire verfügbar sind, können sie auch auf Android- und iOS-Geräten angezeigt werden. 

Android

Öffnen Sie den Tab „Einreichungen“, um alle Einreichungen anzuzeigen, die in der Web-Version erstellt wurden.





Die meisten Elemente der Einreichung werden auf Mobilgeräten ausgegraut, der Link „Kompletten Verlauf anzeigen“ ist jedoch klickbar.

iOS

Öffnen Sie den Tab „Einreichungen“, um alle Einreichungen anzuzeigen, die in der Web-Version erstellt wurden.


Die meisten Elemente der Einreichung können auf Mobilgeräten nicht angeklickt werden, der Link „Kompletten Verlauf anzeigen“ kann jedoch angezeigt werden.

 

Weitere Informationen

• Erste Schritte mit Leistungsanfragen in Fieldwire
• Pro- und Business-Abonnements: Die verfügbaren Funktionen und deren Einrichtung

 

Tutorial