Introduction :
Les propriétaires et les responsables de comptes Business et Business Plus peuvent créer une bibliothèque de modèles de formulaires qui leur permettra de facilement standardiser leurs formulaires dans leurs projets. Les administrateurs de projets peuvent copier les formulaires depuis cette bibliothèque vers leurs projets. Les administrateurs de projet peuvent également publier des modèles de formulaires créés dans leurs projets dans la bibliothèque.
- Abonnements : Business et Business Plus
- Droits d’accès : Les propriétaires et les managers du compte, les administrateurs du projet
- Plateformes : Web
Sommaire
L’onglet « Modèles »
Les propriétaires et les managers du compte peuvent accéder à l’onglet « Modèles » depuis le tableau de bord de Fieldwire web.
Après avoir cliqué sur « Modèles », vous pouvez visualiser, modifier et créer des Modèles de Projet, des Modèles de Liste de contrôle, des Modèles de Formulaires et des Modèles de Listes personnalisées pour votre bibliothèque si vous avez un abonnement Business ou Business Plus.
Les propriétaires et responsables de compte avec un abonnement Pro peuvent uniquement visualiser, modifier et créer des Modèles de Projet et des Modèles de Liste de contrôle.
Remarque : La suppression d'un modèle au niveau d'un compte est une action irréversible. Soyez prudents lorsque vous supprimez un modèle.
Les Modèles de projet
- Certaines fonctionnalités avancées des modèles de projet restent exclusives aux abonnements Business et supérieurs.
- Si vous souhaitez découvrir ces fonctionnalités supplémentaires ou mettre à niveau votre abonnement, veuillez contacter notre équipe Support à l’adresse support@fieldwire.com. Elle vous mettra en relation avec notre équipe commerciale.
- Accédez à l’onglet Modèles au niveau de votre compte
- Cliquez sur + Nouveau modèle ou + Nouveau modèle de projet
- Attribuez un nom à votre modèle
- Choisissez de démarrer d’un modèle vierge ou de copier un projet existant
Le partage d'un Modèle de projet entre plusieurs comptes
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Choisissez un projet contenant les modèles que vous souhaitez rendre disponibles au niveau du compte. Nous l’appellerons le « projet source ».
- Si vous êtes Propriétaire ou Responsable de compte et Administrateur sur le projet d’un autre compte, vous pourrez créer un Modèle de projet à partir de ce projet et en copier l’ensemble du contenu.
- Une fois le projet source identifié, accédez simplement à l’onglet Modèles et utilisez le champ « Copier le projet » pour sélectionner le projet source à copier en modèle de projet.
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Ce modèle inclura les modèles de formulaires, les listes de contrôle ainsi que les autres paramètres du projet que vous souhaitez reproduire.
- Remarque : lors de la création d’un modèle à partir d’un projet existant, cochez les cases « Modèles de formulaires » et « Listes de contrôle » afin de les inclure. Veuillez noter que cela peut entraîner des doublons si ces éléments existent déjà dans les modèles du compte cible.
- Une fois le modèle de projet créé dans votre compte, vous pouvez créer de nouveaux projets à partir de celui-ci.
Les Modèles de formulaires du compte
Les propriétaires et les responsables de compte peuvent créer et gérer les modèles de formulaires associés à leur compte. Les formulaires importés depuis des projets par les administrateurs seront également affichés dans la section « Modèles de formulaires de compte ».
Pour créer un nouveau Modèle de formulaire :
- Cliquez sur + Nouveau modèle.
- Sélectionnez Modèle de formulaire de compte.
- Dans le menu déroulant « Commencer par », choisissez si vous souhaitez démarrer depuis un modèle vide, par l'un de nos cinq modèles de formulaire pré-existants ou télécharger un formulaire depuis un fichier PDF.
- Renseignez le nom de votre modèle.
- Activez ou non le curseur « Modèle daté ». Pour certains de nos modèles pré-existants, le curseur est activé par défaut et ne peut être désactivé.
- Cliquez sur Créer.
Vous pouvez désormais commencer à éditer votre modèle de formulaire.
Si vous souhaiterez savoir davantage sur les formulaires personnalisés ou comment créer un formulaire personnalisé, veuillez consulter cet article : Les formulaires personnalisés.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des PDFs remplissables pour générer un modèle de formulaire, veuillez consulter cet article : Utiliser des PDF remplissables dans l'onglet Formulaires
Après avoir fini de construire votre modèle de formulaire, vous pouvez l'éditer, le dépublier, le republier, le renommer ou le prévisualiser, vous pouvez cliquer sur les trois points (⋮) à droite de la ligne correspondante. Vous pouvez également le supprimer depuis ce menu.
Remarque : La suppression d’un formulaire est une action permanente, vous ne pouvez pas restaurer un formulaire supprimé.
Si vous souhaitez modifier un modèle de formulaire, sélectionnez le formulaire pour ouvrir le générateur de formulaires.
Vous ne pouvez pas modifier de formulaires publiés. Cliquez sur Dépublier avant de modifier le modèle. Les administrateurs de projets ne peuvent pas exporter des formulaires sous format brouillon, veuillez donc à cliquer sur Publier le formulaire après l’avoir modifié et avant de l’exporter de la bibliothèque vers un projet.
Remarque : Les modifications faites sur un modèle de formulaire au niveau du compte ne seront pas automatiquement appliquées aux formulaires déjà importés dans les projets depuis la bibliothèque du compte.
Remarque : Lorsque vous publiez un formulaire, il n’est pas automatiquement exporté vers vos projets, vous devez exporter le modèle vers les projets souhaités.
Gestion des modèles sur plusieurs projets
- Projets connectés : Dans la liste des Modèles de formulaires de compte, vous pouvez visualiser quels projets utilisent un modèle en cliquant sur le bouton Projets connectés.
- Visibilité de l'origine du modèle : au niveau de votre projet, les Modèles de formulaire indiquent s'ils ont été créés depuis un Modèle de formulaire de compte.
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Suivi de la version du modèle :
- À jour : correspond au modèle du compte
- Obsolète : le Modèle de formulaire du compte comporte des mises à jour qui n’ont pas encore été appliquées
- Modifié : le modèle de formulaire du projet a été modifié de manière indépendante
- Synchronisation des Listes : les mises à jour des Listes utilisées dans les Modèles de formulaire de compte se synchroniseront automatiquement aux Projets connectés lors du déploiement.
- Indicateur de dernière modification : Les modèles de formulaire au niveau d'un projet indique quel utilisateur a modifié le modèle et à quelle date, ainsi que la date de déploiement depuis le modèle de formulaire de compte.
Déploiement des mises à jour depuis le compte vers les Projets
- Dépubliez le Modèle de formulaire de compte
- Mettez-le à jour
- Cliquez sur le bouton Publier
- Sélectionnez :
- Publier (les mises à jour resteront au niveau du Modèle de formulaire de compte), ou
- Publier et déployer les mises à jour… (les mises à jour s'appliqueront au Modèle de formulaire de compte aux Modèle de formulaire des Projet connectés)
Si vous choisissez de Publier et déployer les mises à jour :
- Une fenêtre contextuelle affichera l'ensemble des Projets connectés
- Vous pouvez sélectionner jusqu'à 30 projets par déploiement
- Les projets contenant un Modèle de formulaire avec la version Modifié ne sont pas cochés par défaut
- Les modèles de formulaire sont mises à jour en l'état (aucun doublon n'est créé)
- Les statuts Publié / Non-publié des modèles de formulaire des projet est conservé
Remarque : Les formulaires existants créés avant le déploiement resteront inchangés. Uniquement les nouveaux formulaires créés après le déploiement reflèteront le Modèle de formulaire le plus récent.
Bon à savoir :
- Cette fonctionnalité est disponible pour les abonnements Business (et supérieurs)
- La duplication d'un Modèle de formulaire rompt la connexion
- La publication d'un Modèle de formulaire de projet vers le compte crée un nouveau modèle connecté
- Les projets archivés sont exclus de la vue des projets connectés
- Le suivi de la version commence après la prochaine modification pour les anciens modèles
Importer un formulaire de la bibliothèque du compte depuis un projet
Les administrateurs d'un projet peuvent importer un Modèle de formulaire publié dans la bibliothèque du compte à tout moment.
Depuis l’onglet Formulaires du projet, sélectionnez « Gérer les modèles », cliquez sur « Nouveau modèle » puis choisissez « Importez depuis le compte ». Sélectionnez le modèle que vous souhaitez importer puis cliquez sur le bouton « Importer un(des) modèle(s) ».
Si vous ne voyez pas les modèles de formulaire dans vos projets, vous devrez peut-être vérifier le statut du Modèle de formulaire de compte sur la page d’accueil du compte. Pour que le modèle de formulaire soit importé dans le projet à partir du compte, le statut du modèle doit être changé de « Non publié » à « Publié ».
Note : Vous ne pourrez voir les Modèles de formulaire de compte à partir de votre compte que si vous êtes également propriétaire du projet. En d’autres termes, si le projet appartient à un autre compte, lorsque vous essayez d’importer un Modèle de formulaire de compte dans ce projet, vous verrez les modèles de formulaire de compte créés par cet autre compte. De plus, vous verrez le message surligné dans la capture d’écran ci-dessous.
Une fois qu'un modèle est importé dans un projet depuis la bibliothèque, les administrateurs du projet peuvent modifier le modèle selon les besoins du projet. Toutes les modifications effectuées au niveau du projet ne seront pas appliquées aux modèles de la bibliothèque. De façon parallèle, toutes les modifications faites aux modèles de la bibliothèque ne seront pas appliquées aux modèles déjà exportés vers les projets.
Publier un formulaire d’un projet dans la bibliothèque de modèles du compte
De nombreux utilisateurs choisissent d'utiliser des modèles de projets existant, où ils peuvent créer des Modèles de formulaire qui peuvent être utilisés sur plusieurs projets; selon le cas d’utilisation, certains projets peuvent nécessiter des formulaires uniques.
Au lieu de dupliquer les projets avec des dizaines de modèles ou de créer les mêmes Modèles de formulaire à partir de zéro, vous pouvez maintenant facilement transférer n’importe quel Modèle de formulaire de vos projets vers votre compte.
Dans votre projet, sélectionnez le formulaire que vous souhaitez publier dans la bibliothèque, cliquez sur « Actions » et « Publier sur le compte »
Lorsque le formulaire est publié dans la bibliothèque, les propriétaires et les managers du compte peuvent modifier le modèle. Les modifications faites sur le modèle ne seront pas appliquées au formulaire dans le projet.
Modèles de formulaires par défaut
Vous pouvez ajouter l’un des cinq modèles de formulaire par défaut à tout moment, qu’ils figurent ou non dans vos modèles de formulaire de compte, en suivant les instructions ci-dessous :
1. Cliquez sur le bouton bleu +Nouveau formulaire
2. Placez votre curseur sur +Nouveau modèle
3. Cliquez sur Créer
4. Sélectionnez l’un des cinq modèles de formulaire par défaut dans le menu déroulant Commencer par...
5. (Facultatif) Ajoutez le nom du modèle
6. (Facultatif) Activez/Désactivez l'option « modèle daté »
7. Cliquez sur Créer
Dépannage
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Le statut du Modèle de formulaire au niveau du compte
- Pour que le Modèle de formulaire puisse être importé dans un projet depuis le compte, son statut doit être modifié de « Non publié » à « Publié ».
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La régionalisation du Projet et du Modèle
- Un projet ne peut importer un Modèle de formulaire depuis le compte que si les deux sont stockés dans la même région de données. Par exemple, un projet hébergé dans l’UE ne peut pas accéder à des templates stockés aux États‑Unis.
- Pour plus d’informations sur la régionalisation des données, consultez cet article : Régionalisation des données
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Le compte propriétaire du projet
- Vous pouvez voir les Modèle de formulaire de compte depuis un projet uniquement si le projet est également détenu par votre même compte.
- En d’autres termes, si le projet en question appartient à un autre compte, lorsque vous essayez d’importer des Modèles de formulaire de compte, vous verrez uniquement les Modèles créés par cet autre compte.
- De plus, un message d’information apparaîtra, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.
Les Modèles de listes de compte
Vous pouvez utiliser les listes personnalisées dans vos modèles de formulaires. Lorsque vous importez un modèle de formulaire depuis la bibliothèque dans un projet, les listes sélectionnées seront également importées dans le projet. Employez les listes personnalisées lorsque vous souhaitez que vos utilisateurs saisissent des éléments depuis une liste précise par exemple pour vos inspections ou vos listes de réserves.
Pour créer une liste personnalisée dans votre bibliothèque, sélectionnez « créer une liste ».
Cet article explique la procédure de création de listes personnalisées.
Pour renommer une liste personnalisée, cliquez sur le crayon. Pour supprimer une liste personnalisée, cliquez sur la corbeille.
Si une liste personnalisée est employée dans un modèle de formulaire de la bibliothèque, il faut supprimer la liste dans le formulaire avant de supprimer la liste de la bibliothèque.
Les Modèles de Listes de contrôle de compte
Si vous avez oublié de cocher la case "Copier les listes de contrôle" lors du clonage d’un projet, vous pouvez maintenant facilement ajouter ces listes de contrôle au niveau de compte, ce qui vous permet ensuite d’exporter ces listes de contrôle vers n’importe quel projet. Cela vous permet également de standardiser facilement vos listes de contrôle dans l’ensemble de vos projets Fieldwire.
Si vous avez un abonnement Business ou Business Plus, vous aurez accès à l’onglet Modèles, qui vous a déjà donné accès aux modèles de formulaire et aux listes de compte. Maintenant, sur ce même onglet, en défilant en bas de la page, vous verrez l’option d’ajouter de nouvelles listes de contrôle de compte.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu "+ Nouvelle liste de contrôle de compte", et vous verrez une nouvelle fenêtre contextuelle vous permettant de créer une nouvelle liste de contrôle comme si vous en créiez une dans votre projet.
Une fois votre nouvelle liste de contrôle terminée, vous pourrez l’insérer dans n’importe quel projet que vous possédez. Tout d’abord, commencez par accéder à l’onglet Paramètres du projet concerné. Ensuite, cliquez sur le bouton "Gérer les listes de contrôle". Ensuite, vous verrez les listes de contrôle que vous avez déjà sur votre projet, le bouton pour "Créer une nouvelle liste de contrôle", ainsi que le bouton pour "Importer la liste de contrôle du compte". Ensuite, cliquez sur "Importer liste de contrôle de compte", et vous verrez toutes les listes de contrôle qui sont dans l’onglet Modèles mentionnés ci-dessus. Enfin, sélectionnez les listes de contrôle que vous souhaitez importer dans ce projet, puis cliquez sur "Importer dans le projet". Vous verrez alors ces listes de contrôle introduites dans votre projet sous "Gérer les listes de contrôle existantes".
Si vous souhaitez utiliser les modèles de formulaire personnalisés qui existent déjà dans vos projets, vous pouvez dupliquer un projet existant, ou importer ces modèles de formulaire personnalisés à partir du compte.
FAQs
Qui peut accéder à la bibliothèque de formulaires ?
La bibliothèque de formulaires est disponible pour les clients Business et Premier.
Les propriétaires et les managers du compte peuvent accéder à l’onglet « Modèles » et peuvent modifier les modèles.
Les administrateurs de projet peuvent importer des modèles à la bibliothèque depuis leurs projets et peuvent exporter des modèles depuis la bibliothèque dans leurs projets.
La bibliothèque de formulaires est disponible sur quelles plateformes ?
Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur Fieldwire web.
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