Overzicht
Het publiceren van een formuliersjabloon is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat het formulier beschikbaar wordt voor alle gebruikers in uw project. Zodra een formuliersjabloon is gepubliceerd, kunt u beginnen met het aanmaken, indienen, downloaden en delen van formulieren. Dit artikel beschrijft hoe u een formuliersjabloon kunt publiceren en wat de vereisten zijn voor het indienen van formulieren, zoals het toevoegen van een handtekening, hoe u kunt nagaan of het formulier is ingediend, wat er gebeurt nadat het is ingediend, wie automatisch op de hoogte worden gesteld en hoe een ingevuld formulier naar extra ontvangers kan worden gemaild als u dat wilt.
Inhoudsopgave
- Een formuliersjabloon publiceren en intrekken
- Een formulier indienen
- Wat betekent 'Onvolledig formulier'?
- Formulieren exporteren en e-mailen
Een formuliersjabloon publiceren en intrekken
Als u een formuliersjabloon moet bewerken, moet u het eerst intrekken (publicatie ongedaan maken). Wanneer een formuliersjabloon ingetrokken, kunt u geen nieuw formulier meer maken op basis van dat formuliersjabloon.
U kunt een formuliersjabloon gemakkelijk intrekken door te klikken op de 3 puntjes helemaal rechts en ‘Intrekken’ te selecteren:
Opmerking: Deze opties verschillen afhankelijk van de vraag of u een Administrator, Lid of Volger in het project bent. (Meer informatie over de projecttoestemmingsniveaus is te vinden in dit artikel: Inleiding tot projecttoestemmingsniveaus: Administrators, leden en volgers).
De mogelijkheid tot het intrekken van een formuliersjabloon is ook beschikbaar op de pagina met de formuliereditor. Er zijn twee manieren om naar de pagina met de formuliereditor te gaan:
| Selecteer de 3 puntjes helemaal rechts op het formuliersjabloon en selecteer dan 'Sjabloon beheren'. | |
| Selecteer het formulier in het dropdownmenu 'Sjabloon beheren' in de rechterbovenhoek. |
Zodra u op de pagina met de formuliereditor bent, selecteert u de optie ‘Intrekken’ in de rechterbovenhoek. Nu kunt u het formuliersjabloon bewerken:
Klik voor het publiceren van een ingetrokken formuliersjabloon nogmaals op de 3 puntjes helemaal rechts en selecteer ‘Publiceren’:
Daarnaast kunt u de optie ‘Publiceren’ in de rechterbovenhoek van de sjabloonbouwer selecteren om het formulier zichtbaar en bewerkbaar te maken voor personen in uw project:
Een formulier indienen
Na het invullen van alle verplichte rubrieken kunt u het formulier indienen door de status in de Status-rubriek bovenaan van 'Concept' naar 'Ingediend' te veranderen:
Ook kunt u kiezen voor 'Status bijwerken en sluiten' om de Formulierstatus te wijzigen van 'Concept' naar 'Ingediend’.
Opmerking: Als een lid of volger niet de auteur of verantwoordelijke van het formulier is, is de knop verborgen.
Als u een formulier probeert in te dienen waarop een verplicht formulierveld niet is ingevuld, ontvangt u een foutmelding met verwijzing naar het formulierveld dat u moet invullen:
Opmerking: De 'Concept'- en 'Ingediend'-statussen geven een 'bewerkbare' of 'niet bewerkbare' status aan. Formuliersjablonen zijn aanpasbaar, maar de logica is vast; verplichte velden moeten gevuld worden voordat een formulier overgaat naar de status 'niet bewerkbaar'.
Wat gebeurt er nadat een formulier is ingediend?
De auteur, de verantwoordelijke en degene die het formulier als laatste heeft bewerkt, krijgen allemaal een melding in de webversie en een pushmelding op elk mobiel apparaat dat is gekoppeld aan een Fieldwire-account. Het formulier wordt NIET automatisch naar andere personen verstuurd, dus als er andere personen zijn die het ingevulde formulier willen zien, moet u de onderstaande instructies opvolgen om het formulier te downloaden en naar de gewenste personen te e-mailen.
Wat als ik een formulier moet bewerken nadat het is ingediend?
Als u een Projectadministrator bent, kunt u op het dropdownmenu ‘Status’ klikken om deze te wijzigen van 'Ingediend' naar 'Concept'. U kunt het formulier dan weer bewerken.
Als u geen Projectadministrator bent, kunt u contact opnemen met een Projectadministrator om bewerkingen aan te vragen of deze persoon te verzoeken de status te wijzigen van 'Ingediend' naar 'Concept'.
Opmerking: U kunt het formulier bewerken als het weer de 'Concept'-status heeft, hoewel u het formulier dan opnieuw moet downloaden en per e-mail moet verzenden naar de beoogde ontvanger.
Wat betekent 'Onvolledig formulier'?
Er kan een situatie zijn waarin u een formulier wilt indienen, maar de foutmelding ‘Onvolledig formulier’ krijgt:
Foutmelding in de webversie:
Foutmelding in de mobiele app:
De foutmelding 'Onvolledig formulier' geeft aan dat de inhoud van het formulier nog niet volledig is gesynchroniseerd met Fieldwire. Dit kan zijn omdat een andere gebruiker hetzelfde formulier aan het bewerken is op een ander apparaat, of omdat de inhoud van het formulier klaar was en bezig was om te synchroniseren met de Fieldwire-server, maar nog niet volledig is gesynchroniseerd.
Oplossingen voor de 'Onvolledig formulier'-fout
In de webversie: wacht enkele minuten en probeer vervolgens de onderstaande stappen voor probleemoplossing:
- Vernieuw het browservenster met ‘Control + R’ in Windows of ‘Command + R’ op een Mac.
-
Controleer of u een snelle internetverbinding hebt
- U kunt de snelheid van uw netwerkverbinding controleren aan de hand van dit artikel: Is uw wifisnelheid 20 Mbps (megabits per seconde) of sneller?
- U kunt de snelheid van uw netwerkverbinding controleren aan de hand van dit artikel: Is uw wifisnelheid 20 Mbps (megabits per seconde) of sneller?
-
Controleer of de tijd op uw computer klopt.
- Als de tijd op uw computer voor- of achterloopt, worden wijzigingen mogelijk niet opgeslagen
Neem contact op met andere teamleden om te controleren wie het formulier mogelijk aan het bewerken is
Afhankelijk van hoe uw team Fieldwire gebruikt, kunt u zelfs een taak aanmaken en deze aan het team toewijzen!
Als u de foutmelding 'Onvolledig formulier' krijgt in iOS of Android:
-
Zorg dat het besturingssysteem van uw apparaat en Fieldwire up-to-date zijn.
- Lees dit artikel voor meer informatie over de nieuwste versies van Fieldwire: Gebruik ik het meest recente besturingssysteem en de meest recente app-versie van Fieldwire voor mobiel?.
-
Ga in de Fieldwire-app naar de Formulieren-pagina en veeg in het scherm met een vinger omlaag.
- De pagina wordt dan opnieuw gesynchroniseerd. Er moet nu een blauwe balk verschijnen die langs de bovenkant van het scherm beweegt
-
Schakel het project uit en weer in.
Formulieren exporteren en e-mailen
In het tabblad Formulieren zijn er meerdere manieren om formulieren te exporteren in pdf- of CSV-indeling. Eén manier om formulieren te exporteren in pdf- of CSV-indeling, is naar het tabblad Formulieren in het linkermenu van een project in Business of Business Plus gaan, klikken op het formuliersjabloon waarvan u de formulieren wilt exporteren, en klikken op het selectievakje naast het 'sjabloon en aantal' van het formulier.
Formulieren exporteren in pdf- en CSV-indeling
Nadat u dat heeft gedaan, moet u naar het dropdownmenu ‘Acties’ gaan, de cursor over ‘Formulieren exporteren’ bewegen en vervolgens pdf of CSV selecteren. Als u dezelfde stappen volgt en meerdere selectievakjes aanvinkt in plaats van één, kunt u meerdere formulieren exporteren in pdf- of CSV-indeling. Of u nu een of meer formulieren exporteert, bij het volgen van deze workflow wordt een e-mail naar uw e-mailadres gestuurd met een link om de formulieren te downloaden.
Tip: Als u het selectievakje links van de kolomkop ‘Sjabloon en #’ aanvinkt, worden alle formulieren in die map geselecteerd.
Bovendien kunt u, zoals getoond in de korte video hierboven, ook individuele formulieren downloaden door te klikken op de 3 puntjes helemaal rechts van het formulier en ‘Exporteren’ te selecteren. Anders dan bij de hierboven beschreven workflow wordt er in dit geval geen e-mail naar u gestuurd. In plaats daarvan wordt het bestand rechtstreeks op uw computer gedownload in pdf-indeling.
Exporteren van pdf-formulier:
Exporteren van CSV-formulier:
Opmerking: De datum/tijd die in de formulierexport verschijnt, is gebaseerd op de tijdzone van het project; u kunt dit controleren of wijzigingen onder het tabblad ‘Instellingen’ van het project. (Lees dit artikel voor meer informatie over het tabblad Projectinstellingen: Het tabblad Projectinstellingen in de webversie en op mobiel). De datum/tijd die in de formulierinterface verschijnt, is gebaseerd op de lokale tijdzone.
Het grootste aantal formulieren dat u tegelijkertijd vanuit uw project kunt exporteren, is 250. Voorheen zou u, als u probeerde om meer te exporteren, via e-mail een melding krijgen waarin stond dat de export de limiet overschreed. Deze e-mailmelding is vervangen door een in-app-bericht met als titel ‘Exportlimiet overschreden’.
Een formulier e-mailen in de webversie
Klik op het tabblad 'Formulieren' in de webversie op het formuliersjabloon waarvan u de formulieren per e-mail wilt versturen, klik op de 3 puntjes helemaal rechts van het formulier en selecteer ‘E-mail’:
Nadat u de e-mailoptie hebt geselecteerd, verschijnt er een pop-upvenster. Hier kunt u de ontvangers invoeren, de onderwerpregel aanpassen, een bericht toevoegen en ervoor kiezen om het formulier in pdf- of CSV-indeling te versturen:
Elke gebruiker kan niet meer dan 250 formulierexports per dag via e-mail versturen. Als u deze limiet overschrijdt, kunt u 24 uur lang na het verzenden van de 250e e-mail geen nieuwe formulierexport per e-mail versturen en ontvangt u het volgende bericht:
Een formulier delen op een mobiel apparaat
Bij het bekijken van een individueel formulier op een mobiel apparaat kunt u op de 3 puntjes in de rechterbovenhoek klikken, dit geeft u opties om het formulier met anderen te delen. U kunt de optie 'Pdf exporteren' gebruiken om een pdf-versie van het formulier te downloaden of de optie 'Link naar formulier delen' van het blad.
Als u ‘Link naar formulier delen’ kiest, verschijnen er diverse apps, waaronder 'Gmail' in het onderstaande voorbeeld. U kunt er ook voor kiezen om de formulierlink op een andere manier te versturen, waaronder andere mail- of berichtenapps.
Zodra u een app heeft geselecteerd, zoals Gmail, wordt u naar een scherm geleid waar u een directe link naar het formulier kunt versturen. Onthoud echter dat de persoon/personen naar wie u de link stuurt toegang moet(en) hebben tot uw Fieldwire-project om het formulier te kunnen bekijken.
Meer informatie:
Deze artikelen geven meer informatie over het gebruik van gepersonaliseerde formulieren: