Contexte
Fieldwire peut vous aider à gérer votre plan de contrôles qualité. Notre solution permet de documenter vos points de contrôle de façon détaillée, et ce, même quand vous êtes hors connexion.
Toutes les informations sont automatiquement partagées en temps réel, de sorte que l'ensemble des acteurs du projet peuvent, en permanence, se fonder sur des données à jour pour prendre des décisions.
Fieldwire permet de réduire le temps passé sur le terrain à consigner l'information, ainsi que d'identifier et résoudre les problèmes qualité en amont, avant qu'ils n'aient un impact sur le délai ou le budget.
Pourquoi utiliser Fieldwire pour vos contrôles qualité ?
- Centraliser l'information
- Pour chaque action à mener, vos équipes peuvent, depuis le terrain, rassembler directement les informations utiles (photo, commentaire, fichier, plan annoté, formulaire, ...). Les informations des différentes équipes seront ainsi centralisées et facilement accessibles, que vous soyez au bureau ou sur un appareil mobile.
- Collaborer entre équipes
- Différentes équipes peuvent intervenir, chacune à leur tour, sur un même sujet. La possibilité d'accéder à un historique (des personnes et des dates d'intervention) du contrôle qualité, apporte une grande visibilité au projet.
- Suivre de près le déroulement du contrôle qualité
- Toutes les informations saisies dans Fieldwire sont horodatées et associées à un contributeur. Les notifications assurent le succès de la coordination entre les équipes.
- Augmenter la granularité
- Planifiez et assignez des contrôles qualité pour chaque élément de votre projet.
- Analyser les données collectées
- Planifiez des milliers de tâches sur le projet et exportez ce contenu dans un fichier .csv pour une analyse plus approfondie.
Comment utiliser ce guide
Imaginez que nous ayons une série de contrôles qualité à effectuer sur toutes les alarmes incendie dans un projet de construction résidentielle. L'idée est de créer une tâche modèle permettant l'inspection d'un dispositif et de réutiliser ce modèle pour chaque alarme incendie dans le bâtiment. Sur la base de cet exemple, nous allons vous montrer comment mettre en place et suivre vos contrôles qualité, plus simplement que jamais, grâce à l'efficacité de Fieldwire.
Consultez la rubrique "Comment créer des contrôles qualité dans Fieldwire" pour une présentation plus succinctes des principales fonctionnalités de Fieldwire pour effectuer contrôles qualité et audits.
Table des matières
1. Bonnes pratiques : configurer Fieldwire pour vos contrôles qualité
1a. Créer une tâche pour chaque point de contrôle
1b. Ajouter des listes de contrôle pour structurer vos contrôles
1c. Importer en masse vos tâches grâce à l'importateur de tâches
1d. Dupliquer rapidement vos tâches de contrôle
1e. Utiliser les formulaires pour saisir des données structurées liées à vos contrôles qualité
2. Renseigner les informations utiles dans les tâches
2a. Utiliser le statut des tâches pour identifier les étapes d'un contrôle qualité
2b. Lier les tâches entre-elles pour coordonner les équipes
2c. Utiliser l'édition par lot pour modifier les attributs de plusieurs tâches en une seule fois
3. Assurer le suivi des tâches
3a. Organiser et planifier vos contrôles
3b. Utiliser les filtres pour visualiser des contrôles spécifiques
3c. Editer des rapports et les partager avec vos interlocuteurs
Étude de cas : comment nos clients utilisent-ils Fieldwire pour leurs contrôles qualité ?
1. Bonnes pratiques : configurer Fieldwire pour vos contrôles qualité
Exemple : imaginons que nous ayons une centaine de zones et que dans chaque zone il faille réaliser inspection pour chaque alarme incendie. Avec ces milliers de tâches à gérer, il est nécessaire d'être en mesure de retrouver instantanément l'information à laquelle on souhaite accéder.
1a. Créer une tâche pour chaque point de contrôle
Les tâches sont véritablement au cœur de Fieldwire. Elles permettent aux équipes, entre autres, de visualiser les actions qui doivent être menées sur le terrain, de collecter des photos de l'avancement des opérations, de communiquer entre les équipes.
Lorsque vous avez plusieurs inspections à mener ou des inspections à mener dans chacune des zones d'un bâtiment, vous pouvez rapidement dupliquer une tâche. Vous pouvez aussi utiliser l'importateur de tâches pour recréer automatiquement des tâches.
Les tâches possèdent de nombreux attributs utiles.
Pour les tâches de contrôle, tirez parti (entre autres) de ces attributs :
"Statut" - Utiliser le statut de la tâche pour suivre les étapes d'un contrôle (en cours, complété, etc.).
"Catégorie" - Pouvoir trier les tâches de contrôle par corp d'état, élément à inspecter, étage, etc. Les catégories sont entièrement personnalisables afin que vous puissiez les rendre tout à fait pertinentes pour votre projet.
"Destinataire" - S'assurer qu'une seule personne est responsable du contrôle qualité. Ils recevront des notifications dès que la tâche leur sera assignée. Vous recevrez une notification lorsqu'ils mettront à jour la tâche.
"Date de début/fin" - Assurez-vous que les contrôles qualité sont terminées dans les délais.
Conseil : choisissez un titre général, tel que "Alarme Incendie", car il peut être utilisé à d'autres fins tout au long du projet, comme l'installation ou la maintenance.
Conseil : ajoutez la fiche produit du modèle d'alarme dans la tâche en question afin que l'équipe puisse y accéder pendant l'inspection. Pour ce faire, cliquez sur l'icône en forme de trombone dans le coin inférieur gauche de la tâche, puis sélectionnez "+Photo/Fichier".
Plus d'informations sur la création de tâches :
- Qu'est-ce qu'une tâche ? - Article
- Création de tâches - Vidéo (4 minutes)
- Notifications de tâches - Article
- Attributs des tâches - Article
- Catégories - Article
1b. Ajouter des listes de contrôle pour structurer vos contrôles
Créez des modèle de listes de contrôle que vous pourrez réutiliser par la suite. Les listes de contrôle font partie intégrante des tâches. Tout au long de l'inspection, cochez chaque point de contrôle. Fieldwire enregistrera automatiquement ce qui a été coché, qui l'a coché et quand cela a été coché.
Un exemple de liste de contrôle pour les appareils électroniques
Plus d'informations sur les listes de contrôle :
- Comment utiliser les listes de contrôle ? - Article
- Comment gérer mes modèles de listes de contrôle ? - Article
1c. Importer en masse vos tâches grâce à l'importateur de tâches
Utilisez l'importateur de tâches pour créer d'un seul coup des centaines de tâches de contrôle pour votre projet. Vous pouvez renseigner les attributs suivants dans l'importateur de tâches :
- Fichiers : lorsque vous ajoutez des fichiers dans l'onglet "Fichiers" de Fieldwire, vous pouvez choisir de les associer à des tâches dans l'importateur de tâches.
- Conseil : téléchargez au préalable vos fiches produit dans l'onglet "Fichiers". Vous pourrez ainsi les joindre à des centaines de tâches d'un seul coup.
- Listes de contrôle : vous pouvez ajouter automatiquement une liste contrôle dans vos tâches. Pour associer une liste de contrôle, vous devez avoir au préalable créer vos modèles de liste de contrôle depuis l'onglet "Paramètres" du projet.
- Attributs : les tâches peuvent être pré-remplies avec tous les attributs pertinents.
Exemple : vous devez effectuer des contrôles qualité sur plus de 1 000 alarmes incendie et détecteurs de fumée sur un projet résidentiel à grande échelle. Vous pouvez utiliser l'importateur de tâches pour créer toutes ces tâches en quelques minutes, avec la liste de contrôle adéquat.
Plus d'informations sur les tâches d'importation :
- Qu'est-ce que l'importateur de tâches ? - Article
- Exporter et importer des tâches - Vidéo (4 minutes)
- Fichiers dans Fieldwire - Article
1d. Dupliquer rapidement vos tâches de contrôle
Vous pouvez rapidement créer des copies de tâches existantes en utilisant notre fonction de duplication. Les attributs de la tâche d'origine seront copiés dans chaque tâche dupliquée.
Lorsque vous utilisez Fieldwire sur web (par opposition au mobile), il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la tâche et de choisir "dupliquer".
Conseil : maintenez la touche "Majuscule" enfoncée puis cliquez sur le plan pour dupliquer la tâche à l'endroit en question.
Exemple : un nouvel indice de plan est émis ce qui nécessite l'installation d'un dispositif d'alarme incendie supplémentaire. Il suffit de dupliquer la tâche de contrôle créée précédemment.
Duplication d'une tâche sur web
Vous pouvez également dupliquer des tâches sur l'application mobile. Repérez la tâche que vous souhaitez copier, maintenez votre doigt appuyé sur la tâche pendant une seconde, et l'option de duplication de la tâche apparaîtra. Tapez n'importe où sur le plan pour ajouter votre copie de tâche.
Duplication d'une tâche sur mobile
Plus d'informations sur la duplication des tâches :
- Comment dupliquer une tâche ? - Article
1e. Utiliser les formulaires pour saisir des données structurées liées à vos contrôles qualité
Fieldwire vous permet aussi de créer des formulaires personnalisés pour consigner des données de de manière structurée depuis le terrain. Ces données peuvent être exportées dans un fichier .csv si vous souhaitez analyser les données a posteriori.
Pour ajouter un formulaire à une tâche, il suffit de cliquer sur l'icône en forme de trombone en bas à gauche de la fenêtre de la tâche et de sélectionner "Ajouter un formulaire existant".
Exemple : utilisez des formulaires pour enregistrer des valeurs numériques, comme par exemple les décibels d'une alarme incendie dans une pièce.
Conseil : si vous souhaitez utiliser un formulaire personnalisé dans une tâche, le premier élément de la liste de contrôle pourrait être "Ajouter le formulaire [nom du formulaire] à cette tâche". De cette façon, votre équipe peut ajouter et remplir un formulaire spécifique pour recueillir les données sur le terrain.
Ajouter un formulaire à la tâche dans Fieldwire
Plus d'informations sur les formulaires personnalisés :
2. Renseigner les informations utiles dans les tâches
2a. Utiliser le statut des tâches pour suivre les étapes d'un contrôle qualité
Nous vous conseillons d'établir clairement avec vos équipes la signification de chaque niveau de priorité.
Conseil : affichez dans les bureaux la nomenclature utilisé pour les priorités. Vous pouvez même l'afficher à l'arrière des smartphones ou tablettes.
Exemple : établissez un code qui définit de manière la signification de chaque priorité, comme celui ci-dessous :
Priorité 1 = non conformité
Priorité 2 = problème mineur
Priorité 3 = contrôle qualité à venir
Complété = réalisé par le sous-traitant
Vérifié = validé par l'entreprise générale
Le processus de vérification en deux étapes de Fieldwire garantit que les réserves sont levées et vérifiées correctement, ce qui permet de terminer votre projet dans les temps.
Pour plus d'informations sur le système de priorité des tâches :
- Codes de priorité dans Fieldwire - Article
- Vérification en deux étapes dans Fieldwire - Article
2b. Lier les tâches entre-elles pour coordonner les équipes
La mise en relation des tâches est particulièrement utile pour coordonner les actions des intervenants.
Exemple : pour reprendre notre exemple, imaginez que vous ayez des essais de mise en service à effectuer une fois l'installation du dispositif terminée. Vous pouvez alors créer une nouvelle tâche liée à la tâche principale où vous allez suivre les opérations de commissioning avec les metteurs au point. De manière générale les tâches liées peuvent être utilisées pour attribuer un ensemble de contrôles ou sous-tâches à des équipes distinctes. Vous avez toujours une visibilité sur la tâche initiale, et les informations contenues dans la tâche ne seront pas confondues avec celles des autres tâches liées.
Une tâche liée ajoutée à une tâche existante dans Fieldwire
Plus d'informations sur les tâches liées :
- Tâches liées - Article
2c. Utiliser l'édition par lot pour modifier les attributs de tâche en une seule fois
La fonction d'édition par lots peut être utilisée pour modifier les attributs d'un groupe de tâches d'un seul coup. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez modifier, puis allez dans "Actions" et "Édition par lots".
Conseil : maintenez la touche "Maj" enfoncée pour sélectionner plusieurs tâches dans une colonne à la fois.
Exemple : votre sous-traitant qui installe les alarmes incendie vient de faire une visite de chantier et a changé le statut des éléments installés pour "Terminé". Nous allons maintenant éditer par lots toutes ces tâches afin de pouvoir les assigner au responsable qualité, qui va pouvoir les passer en revue et les vérifier.
Édition de tâches par lots depuis la vue Kanban (web)
Vous pouvez également modifier vos tâches par lots directement à partir de la vue en plan.
Sélectionnez les tâches dans la barre latérale et choisissez "Actions" et "Edition par lots".
Édition de tâches par lots depuis la vue en plan (web)
Conseil : une autre façon de sélectionner des tâches depuis partir du plan est de maintenir la touche "CTRL" enfoncée et de cliquer directement sur les tâches en question sur le plans. Lorsque vous maintenez la touche CTRL enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs tâches, puis sélectionner "Actions" et "Edition par lots" pour les modifier toutes en même temps.
Plus d'informations sur les modification de tâches par lots :
3. Assurer le suivi des tâches
3a. Organiser et planifier vos contrôles
Fieldwire offre plusieurs outils de planification puissants qui vous permettent d'optimiser vos opérations de contrôle et mieux coordonner les équipes.
Vous pouvez utiliser les interfaces calendaire et Gantt pour planifier vos tâches. Utilisez la fonction glisser-déposer dans l'une ou l'autre de ces vues pour réorganiser les tâches et ajuster les délais afin qu'ils correspondent le mieux à votre planning de chantier.
Pour plus d'informations sur les outills planification :
- Comment utiliser Fieldwire pour la planification ? - Article
- Comment utiliser la vue calendaire ? - Article
- Comment utiliser la vue Gantt ? - Article
3b. Utiliser les filtres pour accéder à des contrôles spécifiques
Les filtres et catégories avancés permettent de suivre un grand volume de données.
Exemple : imaginez que nous voulions uniquement afficher les tâches de la catégorie "alarme incendie" pour un sous-traitant spécifique, sur un plan précis. Grâce aux options de filtre avancées, nous pouvons rapidement isoler les tâches que nous recherchons.
Filtre de tâches avancé depuis la vue Kanban (web)
Nous pouvons utiliser le même filtre pour isoler les tâches depuis la vue en plan :
Filtre de tâches avancé depuis la vue en plan (web)
Vous pouvez également filtrer les tâches par catégorie.
Exemple : même avec des milliers de tâches dans notre projet de contrôle qualité, il suffit de cliquer sur la catégorie "Alarme incendie" sur le côté gauche pour ne voir que les contrôles liés aux dispositifs d'alarme incendie.
Filtre des tâches par catégorie sur la vue mobile de Fieldwire
Plus d'informations sur les filtrages de tâches :
- Comment filtrer les tâches - Article
3c. Editer des rapports et les partager avec vos interlocuteurs
Vous pouvez donner de la portée à vos inspections en envoyant de façon automatique et régulière des rapports détaillés à toutes les parties prenantes de votre projet.
Exemple : des défauts multiples sont identifiés dans les alarmes incendie sur chantier, nous allons donc créer un rapport que sera envoyé au sous-traitant concerné. Ce dernier pourra corriger les problèmes et vous en informer pour qu'ils fassent objet d'une contre-visite. Afin d'automatiser ce processus, vous pouvez utiliser la fonction d'envoi automatique de rapports.
Générer un rapport sur Fieldwire
Exemple d'un rapport généré dans Fieldwire
Plus d'informations sur la génération de rapports :
- Rapports - Article
- Produire des rapports - Vidéo
- Comment trier et filtrer les rapports ? - Article
Étude de cas : comment nos clients utilisent-ils Fieldwire pour leurs contrôles qualité ?
De nombreux clients en Europe et aux États-Unis utilisent Fieldwire pour gérer leurs opérations de contrôles qualité, dans des domaines variées comme la sécurité incendie, le chauffage, la climatisation, la fibre optique ou la préfabrication. Les sous-traitants sont informés grâce aux tâches et listes de contrôle, et ont la possibilité à tout moment de partager des photos et messages. L'historique complet fourni par Fieldwire constitue une informations inestimable sur tous ces projets, de leur début jusqu'à leur fin. Notre solution de suivi de défauts, garantit que chaque phase du projet se déroule de façon optimale, jusqu'à la réception.
Si vous souhaitez en savoir plus, voici des études de cas détaillées réalisés avec nos clients :