Overzicht
Met Taken importeren van Fieldwire kunt u meerdere taken tegelijk in Fieldwire opnemen. Dat is handig als u:
- terugkerende taken in bulk moet aanmaken, bijv. als u werkt aan een woningbouwproject en inspectietaken moet aanmaken voor elke wooneenheid.
- taken wilt importeren vanuit een Excel-spreadsheet, zoals een register met opmerkingen van een onderaannemer of klant.
- Taken van het ene naar het andere project wilt overbrengen.
Geïmporteerde taken kunnen bestaan uit:
- Checklists: u kunt kiezen voor het importeren van taken die vooraf zijn ingevuld met checklists die al via de Projectinstellingen zijn toegevoegd.
- Bestanden: zodra u documenten heeft toegevoegd in het tabblad Bestanden, kunt u deze aan taken koppelen via Taken importeren.
- Attributen: taken kunnen ook worden voorzien van alle taakattributen, waaronder Categorie, Locatie, Begin-/einddatum, Labels, Tekening, enz. Hieronder vallen ook Aangepaste taakattributen als die in het project zijn ingeschakeld.
Opmerking: U kunt tot 500 taken tegelijk importeren.
Inhoudsopgave
Hoe taken te importeren
Navigeer naar het tabblad Taken en selecteer 'Taken importeren':
Taken importeren opent een pop-up, met rijen voor het definiëren van elke taak en kolommen voor elk taakattribuut dat u wilt definiëren (een voor een, via kopiëren-plakken vanuit een spreadsheet, enz.):
Taken importeren-sjabloon - CSV-bestand
Tips om het proces te versnellen
|
Gebruik een spreadsheetsjabloon Taken importeren is heel vergelijkbaar met CSV-rapporten van Fieldwire. We raden sterk aan CSV-rapporten van Fieldwire te gebruiken om uw gegevens voor te bereiden. Wanneer u dit hebt gedaan, kunt u de gegevens kopiëren en plakken in Taken importeren. |
|
|
Dubbelklik Als u dubbelklikt in een cel, verschijnt er een vervolgkeuzelijst met opties. Dit kan het aanwijzen van categorieën, het toevoegen van checklists en dergelijke versnellen. |
|
|
Begin met typen Fieldwire vult uw opties automatisch aan zodra u begint met typen in Taken importeren. Dit is met name nuttig wanneer u bezig bent bestanden aan de taken toe te voegen. |
|
|
Sleep omlaag Om een attribuut aan meerdere rijen toe te wijzen, kunt u het kleine vierkantje rechtsonder in de cel selecteren en omlaag slepen naar de gewenste rij. |
|
|
Labels Zorg dat u een hekje(#) voor uw label zet in de omschrijvings-/hekjekolom. Door een hekje (#) toe te voegen, laat u het systeem weten dat het een label is. U kunt meerdere labels toevoegen door deze met een komma te scheiden. |
Extra tips voor importeren van Taken en Checklists
Zoals vermeld in bovenstaande tabel kunt u taken importeren waarbij al checklists zijn inbegrepen door te dubbelklikken in een cel onder de ‘Checklist’-kolom in taken importeren en de betreffende checklists te selecteren in de vervolgkeuzelijst met opties.
Als u echter taken probeert te importeren waarbij al checklists zijn inbegrepen en u dit voor meerdere projecten wilt doen, is er een manier om dit proces nog sneller te maken.
Voordat u begint, moet u over het volgende beschikken:
1. Een project met taken waarin de juiste checklists zijn opgenomen.
2. Een CSV-export van de taken van dat project.
Zodra u het CSV-bestand heeft, zou het er ongeveer zo uit moeten zien:
Doorloop nu de volgende stappen om het importeren van taken met checklists nog sneller te maken:
1. Voeg een nieuwe kolom toe aan het CSV-bestand; in mijn voorbeeld heb ik een nieuwe kolom genaamd ‘Checklist Master List’ toegevoegd.
2. In die nieuwe kolom die u aan het CSV-bestand heeft toegevoegd, moet u nu de namen van de checklists toevoegen die verschijnen onder de knop ‘Checklists beheren’ van het tabblad Projectinstellingen. Ter herinnering, elke rij vertegenwoordigt één taak. In de nieuw aangemaakte kolom moet u dus zorgen dat juiste naam van de checklist zoals die verschijnt onder de knop ‘Checklists beheren’ overeenkomt met de taak die in rij.
2a. Als u bijvoorbeeld op de knop ‘Checklists beheren’ zou klikken en de checklist ‘Kamer schilderen’ ziet, moet ‘Kamer schilderen’ toevoegen in de kolom die u hebt toegevoegd aan het CSV-bestand, zodat die overeenkomt met de juiste taak.
Opmerking: U moet zelf de checklists aanmaken die te zien zijn wanneer u op de knop ‘Checklists beheren’ klikt. Deze zijn niet vooraf ingeladen in uw projecten, tenzij u een project gekloond heeft. Lees het volgende artikel voor meer informatie over het klonen van een project: Hoe kloon ik projecten?
3. Zodra u dit hebt gedaan voor alle taken in uw CSV-bestand waarvoor u een checklist nodig hebt, kunt u de relevante informatie simpelweg kopiëren in het CVS-bestand en plakken in Taken importeren in Fieldwire, zoals getoond in de korte video hieronder.
4. Nadat u dit proces eenmaal hebt uitgevoerd, kunt u het eenvoudig herhalen door de cellen in Taken importeren te kopiëren voor toepassing in uw andere projecten.
Projecten met en zonder aangepaste taakstatus
|
Aangepaste taakstatus Aangepaste taakstatussen zijn beschikbaar in alle nieuwe projecten. Voor deze wijziging moet u de exacte naam van de status toevoegen aan Taken importeren. |
|
|
Projecten zonder aangepaste taakstatus Voor projecten zonder aangepaste taakstatus kunt u 1 (prioriteit 1), 2 (prioriteit 2) of 3 (prioriteit 3) toevoegen. |
Projecten met aangepaste taakattributen en projecten met niet-aangepaste taakattributen
|
Aangepaste taakattributen Projecten waarin aangepaste taakattributen zijn ingeschakeld, exporteren CSV-rapporten met alle aangepaste taakattributen. Taken importeren geeft elk attribuut als eigen kolom weer. Net als bij aangepaste taakstatussen moet u de exacte naam van uw attribuut gebruiken om te worden geaccepteerd. |
|
Niet-aangepaste taakattributen Als aangepaste taakattributen niet voor een project zijn ingeschakeld, zijn de standaard taakattributen van Fieldwire aanwezig. |
Geneste locaties
Zodra geneste locaties in het project zijn aangemaakt, kunt u Taken importeren gebruiken om meerdere taken met deze geneste locaties te importeren. Er zijn vijf locatieniveaus, die de geïmporteerde locatieniveaus weerspiegelen of handmatig worden toegevoegd onder het tabblad 'Instellingen'.
Om te zorgen dat de taken zonder fouten geïmporteerd worden, moet u het locatiepad toevoegen tot aan de locatie waar u de taak aan wilt linken.
In het onderstaande voorbeeld worden taken 1-5 gelinkt aan de rood omlijnde locatie:
De structuur van de locatieniveaus in Taken importeren moet overeenkomen met de volgorde van de gelaagde locaties in het geïmporteerde CSV-sjabloon, of in het 'Locaties beheren'-venster:
Als u in Taken importeren alleen verwijst naar de locatieniveaus 2-5, zonder het bijbehorende locatiepad te vermelden, kunt u de taken niet importeren:
Tip: Gebruik het CSV-sjabloon voor het importeren van meerdere taken, ervan uitgaande dat deze niveaus correct zijn opgemaakt.
X- en Y-coördinaten
Elke taakpin kan worden gekoppeld aan X- en Y-coördinaten op een tekeningblad. De taakpin wordt dan op de bewuste locatie op het blad geplaatst. De coördinaten zelf worden berekend als percentage. Als de door u geüploade pdf bijvoorbeeld 10 inch breed is, dan betekent ‘x:20’ 2 inch (20% van 10 inch) vanaf de linkerkant van de pdf.
Om een beter idee te krijgen van de manier waarop Fieldwire X- en Y-coördinaten gebruikt (zie onderstaande enkele overlay), kunt u deze naar uw project uploaden envergelijken met een bestaand blad. Download een van beide overlayopties hier: (34 x 22 inch) of (42 x 30 inch).
Gerelateerde taken
Gerelateerde taken exporteren
Bij het genereren van een CSV-taakexport worden de gerelateerde taken die bij de taken horen, opgenomen in kolom V. Dit zijn de titels van de gerelateerde taken:
Gerelateerde taken koppelen
In Taken importeren kunt u één gerelateerde taak per rij importeren. U kunt echter geen nieuwe gerelateerde taken aanmaken, wat betekent dat de gerelateerde taak al in het project moet bestaan. Dubbelklik op een van de cellen in de kolom 'Naam van gerelateerde taak’ om een vervolgkeuzelijst met uw projecttaken te bekijken:
Als de naam van de gerelateerde taak niet exact overeenkomt, wordt de cel rood. De naam van de gerelateerde taak moet worden aangepast om exact overeen te komen:
Verantwoordelijke
Als, na het importeren van taken, de verantwoordelijke geen gebruiker is in uw project, ontvangt de verantwoordelijke een uitnodiging en wordt deze als lid toegevoegd aan uw project; de gebruiker wordt als projectgebruiker toegevoegd aan uw account. Let op: dit kan tot extra kosten leiden als u daarmee boven het aantal van uw licentie komt. Lees voor meer informatie over overschrijdingen het volgende artikel:
Fouten
Rode cellen geven aan welke categorieën, namen van tekeningen, enz. niet consistent zijn tussen het oude en het nieuwe project. U kunt deze informatie ofwel verwijderen, of handmatig zodanig wijzigen deze overeenkomt met het nieuwe project. Als er veel rode cellen zijn, annuleer dan de import en stel het nieuwe project in met dezelfde attributen voordat u de import voltooit.
Meer informatie