Guida all'implementazione di Fieldwire

L'importanza di una corretta implementazione

Implementare Fieldwire in modo corretto è il modo più semplice per dare una spinta extra all'efficienza e al rendimento dei vostri team. Questa guida descrive una serie di procedure utili per implementare nel modo corretto Fieldwire in azienda, grande o piccola che questa sia. 

Ecco alcune citazioni ed esempi a cui ispirarsi durante la lettura di questa guida: 

Power Design, uno dei maggiori appaltatori nel campo degli impianti elettrici degli Stati Uniti, ha completato la transizione da PlanGrid a Fieldwire senza che questo comportasse alcun tempo di inattività. 

"Abbiamo trasferito 227 progetti distribuiti in 15 stati e 100.000 tra documenti, attività e foto senza per questo doverci fermare un attimo" - Brad Moore, Responsabile tecnologia VDC di Power Design

Una corretta implementazione di Fieldwire ha aiutato Ogilvie Fire Protection a sostituire i suoi strumenti di gestione delle attività con Fieldwire per snellire i sopralluoghi QA/AC e semplificare la pianificazione nei suoi siti in Inghilterra.

“In passato ho utilizzato molte altre tecnologie mobili che promettevano grandi cose, ma Fieldwire è la prima che in quasi 20 anni abbia dimostrato di fare davvero ciò che dice.” - Bruce Ogilvie, Fondatore di Ogilvie Fire Protection

Sommario 

• I. Identificare i flussi di lavoro: in che modo i team utilizzeranno Fieldwire?
  •  1. Riunire le persone giuste 
    • Campioni/Utenti esperti
    • Esperti in materia
    • Sponsor esecutivo o responsabile della fatturazione
  • 2. Formare il team dei Campioni 
    • Campioni/Utenti esperti 
    • Esperti in materia
  • 3. Creare un modello 
    • Esempio di impostazione di progetto per settore e flussi di lavoro
• II. Presentare Fieldwire al resto della divisione, reparto, regione o azienda
  • 1. Definire i gruppi di utenti
  • 2. Formare i gruppi di utenti
  • 3. Assicurare la ripetibilità del processo in modo da poterlo usare in futuro per l'inserimento di nuovi dipendenti
• III. Implementare una strategia di miglioramento iterativo

I. Identificare i flussi di lavoro: in che modo i team utilizzeranno Fieldwire?

Decidere in che modo i team utilizzeranno Fieldwire è uno dei primi passi per assicurare il successo della sua introduzione. Uno dei principali punti di forza di Fieldwire è la capacità di adattarsi ai processi e ai flussi di lavoro specifici di ciascuna azienda. Creare i propri flussi di lavoro è facile e i passaggi seguenti aiutano ad assicurare un risultato di successo: 

1. Riunire le persone giuste: 

Sviluppare i flussi di lavoro interni di un'azienda non è un lavoro da fare da soli. Si tratta dei processi che i vostri team utilizzeranno giorno dopo e quindi il loro contributo è fondamentale per garantire il successo e il ritorno dell'investimento. Creare un team di Campioni vi aiuterà a sviluppare e personalizzare i vostri flussi di lavoro. Qui di seguito descriviamo i diversi ruoli che idealmente andrebbero coinvolte in questa fase, insieme alle competenze di ciascuno e all'impegno in termini di tempo da richiedere a ognuno dei partecipanti (molti di questi ruoli possono essere svolti dalla stessa persona, a seconda delle dimensioni del team): 

Campioni/Utenti esperti: 

Si tratta di coloro che utilizzeranno Fieldwire giornalmente e che supporteranno i team nell'utilizzo di questo strumento. Svilupperanno e standardizzeranno i flussi di lavoro da applicare in modo da definire le buone prassi da seguire in azienda. Per esempio: 

1. Impostare i nuovi progetti (Fieldwire)
2. Invitare gli utenti ai progetti
3. Caricare i disegni costruttivi e i loro aggiornamenti
   • Creare modelli di moduli standardizzati e/o caricare i modelli 3D (per gli abbonati di livello Business).
4. Inserire nei disegni costruttivi i link ipertestuali ai file
5. Gestire l'integrazione di Fieldwire con altri software
   • Per esempio, collegandolo a Dropbox, OneDrive o Box. 

Ruoli tipici: project manager, ingegnere di progetto, amministratore di progetto, coordinatore di progetto, responsabile ufficio, amministratore IT, caposquadra, responsabile controllo qualità, direttore dei lavori, amministratore contratti

Competenze richieste: 

• Entusiasmo e disponibilità a mettersi in gioco per creare flussi di lavoro più efficaci.
• Sentirsi a proprio agio nell'uso di smartphone e computer portatili. 

Esperti in materia: 

Gli esperti di materia hanno familiarità con i flussi di lavoro esistenti e forniscono ai Campioni un feedback sulla capacità dei flussi di lavoro proposti per Fieldwire di soddisfare le esigenze sul campo dell'azienda.  L'ideale sarebbe includere un esperto di materia per ciascuna delle area di rilevanza a livello aziendale.  

Ruoli tipici:  tecnico sul campo, preventivista, coordinatore/responsabile sicurezza, responsabile controllo qualità

Competenze richieste: conoscenza approfondita dei processi e delle procedure del proprio reparto. 

Sponsor esecutivo o responsabile della fatturazione: 

Assicuratevi che nel vostro team ci sia una persona in grado di occuparsi della gestione degli abbonamenti Fieldwire e cioè della gestione degli utenti e delle licenze necessarie in funzione dell'utilizzo da parte degli utenti. 

1. Gestione di licenze e rinnovi dell'account Fieldwire
2. Come posso invitare o rimuovere un utente ai miei account o progetti?
3. Archiviare i progetti nella pagina dei progetti 

Ruoli tipici: direttore operativo, direttore di divisione, amministratore delegato,  amministratore d'ufficio, amministratore software, PM campione

2. Formare il team dei Campioni: 

Per strutturare le procedure operative standard che definiranno i flussi di lavoro di Fieldwire, è importante che il team dei campioni possieda la conoscenza base necessaria per navigare nei progetti Fieldwire e nel proprio account. Ecco alcune risorse self-service per cominciare: 

Per tutti:

1. Panoramica video di Fieldwire
2. Base di conoscenza Fieldwire: la banca dati degli articoli della guida all'uso del software
3. Serie di webinar sui flussi di lavoro

Campioni/Utenti esperti: 

1. Come impostare i progetti da veri professionisti
2. Come si fa a creare progetti e come si utilizza la dashboard progetti nella versione web?
3. Come si caricano le planimetrie?

Esperti in materia: 

1. Per iniziare a usare Fieldwire
2. Visualizzazione e annotazione delle planimetrie (versione mobile)
3. Che cosa sono le attività?
4. Cosa posso fare con le attività sulle applicazioni mobili Fieldwire (iOS e Android)?

Sponsor esecutivo o responsabile della fatturazione: 

1. Per iniziare a usare Fieldwire in qualità di titolare o gestore account
2. Tariffe ed eccedenze Fieldwire

3. Creare un progetto modello:  

Una volta formato il team dei campioni su navigazione e utilizzo di Fieldwire, è il momento di passare a individuare e stabilire i processi da usare in azienda.

Potete utilizzare questo modello di guida alle buone prassi per documentare i flussi di lavoro e i processi della vostra azienda. 

Questa guida vi aiuterà a costruire le fondamenta di un progetto modello da utilizzare come standard di riferimento per tutti i vostri progetti Fieldwire. Le vostre buone prassi dovrebbero coprire i seguenti argomenti: 

1. 1. 1. Quali sono i contatti di riferimento per feedback, gestione degli account, sviluppo dei flussi di lavoro e così via? 
      2. Chi è coperto dalle licenze software della vostra azienda? 
      3. Qual è il processo per invitare nuovi utenti nei progetti? 
      4. I team utilizzeranno le attività per tenere traccia dei tipi di lavoro? 
      5. Come configurerete quanto segue nel progetto modello: 
         • Cartelle delle planimetrie
         • Cartelle dei file 
         • Categorie delle attività
         • Status attività
         • Tag (attività, planimetrie, ecc.)
         • Report
         • Moduli

Ecco alcune risorse che illustrano le configurazioni tipiche dei progetti per alcuni dei principali casi d'uso:

Esempi di impostazione dei progetti per settore e flussi di lavoro:

Impostazione del progetto per specializzazione: 

• • • Guida pratica all'impostazione di un progetto per gli appaltatori elettrici
    • Guida pratica all'impostazione di un progetto per i general contractor
    • Guida pratica: come gestire progetti di edilizia residenziale multifamiliare
    • Guida pratica: come sfruttare Fieldwire per la trasparenza nell'edilizia civile

Flussi di lavoro Fieldwire comuni: 

• • • Guida pratica: il controllo qualità (sopralluoghi)
    • Guida pratica: come configurare al meglio le attività per i tuoi report
    • Guida pratica: revisioni del progetto e commenti sulla costruibilità
    • Guida pratica: come sfruttare Fieldwire per la sicurezza in cantiere
    • Come utilizzare Fieldwire per la pianificazione

Esempi di flussi di lavoro: 

Date un'occhiata ai nostri webinar per vedere in azione i flussi di lavoro specifici per settore. 

II. Presentare Fieldwire al resto della divisione, reparto, regione o azienda

Definiti i flussi di lavoro standard, è necessario curarne l'implementazione tra i team.  Che si tratti di uno o di venti team, il processo è uguale: definire i gruppi da formare e procedere alla formazione secondo i flussi di lavoro di riferimento. 

1. Definire i gruppi di utenti

Che la vostra azienda conti 20 o 2.000 persone che intendono utilizzare Fieldwire su un progetto o su un'intera regione, è importante curare la formazione delle persone con riferimento ai flussi di lavoro che queste andranno a usare nelle loro mansioni. È possibile segmentare i gruppi di utenti in base al livello di competenza, al team di progetto o alla regione; per esempio:

• Formazione per PM 
• Formazione per caposquadra
• Formazione di base sul flusso di lavoro in cantiere 
• Formazione avanzata sul flusso di lavoro in cantiere

Indipendentemente da come vengono definiti i gruppi, assicuratevi che la formazione si concentri sui flussi di lavoro rilevanti per ciascun gruppo. 

2. Formare i gruppi di utenti

Sebbene sia possibile richiedere una demo o un corso di formazione direttamente a Fieldwire, ecco alcuni suggerimenti per condurre questa formazione in proprio e garantire che i colleghi facciano tesoro di quanto appreso: 

1. Stimolate i partecipanti con una formazione interattiva: 
   • Strutturate la formazione basandovi sul progetto modello e aggiungete qualche disegno costruttivo come esempio pratico. 
   • Aprite un foglio e insieme aggiungete qualche annotazione, seguendo le buone prassi. 
   • Invitate i partecipanti alla formazione condivisa. 
   • Approfittatene per esercitarvi anche voi: la pratica rende perfetti! C'è un vecchio detto che dice che una cosa non andrebbe mai fatta per la prima volta proprio quando si ha bisogno di farla. Se c'è qualcosa che i partecipanti dovranno fare regolarmente con Fieldwire, meglio fargliela provare in prima persona durante la formazione.
     
     
2.  Rivolgetevi ai partecipanti con domande aperte per stimolarli a parlare e coinvolgerli con il materiale:
   • In che modi potreste utilizzare questo strumento? 
   • Come potrebbe aiutarvi con i vostri flussi di lavoro?
   • Perché è importante passare a questo strumento?
     
     
3. Aggiungete qualche esempio reale per facilitare l'assimilazione delle informazioni: 
   • le persone tendono a ricordare i dettagli quando questi vengono raccontati come parte di una storia. Aggiungete quindi esempi reali di come il flusso di lavoro sia stato utilizzato con successo per evitare un risultato negativo o per incoraggiarne uno positivo. 
     
     
4. Rendete i contenuti pertinenti: una formazione di successo deve apportare valore nel più breve tempo possibile. Concentratevi sui flussi di lavoro che possono essere utilizzati immediatamente, subito dopo la formazione.
   
   
5. Concentratevi su uno o due flussi di lavoro chiave alla volta. 
   • Toccare troppi argomenti insieme è un buon modo per far sì che i partecipanti ricordino poco o nulla. Concentrandovi solo su uno o due flussi di lavoro, sarà più facile per chi vi ascolta ricordare quanto viene detto.
     
     
6. Organizzate corsi di formazione dal vivo, se potete. Le sessioni di formazione su zoom sono molto utili, ma quelle di persona sono più efficaci per risolvere eventuali problemi e assicurarsi che i partecipanti si impegnino e apprendano quanto discusso. Sarà di certo di grande aiuto se riuscirete a dare dimostrazione concreta del modo in cui gli utenti eseguiranno un particolare flusso di lavoro in cantiere! 
   

3. Rendere il processo ripetibile per l'inserimento di nuovi dipendenti in futuro:

1. Assicuratevi che i processi siano chiaramente definiti nella guiida alle buone prassi. 
2. Se possibile, registrate la formazione. La registrazione della formazione e la documentazione sulle buone prassi possono servire in seguito come kit di onboarding per i nuovi dipendenti. 

III. Implementare una strategia di miglioramento iterativo  

Le strategie di miglioramento iterativo consentono di raccogliere e sfruttare il feedback del team per aumentare la produttività e migliorare i flussi di lavoro di Fieldwire man mano che si scoprono nuove opportunità di ottimizzazione. Ecco alcune tecniche a supporto di un ciclo di feedback iterativo: 

1. Raccogliere feedback con cadenza periodica:
   • Programmare con il team dei campioni dei check-in trimestrali o annuali per esaminare eventuali problemi e opportunità di miglioramento nei processi di Fieldwire. Ecco alcune domande da utilizzare durante i check-in per trarne informazioni preziose: 
     
     • Quali sono i processi che funzionano meglio su Fieldwire? 
     • Quanto tempo vi ha aiutato a risparmiare Fieldwire? 
     • Quali processi al di fuori di Fieldwire vorreste poter migliorare? 
     • Cosa vi potrebbe aiutare a velocizzare il lavoro? 
     • Dove perdete più tempo? 
2. Creare un sondaggio trimestrale da somministrare ai dipendenti per sapere come giudicano il software e programmare sessioni di follow-up per comprendere il feedback ricevuto: 
   • creare una cassetta dei suggerimenti o un'email per la raccolta continua del feedback. Lasciate le indicazioni necessarie per il team (segnalibro) e includete suggerimenti come le domande di cui sopra per ottenere un feedback più chiaro con questa modalità asincrona. 
   • Google Forms e Survey Monkey sono opzioni semplici e gratuite per creare moduli personalizzati per i vostri sondaggi trimestrali e/o la vostra cassetta dei suggerimenti.  
     
     
3. Documentate il processo per comunicare il feedback a un campione o altra persona di riferimento come da guida alle buone prassi. 
   
   
4. Identificare nuove aree di valore
   • Servitevi del feedback ricevuto per scegliere un paio di nuovi flussi di lavoro o di adattamenti ai flussi di lavoro esistenti a cui dare priorità. Da qui, è possibile utilizzare i passaggi descritti sopra per mettere in atto i nuovi flussi di lavoro!
     
     
5. Aggiornare la documentazione del processo
   • Con l'avvicendarsi di nuovi dipendenti e la continua evoluzione del software, assicuratevi di continuare ad aggiornare la guida alle buone prassi. Man mano che si scoprono nuove aree di valore, utilizzate gli strumenti di questa guida per continuare a migliorare i vostri processi!