Oversigt
'Formularer' er et Premium-modul på Fieldwire, der giver brugere med Business- og Business Plus-abonnementer mulighed for at udskifte papirformularer med digitale udgaver, der er hurtige at oprette og distribuere, nemme at udfylde på byggepladsen med vores mobilapps og opbevares permanent i en søgbar Fieldwire-database for at forbedre ansvarligheden.
På startsiden under fanen 'Formularer' er der muligheder for at oprette nye formularer og formularskabeloner, knapper til at gå mere i dybden med at administrere dine formularskabeloner og en knap, som du kan bruge til at filtrere dine formularer. Derudover har du mulighed for at duplikere og eksportere dine formularer samt nemt at publicere og afpublicere dine formularskabeloner.
Med gennemsigtig sporing af, hvem der har foretaget hvad, hvornår og hvorfor, fem industristandardiserede, men brugerdefinerbare skabeloner og muligheden for at oprette helt tilpassede formularer, kan du bruge dette modul til at strømline alle de processer, der kræver standardiseret dokumentation. Formularer kan tildeles i realtid og integreres problemfrit i vores moduler for tegninger, opgaver og filer, som findes i menuen ude til venstre i ethvert projekt:
Bemærk: Hvis du ikke kan se formularer i din menu, eller hvis de har et 'låse'-ikon ud for sig, vil vi meget gerne give dig en demonstration af, hvordan de fungerer, så du kan beslutte, om du vil opgradere til Business eller Business Plus for at tilføje dette modul til din Fieldwire-konto.
Indholdsfortegnelse
-
Formularskabeloner
- Sådan opretter du en ny formular
- Kolonner på fanen Fomularer
- Sådan filtrerer du formularer (på web)
- Formularer på mobilen
Formularskabeloner
Når du åbner fanen formularer første gang, vil du se et par forskellige knapper. For at komme i gang skal du enten klikke på knappen '+ Ny formular' eller på knappen 'Administrer skabeloner'. Disse knapper giver dig mulighed for enten at oprette en ny formularskabelon eller importere en eksisterende skabelon fra din konto.
Skabeloner til kontoformularer giver kontoindehaveren og de kontoansvarlige mulighed for nemt at standardisere de formularer, som deres Fieldwire-projekter skal bruge. Projektadministratorer kan flytte formularer fra kontoen til projekter. Projektadministratorer kan også vælge at 'flytte' formularskabeloner fra projektniveau til kontoniveau. (Se denne artikel for at få mere at vide om import af formularskabeloner: Kontoformularskabeloner).
Oprettelse og administration af brugerdefinerede formularskabeloner
Skabelonbyggeren til brugerdefinerede formularer giver dig mulighed for at bygge dine egne helt tilpassede formularer fra bunden:
- Introduktion til brugerdefinerede formularer og skabeloner
- Sådan bruger du brugerdefinerede lister
- Hvordan publicerer, indsender, eksporterer og/eller deler jeg en eller flere formularer?
Visningerne 'Alle formularer' og 'Mine formularer'
Visningerne 'Alle formularer' og 'Mine formularer' er til for at gøre det lettere for dig at se alle de formularer, der er oprettet på projektet (hvis du har det rette projekttilladelsesniveau) samt filtrere, hvilke formularer der er tildelt direkte til dig. Hvis der er formularer på projektet, som ikke er tildelt dig, vil du ikke kunne se dem, når du bruger visningen 'Mine formularer', også selv om du har oprettet formularen. (Læs denne artikel for at få flere oplysninger om tilladelsesniveauer, og hvad du kan gøre med formularer: Sådan bruger du formularer baseret på dit projekts tilladelsesniveau)
Bemærk: Visningen 'Alle formularer', som vises i den korte video ovenfor, er anderledes end mappen 'Alle formularer' under kolonnen "Navn på skabelon".
Videovejledning: Brugerdefinerede formularer
Typer af standardformularskabeloner
Ud over muligheden for at oprette dine egne brugerdefinerede formularskabeloner har Fieldwire fem standardformularskabeloner, som er anført nedenfor. Hver af disse formularskabeloner kan også tilpasses, så de passer til din virksomheds specifikke behov og foretrukne dokumentation:
Mapper til formularskabeloner
Når du har oprettet formularskabelonerne i dit projekt, vil hver formularskabelon have sin egen mappe, der indeholder selve formularerne, som er oprettet ved hjælp af den specifikke formularskabelon. For at se hver enkelt formular skal du enten klikke på den relevante formularskabelonmappe eller på mappen 'Alle formularer' under kolonnen "Navn på skabelon".
Yderst til højre på hver formularskabelon kan du se en knap med tre prikker. Når du klikker på den knap, kan du oprette en ny formular ud fra den pågældende formularskabelon, administrere formularskabelonen, se en forhåndsvisning af, hvordan formularen ser ud, og ophæve publiceringen af formularskabelonen (eller publicere den, hvis den ikke er publiceret i øjeblikket).
Bemærk: Disse muligheder varierer, alt efter om du er administrator, medlem eller følger af projektet. (Læs denne artikel for at få mere at vide om projekttilladelsesniveauer: Introduktion til projekttilladelsesniveauer: Administratorer, medlemmer og følgere).
Mappen 'Alle formularer'
Selv om denne mappe ikke er sin egen formularskabelon, er mappen 'Alle formularer' den hurtigste måde at se alle individuelle formularer, der er oprettet på projektet. Desuden kan du i mappen 'Alle formularer' hurtigt se status for hver enkelt formular, hvornår den blev oprettet, og hvem der er den aktuelle modtager af hver enkelt formular. Endelig kan denne mappe gøre det meget lettere at duplikere formularer, der er oprettet ud fra forskellige skabeloner, i stedet for at skulle gå til hver enkelt formularskabelon og duplikere formularer der.
Sådan opretter du en ny formular
Der er et par forskellige måder at oprette en ny formular på i Fieldwire. Den første mulighed er ved at klikke på "+ Ny formular" og derefter vælge, hvilken formularskabelon du vil oprette den nye formular ud fra. Den anden mulighed er ved at klikke på knappen mellem "Status"-kolonnen og de tre prikker. Endelig kan du oprette en ny formular ved at klikke på de tre prikker og vælge "Ny formular".
Yderst til højre på hver formular kan du se en knap med tre prikker. Når du klikker på den knap, kan du vælge at sende formularen til hvem som helst via e-mail, omdøbe formularen samt eksportere formularen som PDF.
Når formularen er oprettet, kan du klikke på en hvilken som helst formular under fanen Formularer, og i afsnittet med oplysninger/detaljer øverst i dokumentet kan du se feltet "Oprettet af". Navnet på den bruger, der oprindeligt oprettede formularen, indtastes automatisk af vores system og kan ikke ændres i projektet, hvilket skaber sikkerhed for dig og dit team.
Indsendelse og eksport af formularer
Når du har tilpasset dine formularskabeloner, kan du bruge dem til at oprette og tildele så mange individuelle formularer, som du vil, med et enkelt klik. Artiklen nedenfor beskriver, hvordan formularmodtagere kan udfylde og indsende formularer samt eksportere dem, når de er oprettet.
Bemærk: Du kan ikke oprette en ny formular, hvis den pågældende formularskabelon ikke er publiceret.
Bemærk: Når status for en formular ændres, vil formularens forfatter, modtager og den, der senest har redigeret formularen, alle få besked på nettet og modtage en push-påmindelse på alle mobile enheder, der er tilknyttet en Fieldwire-konto.
Tip: Du kan eksportere (med henblik på at gemme i dine egne arkiver, dele med personer uden for din Fieldwire-konto, udskrive osv.) så mange udfyldte formularer og/eller formularskabeloner på én gang, som du vil! Naviger blot til fanen 'Formularer', klik på afkrydsningsfeltet til venstre for at vælge den eller de pågældende formularskabeloner, eller klik på selve formularskabelonen og vælg afkrydsningsfelterne til venstre for at vælge flere formularer, vælg derefter 'Handlinger' 'Eksporter formularer' som 'PDF' eller 'CSV', så vil alle de valgte formularer derefter blive sendt til dig via e-mail:
Det højeste antal formularer, der kan eksporteres fra dit projekt på én gang, er 250. Hvis man tidligere forsøgte at eksportere mere end det, fik man en e-mail med påmindelse om, at eksporten overskred begrænsningen. Denne e-mailpåmindelse er blevet erstattet af en besked i appen med titlen "Eksportgrænse overskredet".
Bemærk: Alle formularer, du eksporterer fra Fieldwire, vil indeholde det logo og den farveoverskrift, som en projektadministrator har angivet under fanen Projektindstillinger. (Se denne artikel for at få mere at vide om fanen Projektindstillinger: Fanen Projektindstillinger på web og mobil).
Kolonner på fanen Formularer
Når du har oprettet formularskabeloner i dit projekt, vil du se et afkrydsningsfelt samt flere kolonneoverskrifter:
Afkrydsningsfelt: Vælger alle formularskabeloner samt alle formularer under hver af disse formularskabeloner, hvilket giver mulighed for nem eksport eller duplikering i rullemenuen 'Handlinger'.
Navn på skabelon: Navnet på formularskabelonen, og du kan sortere dine formularskabeloner A - Z eller Z - A.
Antal formularer: Antallet af formularer, der er oprettet ud fra hver formularskabelon. Når man ser på skærmbilledet ovenfor, er der 6 formularer, der er oprettet ved hjælp af formularskabelonen 'Daglig rapport', og 16 formularer, der er oprettet fra formularskabelonen 'Anmodning om inspektion'.
Status: Angiver, om formularskabelonen er publiceret eller afpubliceret. Hvis en formular er afpubliceret, kan der ikke oprettes nye formularer fra den pågældende formularskabelon, før den publiceres igen.
Når du klikker på en formularskabelon, kan du se alle de individuelle formularer, der er oprettet ved hjælp af denne formularskabelon. Som med formularskabelonerne vil du for de enkelte formularer se et afkrydsningsfelt samt flere kolonneoverskrifter:
Afkrydsningsfelt: Vælger alle de enkelte formularer, der er oprettet under den pågældende formularskabelon. Dette vælger ikke alle formularer under andre formularskabeloner.
Skabelon og nr. Den skabelon, der blev brugt til at oprette den enkelte formular, samt det nummer, der automatisk gives til den pågældende formular. Denne kolonne er især nyttig, når du ser din liste over formularer i mappen 'Alle formularer'.
Navn: Det navn, du har givet den pågældende formular.
Modtager: Den person, der i øjeblikket er anført som 'modtager' på formularen.
Oprettelsesdato: Den dato, formularen blev oprettet.
Status: Angiver, hvilken status formularen er i. De mest almindelige er 'Kladde' og 'Indsendt', men du kan oprette dine egne statusser, så de passer til dine og dit teams behov.
Bemærk: Uanset om du ser på formularskabelonerne eller på de enkelte formularer, har du mulighed for at sortere formulartabellen ved at klikke på hver kolonneoverskrift. Hvis du f.eks. vil sortere dine formularskabeloner efter 'Antal formularer', kan du blot klikke på kolonneoverskriften 'Antal formularer'.
Sådan filtrerer du formularer
Hvis du har brug for at søge efter en bestemt type formularskabelon, eller hvis du gerne vil isolere grupper af formularer efter modtager, forfatter eller dato for oprettelse/seneste ændring, skal du klikke på knappen 'Filtrer formularer' i øverste højre hjørne af siden:
Skabeloner: Filtrer efter den pågældende formularskabelon
Modtagere: Filtrer efter, hvem der er tildelt hver formular
Forfattere: Filtrer efter, hvem der oprindeligt oprettede formularen
Beskrivelse: Filtrer efter hver formulars beskrivelsesfelt
Navn på formular: Filtrer efter hver formulars navnefelt
Tidsfiltre: Filtrer efter, hvornår formularen sidst blev ændret, oprettet, dens forfaldsdato eller den dato, der er angivet på selve formularen (formulardato). Dette kan inddeles yderligere i Altid, I dag, Sidste uge, Sidste måned eller et brugerdefineret datointerval.
Formularer på mobilen
De formularskabeloner, du anvender i webbrowseren, er de samme i mobilversionen af Fieldwire. På både iOS- og Android-versionerne af Fieldwire har du, når du vælger fanen 'Formularer', mulighed for at se alle formularer i projektet eller kun de formularer, du har oprettet.
iOS:
Android:
Sådan filtrerer du formularer med søgefeltet på mobilen
På din iOS-enhed skal du åbne et projekt og klikke på fanen 'Formularer' og derefter bruge søgefeltet øverst i menuen til venstre:
- For at filtrere efter Formularnummer skal du skrive '#' efterfulgt af formularnummeret.
- Formularnummeret tilføjes automatisk, når en formular oprettes.
- For at filtrere efter Beskrivelse af formular skal du indtaste den ønskede formularbeskrivelse.
- Når du opretter en formular første gang, bliver du bedt om at indtaste en beskrivelse af formularen.
- Når du opretter en formular første gang, bliver du bedt om at indtaste en beskrivelse af formularen.
- For at filtrere efter Modtager skal du skrive '@' efterfulgt af den ønskede brugers navn.
- Når du skriver '@', vises alle nuværende formularmodtagere i en rullemenu.
Eksempel: Sådan filtrerer jeg mine formularer efter modtageren '@InspectorPaul' på iOS:
På en Android-enhed kan du på fanen 'Formularer' også filtrere efter formularens beskrivelse, modtager eller nummer:
- For at filtrere efter formularens navn skal du indtaste den ønskede beskrivelse af formularen.
- Når du opretter en formular første gang, bliver du bedt om at indtaste en beskrivelse af formularen.
- For at filtrere efter Modtager skal du skrive '@' efterfulgt af den ønskede brugers navn.
- Når du skriver '@', vises alle nuværende formularmodtagere i en rullemenu.
- For at filtrere efter Formularnummer skal du skrive '#' efterfulgt af formularnummeret.
- Formularnummeret tilføjes automatisk, når en formular oprettes.
Hvis flere brugere opretter eller redigerer en bestemt formular på mobilen, skal de sørge for at lukke formularen, når de er færdige med at redigere den, før de lukker appen eller sætter enheden i dvale.
Flere oplysninger
Disse artikler dykker ned i mere specifikke funktioner og arbejdsgange, som du kan bruge til at få mest muligt ud af formularer:
- Formularstatus/-tilladelser
- Sådan eksporterer du dine formularer
- Sådan duplikerer du en formular
- Hvem er autoriseret til at oprette, se, redigere og slette eller genåbne indsendte formularer?
Webinaret "Introduktion til formularer" kommer omkring formularerne Daglig rapport, Teknisk forespørgsel, Anmodning om inspektion og Timeseddel, som findes i formularmodulet:
Webinaret "Brugerdefinerede formularer" indeholder flere oplysninger om sikkerhedsrevisionen og tids- og materialeformularen og indeholder en hel del oplysninger om, hvordan man opretter brugerdefinerede formularer:
Formularer i praksis: Daglige rapporter
Denne vejledningsvideo forklarer, hvordan man opretter daglige rapporter, vores mest brugte type formular!