Introducción
"Formularios" de Fieldwire es un módulo prémium que permite a los usuarios con suscripciones Business y Business Plus sustituir los formularios en papel por versiones digitales, que resultan rápidas de crear y distribuir, son fáciles de rellenar en la obra desde nuestras aplicaciones móviles y que se pueden alojar permanentemente en una base de datos de Fieldwire con capacidad de búsqueda para mejorar la rendición de cuentas.
En la página principal de la pestaña Formulario encontrarás opciones para crear nuevos formularios y plantillas de formularios, botones de gestión avanzada de plantillas de formulario y un botón que permite filtrar los formularios. Además de esto, puedes duplicar y exportar formularios, además de publicar y cancelar la publicación de tus plantillas de formularios fácilmente.
Al disfrutar de transparencia de seguimiento para saber quién hizo qué, cuándo y por qué, así como cinco plantillas estándares del sector pero personalizables y la capacidad de crear formularios completamente personalizados, puedes usar este módulo para optimizar todos aquellos procesos que requieran una documentación estandarizada. Es posible asignar los formularios en tiempo real e integrarlos sin problemas en nuestros módulos de planos, tareas y archivos, que encontrarás en nuestro menú de la izquierda en cualquier proyecto:
Nota: Si no ves los formularios en el menú o hay un icono de "candado" al lado,estaremos encantados de facilitarte una demostración para que puedas ver cómo funcionan exactamente y decidir si quieres actualizar a Business o Business Plus para añadir este módulo a tu cuenta de Fieldwire.
Tabla de contenidos
-
Plantillas de formulario
- Crear un nuevo formulario
- Columnas de la pestaña Formularios
- Cómo filtrar formularios (en la web)
- Formularios en dispositivos móviles
Plantillas de formulario
La primera vez que accedas a la pestaña Formularios, verás algunos botones diferentes. Para empezar, es necesario hacer clic en el botón "+ Nuevo formulario" o en el botón "Administrar plantillas". Estos botones permiten crear una nueva plantilla de formulario o importar una existente desde tu cuenta.
Las plantillas de formularios de cuenta permiten al propietario de cuenta y a los managers de cuenta estandarizar fácilmente los formularios que se utilizarán en sus proyectos de Fieldwire. Los administradores de proyectos pueden extraer formularios desde la cuenta hasta los proyectos. Los administradores de proyectos también pueden "enviar" plantillas de formularios desde el nivel de proyecto hasta el nivel de cuenta. (Consulta este artículo para obtener más información sobre la importación de plantillas de formularios:Plantillas de formularios de cuentas).
Crear y administrar plantillas de formularios personalizados
Con el generador de plantillas de formularios personalizados, puedes crear tus propios formularios totalmente personalizados desde cero:
- Introducción a los formularios y plantillas personalizados
- ¿Cómo usar las listas personalizadas?
- ¿Cómo publicar, enviar, exportar y/o compartir uno o varios formularios?
Las vistas "Todos los formularios" y "Mis formularios"
Las vistas "Todos los formularios" y "Mis formularios" están ahí para que puedas ver fácilmente todos los formularios que se han creado en el proyecto, siempre y cuando tengas el nivel de permisos de proyecto adecuado, así como para filtrar qué formularios se te pueden asignar directamente. En concreto, si en el proyecto hay formularios que no se te han asignado, no los verás cuando utilices la vista "Mis formularios", incluso aunque fueras tú quien los creó. (Para obtener más información sobre los niveles de permisos y qué puedes hacer con los formularios, consulta este artículo:Cómo usar formularios en función de tu nivel de permisos del proyecto)
Nota: La vista "Todos los formularios" mostrada en el breve vídeo anterior es diferente a la carpeta "Todos los formularios" de la columna "Nombre de plantilla".
Vídeo tutorial: formularios personalizados
Tipos de plantillas de formularios predeterminados
Además de crear tus propias plantillas de formularios personalizados, Fieldwire incluye las cinco plantillas de formularios estándares que se indican a continuación. También puedes personalizar todas estas plantillas de formularios para adaptarlas a las necesidades y preferencias particulares de documentación de tu empresa:
- Informes diarios
- Solicitudes de inspección
- Plantillas horarias
- Auditoría de seguridad
- Etiqueta de tiempo y materiales
Carpetas de plantillas de formularios
Una vez que tengas plantillas de formulario en el proyecto, cada una contará con su propia carpeta, que contendrá los formularios creados con esa plantilla de formulario en concreto. Para ver cada formulario por separado, tendrás que hacer clic en la carpeta de plantilla de formulario correspondiente o en la carpeta "Todos los formularios" de la columna "Nombre de plantilla".
En cada plantilla de formulario, a la derecha del todo, verás un botón con tres puntos. Al hacer clic en ese botón, aparecerán opciones para crear un nuevo formulario a partir de esa plantilla de formulario y podrás administrar esa plantilla de formulario, obtener una vista preliminar del formulario y deshacer la publicación de la plantilla de formulario (o publicarla si no se encuentra publicada).
Nota: Estas opciones diferirán si eres administrador, miembro o colaborador del proyecto. (Para obtener más información sobre los niveles de permisos del proyecto, consulta este artículo: Introducción a los niveles de permisos del proyecto: administradores, miembros y colaboradores).
Carpeta "Todos los formularios"
Aunque esta carpeta no es su propia plantilla de formulario, la carpeta "Todos los formularios" es la forma más rápida de ver todos los formularios que se han creado en el proyecto. Además, la carpeta "Todos los formularios" permite ver rápidamente el estado de cada formulario en concreto, cuándo se creó y quién es su responsable actual. Por último, esta carpeta puede hacer mucho más fácil la duplicación de formularios creados a partir de diferentes plantillas, al no tener que ir a cada plantilla de formulario en concreto y duplicar los formularios desde allí.
Crear un nuevo formulario
Existen varias formas de crear un nuevo formulario en Fieldwire. La primera es haciendo clic en "+ Nuevo formulario" y seleccionando después la plantilla de formulario a partir de la cual deseas crear el nuevo formulario. La segunda es haciendo clic en el botón entre la columna "Estado" y los 3 puntos. Por último, puedes crear un nuevo formulario haciendo clic en los 3 puntos y seleccionando "Nuevo formulario".
En cada formulario, a la derecha del todo, verás un botón con tres puntos. Al hacer clic en él, verás opciones para enviar el formulario por correo electrónico a cualquier persona, renombrarlo y exportarlo como PDF.
Una vez creado el formulario, puedes hacer clic en cualquier formulario dentro de la pestaña Formularios y, en la sección de información/detalles que hay en la parte superior del documento, verás el campo "Creado por". Nuestro sistema rellena automáticamente el nombre del usuario que generó el formulario originalmente y no se puede modificar dentro del proyecto. Así, tu equipo y tú contaréis con una fuente de información fidedigna.
Envío y exportación de formularios
Una vez que hayas personalizado tus plantillas de formularios, puedes usarlas para crear y asignar tantos formularios como quieras con solo hacer clic en un botón. En el siguiente artículo se explica en detalle cómo los responsables de los formularios pueden rellenarlos y enviarlos, además de exportarlos una vez finalizados.
Nota: No es posible crear un nuevo formulario si esa plantilla de formulario no está publicada.
Nota: Al cambiar el estado de un formulario, se notificará a su autor, al responsable y a la última persona que lo haya editado, y recibirán una notificación automática en cualquier dispositivo móvil asociado a una cuenta de Fieldwire.
Consejo: Puedes exportar tantos formularios y/o plantillas de formularios finalizados a la vez como quieras (para guardarlos en tus registros, compartirlos con personas no pertenecientes a tu cuenta de Fieldwire, imprimirlos, etc.). Solo tienes que ir a la pestaña "Formularios", hacer clic en la casilla de la izquierda para seleccionar la(s) plantilla(s) de formulario que te interese(n) o hacer clic en la propia plantilla de formulario y seleccionar las casillas de la izquierda para seleccionar varios formularios y, finalmente, seleccionar "Acciones" "Exportar formularios" como "PDF" o "CSV". Al hacerlo, se te enviarán todos los formularios seleccionados por correo electrónico:
Como máximo, es posible exportar 250 formularios a la vez desde el proyecto. Antes, si se intentaba exportar una cantidad mayor, se recibía una notificación por correo electrónico que indicaba que la exportación superaba el límite establecido. Esta notificación por correo electrónico se ha sustituido por un mensaje dentro de la aplicación que indica: "Se ha superado el límite de exportación".
Nota: Todos los formularios que exportes desde Fieldwire incluirán el logotipo y el encabezado en color que haya definido un administrador del proyecto en la pestaña Ajustes del proyecto. (Consulta este artículo para obtener más información sobre la pestaña Ajustes del proyecto: La pestaña Ajustes del proyecto en la web y en dispositivos móviles).
Columnas de la pestaña Formularios
Una vez que tengas plantillas de formulario en el proyecto, aparecerán una casilla y varios encabezados de columna:
Casilla: Selecciona todas las plantillas de formulario, además de todos los formularios de cada una de estas, lo que permite una fácil exportación o duplicación en el menú desplegable "Acciones".
Nombre de plantilla: Nombre de la plantilla de formulario. Puedes ordenar tus plantillas de formulario según un orden A - Z o Z - A.
Nº de formularios: El número de formularios creados a partir de cada plantilla de formulario. En la captura de pantalla anterior, vemos que se han creado 6 formularios con la plantilla de formulario "Informe diario" y 16 formularios a partir de la plantilla de formulario "Solicitud de inspección".
Estado: Indica si la plantilla de formulario está o no publicada. Si un formulario no está publicado, no será posible crear nuevos formularios a partir de esa plantilla de formulario hasta que no se vuelva a publicar.
Al hacer clic en una plantilla de formulario, verás todos los formularios que se crearon con esa plantilla de formulario. Al igual que las plantillas de formularios, cada formulario irá acompañado de una casilla y de varios encabezados de columna:
Casilla: Selecciona todos los formularios que se hayan creado con esa plantilla de formulario en concreto. Esta casilla no selecciona todos los formularios de otras plantillas de formulario.
Plantilla y nº: La plantilla que se utilizó para crear un formulario en concreto, así como el número asignado automáticamente a ese formulario. Esta columna resulta especialmente útil cuando se visualiza la lista de formularios en la carpeta "Todos los formularios".
Nombre: El nombre que asignaste a ese formulario.
Responsable: La persona que figura actualmente como "Responsable" en el formulario.
Fecha de creación: La fecha en que se creó el formulario.
Estado: Indica el estado en el que se encuentra el formulario. Los estados más comunes son "Borrador" y "Enviado", pero puedes crear tus propios estados según tus necesidades y las de tu equipo.
Nota: Tanto si estás en la vista de plantillas de formulario como en la de los propios formularios, puedes ordenar la tabla de formularios haciendo clic en el encabezado de cada columna. Por ejemplo, si quieres ordenar tus plantillas de formulario por "nº de formularios", solo tienes que hacer clic en el encabezado de la columna "Nº de formularios".
Cómo filtrar formularios
Si necesitas buscar un tipo de plantilla de formulario determinado o si quieres ver formularios agrupados por responsable, autor o fechas de creación/última modificación, haz clic en el botón "Filtrar formularios" de la esquina superior derecha de la página:
Plantillas: Filtrar por una plantilla de formulario específica
Responsables: Filtrar por quién está asignado a cada formulario
Autores: Filtrar por quién creó el formulario originalmente
Descripción: Filtrar por el campo de descripción de cada formulario
Nombre del formulario: Filtrar por el campo Nombre de cada formulario
Filtros de tiempo: Filtrar por cuándo se modificó el formulario por última vez, por cuándo se creó, por su fecha límite o por la propia fecha indicada en el formulario (Fecha del formulario). También se puede filtrar por Siempre, Hoy, La semana pasada, El mes pasado o por un Intervalo de fechas personalizado.
Formularios en dispositivos móviles
Las plantillas de formulario que se utilizan en la web tienen su equivalente en la versión móvil de Fieldwire. Tanto en la versión de Fieldwire para iOS como en la de Android, al seleccionar la pestaña "Formularios" te aparecerá la opción de ver todos los formularios del proyecto o solo los que hayas creado.
iOS:

Android:
Cómo filtrar formularios desde la barra de búsqueda en dispositivos móviles
En tu dispositivo iOS, abre cualquier proyecto y haz clic en la pestaña "Formularios". A continuación, utiliza el cuadro de búsqueda de la parte superior del menú de la izquierda:
- Para filtrar por número de formulario, escribe "nº" seguido del número de formulario.
- El número de formulario se rellena automáticamente una vez creado el formulario.
- Para filtrar por Descripción del formulario, escribe la descripción que quieras para el formulario.
- La primera vez, al crear un formulario, se te solicitará introducir la descripción del formulario.
- La primera vez, al crear un formulario, se te solicitará introducir la descripción del formulario.
- Para filtrar por Responsable, escribe "@" seguido del nombre de usuario que desees.
- Al escribir "@", se mostrarán todos los responsables del formulario actual en un menú desplegable.
Ejemplo: Filtrar mis formularios por el Responsable "@InspectorPaul" en iOS:
En un dispositivo Android,desde la pestaña "Formularios", también es posible filtrar por la descripción, el responsable o el número del formulario:
- Para filtrar por nombre de Formulario, escribe la descripción que quieras para el formulario.
- La primera vez, al crear un formulario, se te solicitará introducir la descripción del formulario.
- Para filtrar por Responsable, escribe "@" seguido del nombre de usuario que desees.
- Al escribir "@", se mostrarán todos los responsables del formulario actual en un menú desplegable.
- Para filtrar por número de formulario, escribe "nº" seguido del número de formulario.
- El número de formulario se rellena automáticamente una vez creado el formulario.
Si varios usuarios van a crear o editar un formulario concreto en un dispositivo móvil, cuando terminen de editarlo, deben asegurarse de cerrar el formulario antes de cerrar la aplicación o de poner el dispositivo en modo de suspensión.
Más información
En estos artículos se explican funciones y flujos de trabajo más específicos que puedes usar para sacar el máximo partido a los formularios:
- Estados/permisos de formularios
- Cómo exportar tus formularios
- Cómo duplicar un formulario
- ¿Quién está autorizado para crear, ver, editar y eliminar o volver a abrir los formularios enviados?
En el seminario web "Introducción a los formularios" se explican los formularios Informe diario, RFI, Solicitud de inspección y Planilla horaria que se ofrecen en el módulo Formularios:
El seminario web "Formularios personalizados" explica en mayor detalle la auditoría de seguridad y el formulario Tiempo y materiales, y proporciona mucha información sobre el Generador de formularios personalizados:
Formularios en acción: Informes diarios
En este tutorial de vídeo se explica cómo crear informes diarios, ¡nuestro tipo de formulario más utilizado!