Overzicht
Fieldwire 'Formulieren' is een premium module waarmee gebruikers met een Business en Business Plus abonnement papieren formulieren kunnen vervangen door digitale versies die snel gemaakt en verstuurd kunnen worden, eenvoudig op de bouwplaats ingevuld kunnen worden in de mobiele apps en permanent worden opgeslagen in een doorzoekbare database van Fieldwire voor een betere verantwoording.
Vanaf de hoofdpagina van de tab Formulieren zijn er opties voor het aanmaken van nieuwe formulieren en formuliersjablonen, knoppen om dieper in te gaan op het beheer van formuliersjablonen en een knop die gebruikt kan worden om je formulieren te filteren. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om uw formulieren te dupliceren en te exporteren en formuliersjablonen makkelijk te publiceren en in te trekken.
Met een transparant overzicht van wie wat heeft gedaan en waarom, kan u deze module gebruiken voor het stroomlijnen van al uw processen die gestandaardiseerde documentatie vereisen. Met vijf sjablonen die de branche standaard volgen maar wel aanpasbaar zijn en de mogelijkheid om volledig gepersonaliseerde formulieren te creëren. Formulieren kunnen in real-time worden toegewezen en naadloos worden geïntegreerd in onze tekeningen, taken en bestanden die zich aan de linkerkant van elk project bevinden:
Opmerking: Als u geen formulieren ziet in uw menu, of als er een is met een slotje ernaast, dan geven we u graag een demo om te laten zien hoe het precies werkt zodat u kan beslissen of u naar Business of Business Plus wilt upgraden om deze module aan uw Fieldwire-account toe te voegen.
Inhoudsopgave
- Formuliersjablonen
- Een nieuw formulier aanmaken
- Kolommen van de Tab Formulieren
- Hoe Formulieren te filteren (Webversie)
- Formulieren op Mobiel
Formuliersjablonen
Als u voor het eerst naar de Tab Formulieren gaat, dan ziet u enkele andere knoppen. Om te beginnen moet u op de knop '+ Nieuw formulier' klikken, of op de knop 'Sjablonen beheren' klikken. Met deze knoppen kan u een nieuw formuliersjabloon creëren, of er een vanaf uw account importeren.
Met account formuliersjablonen kunnen de accounteigenaar en de accountmanagers makkelijk de formulieren standaardiseren die ze in hun Fieldwire projecten willen inzetten. Project Administrators kunnen formulieren vanaf het account naar projecten halen. Project Administrators kunnen er ook voor kiezen om formuliersjablonen vanaf accountniveau naar projectniveau te 'pushen'. (Lees dit artikel voor meer informatie over het importeren van formuliersjablonen: Account formuliersjablonen).
Creëren en beheren van gepersonaliseerde formuliersjablonen
Met de generator van gepersonaliseerde formuliersjablonen kan u compleet nieuwe, volledig gepersonaliseerde formulieren aanmaken:
- Inleiding tot gepersonaliseerde formulieren en sjablonen
- Hoe gepersonaliseerde lijsten te gebruiken?
- Hoe één of meer formulieren publiceren, indienen, exporteren en/of delen?
Weergaven van 'Alle formulieren' en 'Mijn formulieren'
De weergaven 'Alle formulieren' en 'Mijn formulieren' zijn er om het makkelijker te maken om alle formulieren te zien die op een project zijn aangemaakt en als u daar het juiste toestemmingsniveau voor hebt en om formulieren te filteren die direct aan u zijn toegewezen. Met name als er formulieren in het project zijn die niet specifiek aan u zijn toegewezen, zal u die niet zien in de weergave 'Mijn formulieren', zelfs als u het formulier zelf hebt aangemaakt. (Bekijk voor meer informatie over toestemmingsniveaus en wat u met formulieren kan doen het volgende artikel: Hoe Formulieren te gebruiken o.b.v. uw toestemmingsniveau)
Opmerking: De weergave "Alle formulieren" die in bovenstaande korte video wordt getoond wijkt af van de map "Alle formulieren" onder de kolom "Sjabloon naam".
Videohandleiding: Gepersonaliseerde formulieren
Soorten standaard formuliersjablonen
Naast de mogelijkheid om zelf gepersonaliseerde formuliersjablonen te creëren, biedt Fieldwire de hieronder vermelde vijf standaard formuliersjablonen. Elk van deze formuliersjablonen kan ook gepersonaliseerd worden om ze aan te passen aan de specifieke behoeften en voorkeuren van uw bedrijf op het gebied van documentatie:
Formuliersjabloon mappen
Zodra er formuliersjablonen zijn in uw project, zal elk formuliersjabloon zijn eigen map hebben waarin de formulieren komen te staan die met het desbetreffende sjabloon zijn aangemaakt. Om de individuele formulieren te zien, moet u op de map van het betreffende formuliersjabloon klikken, of op de map "Alle formulieren" bovenaan de kolom "Sjabloon naam".
Bij elk formuliersjabloon ziet u helemaal rechts een knop met 3 puntjes (...). Als u op die knop klikt, ziet u de opties om een nieuw formulier te maken o.b.v. een sjabloon, de mogelijkheid om dat formuliersjabloon te beheren, een voorbeeld van een formulier te bekijken en een formuliersjabloon in te trekken (of te publiceren als het op dat moment is ingetrokken).
Opmerking: Afhankelijk van het feit dat u een Administrator, Lid of Volger bent van het project zullen deze opties verschillen. (Meer informatie over de toestemmingsniveaus van het project is te vinden in dit artikel: Inleiding tot project toestemmingsniveaus: Administrators, leden en volgers).
Map 'Alle formulieren'
Hoewel dit niet de eigen map is van een formuliersjabloon, is de map 'Alle formulieren' de snelste manier om alle individuele formulieren te zien die binnen een project zijn aangemaakt. Daarnaast kan u met de map 'Alle formulieren' snel de status zien van elk apart formulier, wanneer het is aangemaakt en wie de huidige verantwoordelijke is voor elk formulier. En tot slot kan u in deze map ook makkelijker formulieren van verschillende sjablonen dupliceren, in plaats van naar de afzonderlijke sjabloon mappen te gaan om ze daar te dupliceren.
Een nieuw formulier aanmaken
Er zijn enkele verschillende manieren om in Fieldwire een nieuw formulier aan te maken. De eerste is door te klikken op "+ Nieuw formulier" en vervolgens een formuliersjabloon te selecteren op basis waarvan u een nieuw formulier wilt maken. De tweede manier is door te klikken op de kolom "Status" en de 3 puntjes. En tot slot kan u ook een nieuw formulier maken door op de 3 puntjes te klikken en "Nieuw formulier" te selecteren.
Op elk formulier ziet u helemaal rechts een knop met "3 puntjes" (...). Als u op die knop drukt, zal u opties zien om het formulier per e-mail te versturen, de mogelijkheid om het formulier te hernoemen en de mogelijkheid om het formulier als pdf te exporteren.
Zodra het formulier is aangemaakt kan u op elk formulier in de tab Formulieren klikken en in het gedeelte informatie/detail bovenaan het document krijgt u het veld "Gemaakt door" te zien. Ons systeem neemt de naam van de gebruiker die het formulier oorspronkelijk gegenereerd heeft automatisch over. Dit kan niet binnen het project worden aangepast en is daarmee een bron van waarheid voor u en uw team.
Formulieren indienen en exporteren
Nadat u de formuliersjablonen gepersonaliseerd hebt, kan u ze gebruiken om met een klik op de knop net zoveel aparte formulieren aan te maken en toe te wijzen als u maar wilt. In onderstaand artikel wordt in detail beschreven hoe de verantwoordelijke van een formulier het formulier kan invullen en indienen en ook kan exporteren nadat het voltooid is.
Opmerking: U kan geen formulier aanmaken als het formuliersjabloon is ingetrokken.
Opmerking: Als de status van een formulier gewijzigd is, zullen de auteur, de verantwoordelijke en degene die het formulier als laatste heeft bewerkt allemaal een melding krijgen in de webversie en op een mobiel apparaat dat gekoppeld is aan een Fieldwire-account.
Tip: U kan net zoveel ingevulde formulieren en/of formuliersjablonen tegelijk exporteren als u maar wilt! (Voor opslaan in uw eigen registratie, delen met personen buiten uw Fieldwire-account, afdrukken, enz.) Ga gewoon naar de Tab 'Formulieren', klik op het selectievakje aan de linkerkant om de relevante formulieren te selecteren, of klik op het formuliersjabloon zelf en selecteer de selectievakjes aan de linkerkant om meerdere formulieren te selecteren en kies dan voor 'Acties' 'Formulieren exporteren' als 'pdf' of 'csv', en alle geselecteerde formulieren worden dan naar u gemaild:
Het hoogste aantal formulieren dat vanuit uw project geëxporteerd kan worden is 250. Voorheen zou u, als u probeerde om meer te exporteren, via e-mail een melding krijgen waarin stond dat de export de limiet te boven ging. Deze e-mailmelding werd vervangen door een in-app bericht met als titel "Export limiet overschreden".
Opmerking: Elk formulier dat u uit Fieldwire exporteert zal voorzien zijn van het logo en de koptekst in kleur die de project administrator heeft opgegeven onder de tab Projectinstellingen. (Lees dit artikel voor meer informatie over de tab Projectinstellingen: De tab Projectinstellingen in de webversie en op mobiel).
Kolommen van de Tab Formulieren
Zodra er formuliersjablonen zijn in uw project, zal u een selectievakje zien en een aantal kopregels van kolommen:
Selectievakje: Selecteert alle formuliersjablonen en alle formulieren onder elk van die formuliersjablonen, waardoor u makkelijk kan exporteren of dupliceren in het dropdown-menu 'Acties'.
Sjabloonnaam: Naam van het formuliersjabloon en u kan uw formuliersjablonen sorteren van A - Z of Z - A.
Aantal form.: Het aantal formulieren dat gemaakt is o.b.v. elk formuliersjabloon. Op basis van bovenstaand screenshot zijn er 6 formulieren gemaakt met behulp van het formuliersjabloon 'Dagelijks rapport' en zijn er 16 formulieren gemaakt met behulp van het formuliersjabloon 'Inspectieverzoek'.
Status: Geeft aan of het formuliersjabloon is gepubliceerd of ingetrokken. Als een formuliersjabloon is ingetrokken, kunnen er geen nieuwe formulieren mee gemaakt worden tot het opnieuw gepubliceerd is.
Nadat u op een formuliersjabloon hebt geklikt, krijgt u alle individuele formulieren te zien die met behulp van dat formuliersjabloon zijn gemaakt. Net als bij de formuliersjablonen krijgt u bij individuele formulieren ook een selectievakje te zien en een aantal kopregels van de kolommen:
Selectievakje: Selecteert alle individuele formulieren die met behulp van dat specifieke formuliersjabloon zijn gemaakt. Dit selecteert niet alle overige formulieren onder andere formuliersjablonen.
Sjabloon en aantal: Het sjabloon dat gebruikt is om het individuele formulier te maken, vermeerderd met het nummer dat automatisch is toegekend aan dat specifieke formulier. Deze kolom is met name handig als u de lijst met formulieren bekijkt in de map 'Alle formulieren'.
Naam: De naam die aan een bepaald formulier werd gegeven.
Verantwoordelijke: De persoon die op dit moment op het formulier als 'Verantwoordelijke' geregistreerd staat.
Datum aangemaakt: De datum waarop het formulier werd aangemaakt.
Status: Geeft aan wat de status van het formulier is. De meest voorkomende zijn 'Concept' en 'Ingediend', maar u kan uw eigen statussen maken die aansluiten bij de behoeften van u en uw team.
Opmerking: Of u nu de formuliersjablonen bekijkt, of de individuele formulieren zelf, u hebt de mogelijkheid om de tabel formulieren te sorteren door op de kolom kopregels te klikken. Als u bijvoorbeeld uw formuliersjablonen wilt sorteren op het aantal formulieren, dan hoeft u alleen maar op de kopregel van de kolom "Aantal form." te klikken.
Hoe Formulieren te filteren
Als u een bepaald soort formuliersjabloon zoekt, of een groep formulieren apart wilt zetten op basis van verantwoordelijke, auteur of datum aangemaakt/laatst bewerkt, klik dan op de knop 'Formulieren filteren' in de rechterbovenhoek van de pagina:
Sjablonen: Filter op een bepaald formuliersjabloon
Verantwoordelijken: Filtert op degene aan wie een formulier is toegewezen
Auteurs: Filtert op degene die het formulier oorspronkelijk heeft aangemaakt
Omschrijving: Filter op het veld beschrijving van elk formulier
Formuliernaam: Filter op het veld Naam van elk formulier
Tijdfilters: Filter op het moment dat het formulier het laatst werd bewerkt, werd aangemaakt, de deadline ervan, of de datum die op het formulier zelf is opgenomen (Formulierdatum). Dit kan verder worden uitgesplitst naar Altijd, Vandaag, Vorige week, Vorige maand of een op te geven datumbereik.
Formulieren op Mobiel
De formuliersjablonen die u in de webversie gebruikt hebben een equivalent in de mobiele versie van Fieldwire. Op zowel de iOS- als Android-versie van Fieldwire hebt u, als de tab Formulieren geselecteerd is, de optie om alle formulieren van het project te bekijken, of alleen de formulieren die u zelf hebt gemaakt.
iOS:

Android:
Hoe Formulieren te filteren via de zoekbalk op mobiel
Open op uw iOS-apparaat een willekeurig project en klik op de tab 'Formulieren' en gebruik dan het zoekvak bovenaan het menu aan de linkerkant:
- Voor het filteren op Formuliernummer, een '#' ingeven, gevolgd door het formuliernummer.
- Het formuliernummer wordt automatisch ingevuld nadat een formulier is aangemaakt.
- Voor het filteren op Formulier omschrijving de gewenste Formulier omschrijving ingeven.
- Bij het voor het eerst aanmaken van een formulier wordt u gevraagd om een Formulier omschrijving in te voeren.
- Bij het voor het eerst aanmaken van een formulier wordt u gevraagd om een Formulier omschrijving in te voeren.
- Voor het filteren op Verantwoordelijke, een '@' ingeven, gevolgd door de gewenste gebruikersnaam.
- Als u een '@' ingeeft, worden alle formulier verantwoordelijken getoond in een dropdown-lijst.
Bijvoorbeeld: Mijn formulieren filteren op verantwoordelijke '@InspecteurPaul' onder iOS:
Op een Android-apparaat kan u op de tab 'Formulieren' ook filteren op de formulier beschrijving, verantwoordelijke, of nummer:
- Voor het filteren op Formulier naam, de gewenste Formulier omschrijving ingeven.
- Bij het voor het eerst aanmaken van een formulier wordt u gevraagd om een Formulier omschrijving in te voeren.
- Voor het filteren op Verantwoordelijke, een '@' ingeven, gevolgd door de gewenste gebruikersnaam.
- Als u een '@' ingeeft, worden alle formulier verantwoordelijken getoond in een dropdown-lijst.
- Voor het filteren op Formuliernummer, een '#' ingeven, gevolgd door het formuliernummer.
- Het formuliernummer wordt automatisch ingevuld nadat een formulier is aangemaakt.
Als meerdere gebruikers aan een bepaald formulier werken op een mobiel apparaat, dan moeten ze er voor zorgen dat ze na het bewerken het formulier sluiten voordat de app wordt afgesloten of het apparaat in slaapstand wordt gezet.
Meer informatie
Deze artikelen gaan dieper in of specifieke functies en workflows die u kan gebruiken om alles uit de Formulieren te halen:
- Formulier statussen/toestemmingen
- Hoe Formulieren te exporteren
- Hoe Formulieren te dupliceren
- Wie is geautoriseerd voor het aanmaken, bekijken, verwijderen of heropenen van ingediende Formulieren?
De webinar "Inleiding tot formulieren" toont het Dagelijks rapport, VOI, Inspectieverzoek en de Urenstaat uit de module Formulieren:
De webinar "Gepersonaliseerde formulieren" vertelt meer over de Veiligheidsaudit en het formulier 'Tijd en materiaal' en geeft behoorlijk wat informatie over de generator van gepersonaliseerde formulieren:
Formulieren in actie: Dagelijkse rapporten
Deze videohandleiding legt uit hoe u een Dagelijks rapport aanmaakt, ons meest gebruikte soort formulier!